ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นภาษีที่ผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักบางส่วนจากยอดจ่ายและนำส่งกรมสรรพากรแทนผู้รับเงิน ตัวอย่างที่ SME เจอบ่อยคือค่าเช่า ค่าบริการ ค่าจ้างทำของ ค่าที่ปรึกษา และค่าวิชาชีพบางประเภท แต่รายละเอียดจริงขึ้นกับลักษณะรายการและสถานะของผู้รับเงิน

ทำไมบริษัทต้องสนใจตั้งแต่ก่อนจ่ายเงิน

ถ้าบริษัทจ่ายเงินเต็มจำนวนไปแล้วโดยไม่ได้หักภาษี ทั้งที่รายการนั้นมีหน้าที่ต้องหัก ภายหลังอาจต้องตามเอกสาร แก้ยอดจ่าย หรือรับภาระภาษีแทน ทำให้บัญชีรายเดือนและกระแสเงินสดไม่เรียบร้อยตั้งแต่ต้น

วิธีที่ดีคือให้ทีมบัญชีเห็นเอกสารหรือใบเสนอราคาก่อนจ่าย โดยเฉพาะรายการที่ไม่ใช่ซื้อสินค้าทั่วไป เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ ค่าออกแบบ ค่าทำการตลาด ค่าที่ปรึกษา หรือค่าจ้างฟรีแลนซ์

รายการจ่ายที่ควรถามบัญชีก่อน

ค่าเช่า

ค่าเช่าสำนักงาน พื้นที่เก็บของ หรืออุปกรณ์บางประเภทมักมีประเด็นภาษีหัก ณ ที่จ่าย และควรดูสัญญา ผู้รับเงิน และเอกสารประกอบก่อนจ่าย

ค่าบริการและค่าจ้างทำของ

งานบริการ งานรับจ้าง งานออกแบบ งานผลิตสื่อ งานบัญชี หรือค่าที่ปรึกษา ควรระบุประเภทงานให้ชัด เพื่อเลือกแบบภาษีและอัตราหักให้ถูกต้อง

เงินเดือนและค่าตอบแทนบุคคล

ถ้าเป็นพนักงานหรือค่าตอบแทนบุคคลธรรมดา ต้องดูเอกสารบุคคล รอบเงินเดือน และแบบภาษีที่เกี่ยวข้องแยกจากรายการจ่ายให้บริษัท

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายสำคัญอย่างไร

เมื่อหักภาษีแล้ว บริษัทควรออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้รับเงิน และเก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐาน เพราะเอกสารนี้เป็นทั้งหลักฐานของผู้รับเงินและหลักฐานของบริษัทในการนำส่งภาษีรายเดือน

ข้อมูลในหนังสือรับรองควรถูกต้อง เช่น ชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ ประเภทรายการ จำนวนเงินที่จ่าย จำนวนภาษีที่หัก และวันที่จ่ายเงิน หากข้อมูลผิด บัญชีของทั้งผู้จ่ายและผู้รับอาจต้องเสียเวลาตามแก้

เอกสารที่ควรส่งให้สำนักงานบัญชี

  • ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือใบกำกับภาษีจากผู้รับเงิน
  • สัญญาหรือข้อตกลงที่อธิบายลักษณะบริการ
  • หลักฐานการโอนเงินหรือรายการธนาคาร
  • ข้อมูลผู้รับเงิน เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่
  • สำเนาหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ออกให้ผู้รับเงิน

สรุป

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจะง่ายขึ้นมากเมื่อบริษัทมีขั้นตอนก่อนจ่ายเงินชัดเจน ถ้ารู้ว่ารายการไหนควรถามบัญชี เก็บสัญญาและเอกสารให้ครบ และออกหนังสือรับรองถูกต้อง งานยื่นแบบรายเดือนจะไม่กลายเป็นงานตามเอกสารย้อนหลัง

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง ภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับบริษัท รายการจ่ายที่ควรระวัง ควรอ่านคู่กับประเภทเงินได้ ผู้รับเงิน และสัญญาที่ใช้จริง เพราะอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายไม่ได้ขึ้นกับชื่อเอกสารอย่างเดียว แต่ขึ้นกับลักษณะการจ่ายเงิน

เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ

  • แยกประเภทการจ่ายเงินว่าเป็นค่าจ้างทำของ ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง เงินเดือน หรือค่าสิทธิ
  • ตรวจสถานะผู้รับเงินว่าเป็นบุคคลธรรมดา นิติบุคคล หรือผู้รับเงินต่างประเทศ
  • ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายและนำส่งแบบ ภ.ง.ด. ที่ถูกต้องให้ตรงรอบการจ่ายเงินจริง

ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง

  • ใช้อัตราหัก ณ ที่จ่ายตามความเคยชินโดยไม่ดูประเภทเงินได้และสัญญา
  • ออกหนังสือรับรองยอดไม่ตรงกับยอดจ่ายจริงหรือยอดที่บันทึกบัญชี
  • ลืมนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายเงินผ่านกรรมการหรือพนักงานสำรองจ่าย

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

กรณีใดบ้างที่ธุรกิจนิติบุคคลมีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อมีการจ่ายเงิน?

นิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายเงินค่าบริการ ค่าจ้างทำของ ค่าเช่า ค่าขนส่ง หรือเงินเดือน ตามอัตราที่ประมวลรัษฎากรกำหนด โดยยอดเงินที่จ่ายในแต่ละครั้งหรือตามสัญญารวมกันต้องมีมูลค่าตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป

เอกสารหลักฐานที่ต้องจัดทำและส่งมอบให้แก่คู่สัญญาเมื่อหักภาษี ณ ที่จ่ายคืออะไร?

ต้องจัดทำและออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) จำนวน 2 ฉบับ (สำหรับผู้ถูกหักเก็บไว้เป็นหลักฐาน และสำหรับนำไปยื่นแสดงรายการภาษี) โดยข้อมูลชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่ายต้องถูกต้องครบถ้วน

หากคำนวณหรือหักภาษี ณ ที่จ่ายผิดพลาด หรือนำส่งภาษีไม่ตรงรอบเดือน ต้องแก้ไขอย่างไร?

ให้ทำการตรวจสอบและออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายฉบับที่ถูกต้องส่งให้คู่สัญญา และให้ผู้ทำบัญชีจัดทำแบบยื่นภาษีเพิ่มเติม (เช่น ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 เพิ่มเติม) นำส่งกรมสรรพากรพร้อมชำระเงินภาษีที่ขาดและเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 1.5 ต่อเดือน