เมื่อธุรกิจขยายตัวสู่ต่างประเทศ หรือมีความจำเป็นต้องส่งผู้เชี่ยวชาญ/พนักงาน ไปปฏิบัติงาน ประสานงานขาย หรือประจำการสาขาต่างประเทศ (Overseas Assignment) ประเด็นสำคัญที่ฝ่ายการเงินและทรัพยากรบุคคลต้องพิจารณาคือ การทำรายงานรายจ่ายฝั่งบริษัท และสัญญากับภาระภาษีเงินได้ของพนักงานผู้ถูกส่งตัว
1. การลงรายจ่ายฝั่งบริษัทจำกัดในไทย
รายจ่ายในการส่งพนักงานไปต่างประเทศสามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหารทางภาษีได้ทั้งหมด หากตรงตามหลักเกณฑ์ดังนี้:
- รายจ่ายที่สรรพากรยอมรับ: ค่าธรรมเนียมวีซ่า ค่าตั๋วเครื่องบินเดินทาง ค่าที่พักแรมชั่วคราวในต่างประเทศ และค่าประกันภัยการเดินทาง ต้องจัดเตรียมเอกสารหลักฐาน เช่น เอกสารอนุมัติเดินทางของบริษัท (Travel Authorization Form) บิลค่าตั๋วเครื่องบิน และใบเสร็จค่าโรงแรม
- เบี้ยเลี้ยงต่างประเทศ (Per Diem): ต้องมีระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับการจ่ายเบี้ยเลี้ยงเดินทางต่างประเทศอย่างเป็นทางการ หากกำหนดอัตราเบี้ยเลี้ยงที่สูงเกินจริงและไม่เหมาะสม สรรพากรมีสิทธิ์ที่จะบวกกลับเป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษีของบริษัท หรือประเมินให้เป็นเงินได้ส่วนเพิ่มของตัวพนักงาน
2. ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (PIT) ของพนักงาน
ภาระภาษีเงินได้ของพนักงานผู้ไปปฏิบัติงานต่างประเทศ ขึ้นอยู่กับระยะเวลาและแหล่งเงินได้ทางกฎหมาย:
หลักถิ่นที่อยู่ (180 วัน) และแหล่งเงินได้:
1. หากบริษัทในไทยจ่ายเงินเดือนให้ทั้งหมด: แม้ตัวพนักงานจะทำงานอยู่ต่างประเทศ แต่แหล่งผู้จ่ายเงินอยู่ในไทยตามประมวลรัษฎากรมาตรา 41 วรรคหนึ่ง พนักงานยังคงมีหน้าที่ เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในไทย และบริษัทต้องหัก ณ ที่จ่ายนำส่งปกติ
2. หากพนักงานอยู่ต่างประเทศเกิน 180 วัน และได้รับค่าจ้างจากต่างประเทศ: หากมีการแยกจ้างงานต่างประเทศ และตัวพนักงานพำนักอยู่นอกประเทศไทยรวมเวลาทั้งหมดเกิน 180 วันในปีภาษีนั้น เงินได้ที่ได้รับจากการทำงานและจ่ายจากต่างประเทศจะไม่ต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้ในประเทศไทย
3. ข้อควรระวังเรื่องภาษีซ้อน (Double Taxation)
พนักงานที่ส่งไปปฏิบัติงานอาจถูกจัดเก็บภาษีในประเทศปลายทางด้วย ดังนั้น บริษัทต้องศึกษาข้อตกลงเพื่อการเว้นการเก็บภาษีซ้อน (DTA) ระหว่างประเทศไทยกับประเทศปลายทาง เพื่อใช้สิทธิ์เครดิตภาษีหรือขอยกเว้นภาษีได้อย่างสมเหตุสมผล
สรุป
การบริหารภาษีบุคคลและนิติบุคคลในกรณีส่งพนักงานไปทำงานต่างประเทศ ต้องอาศัยระเบียบสวัสดิการพนักงานที่รัดกุม การเก็บรวบรวมใบสำคัญจ่ายเดินทางอย่างเป็นระบบ และการตรวจสอบเกณฑ์ถิ่นพำนัก 180 วัน เพื่อป้องกันผลกระทบทางภาษีซ้อนและลดความเสี่ยงจากการประเมินรายจ่ายย้อนหลังของสรรพากร
ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง
บทความเรื่อง ภาษีพนักงานส่งตัวไปทำงานต่างประเทศ: การลงรายจ่ายบริษัทและภาษีเงินได้บุคคล ควรตรวจพร้อมข้อมูลพนักงาน สัญญาจ้าง เวลาเข้างาน และรอบจ่ายเงินจริง เพราะงานเงินเดือนเกี่ยวข้องทั้งภาษีแรงงาน ประกันสังคม และเอกสารค่าใช้จ่ายบริษัท
เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ
- ตรวจทะเบียนพนักงาน สัญญาจ้าง วันเริ่มงาน วันลาออก และฐานเงินเดือนล่าสุด
- กระทบยอดเงินเดือน สวัสดิการ โอที และรายการหักกับสลิปเงินเดือนและรายการโอนธนาคาร
- นำส่งประกันสังคมและภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายให้ตรงรอบ พร้อมเก็บหลักฐานการยื่นทุกเดือน
ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง
- จ่ายเงินสดหรือสวัสดิการโดยไม่มีหลักฐานอนุมัติและหลักฐานรับเงิน
- คำนวณประกันสังคมหรือภาษีเงินเดือนจากฐานข้อมูลพนักงานที่ไม่อัปเดต
- แยกเงินเดือนกรรมการ พนักงาน และผู้รับจ้างอิสระไม่ชัดเจนจนใช้อัตราภาษีผิด
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- สำนักงานประกันสังคม: ข้อมูลนายจ้างและผู้ประกันตน
- กรมสรรพากร: ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
- กรมสรรพากร: ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ระบบบัญชีเงินเดือนและสวัสดิการที่ดีควรเชื่อมโยงกับงานภาษีและประกันสังคมอย่างไร?
ควรออกแบบระบบให้ฐานข้อมูลพนักงาน สัญญาจ้าง และเวลาทำงานจริงสอดคล้องกัน เพื่อคำนวณเงินเดือน โอที และสวัสดิการที่ต้องนำไปคำนวณเงินสมทบประกันสังคมและภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) ของพนักงานได้อย่างถูกต้องครบถ้วนในแต่ละเดือน
เอกสารเกี่ยวกับงานบุคคลและเงินเดือนที่นิติบุคคลต้องจัดเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบมีอะไรบ้าง?
ต้องเก็บสัญญาจ้างงานพนักงาน, ทะเบียนประวัติพนักงาน, ใบลงเวลาทำงานหรือสถิติการเข้างาน, สลิปเงินเดือน (Payslip), หลักฐานการโอนเงินผ่านธนาคาร, และสำเนาแบบนำส่งประกันสังคม (สปส.1-10) และ ภ.ง.ด.1
หากพบข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนหรือนำส่งเงินสมทบประกันสังคมย้อนหลัง ควรแก้ไขอย่างไร?
ควรตรวจสอบผลต่างยอดเงินเดือนและเงินสมทบที่ถูกต้อง จากนั้นจัดทำเอกสารแจ้งปรับปรุงสิทธิ์ไปยังสำนักงานประกันสังคมเพื่อชำระเงินสมทบที่ขาดพร้อมเงินเพิ่ม และปรับปรุงแบบภาษี ภ.ง.ด.1 ในเดือนที่มีการจ่ายเงินคลาดเคลื่อนให้ตรงตามความเป็นจริง