การเช่าออฟฟิศและคลังสินค้าในนามบริษัท: ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, อากรแสตมป์ และ VAT

เมื่อธุรกิจขยายตัว เจ้าของกิจการมักมองหาการเช่าสถานที่สำหรับทำเป็นสำนักงานแห่งใหม่ คลังสินค้าเพื่อเก็บสต๊อก หรือหน้าร้านขายของ การทำสัญญาเช่าสถานที่ในนามนิติบุคคลมีความซับซ้อนทางภาษีค่อนข้างสูง เนื่องจากกรมสรรพากรมีการจำแนกสัญญาระหว่าง "สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์" และ "สัญญาบริการ" ออกจากกัน ซึ่งส่งผลต่อยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย และหน้าที่เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เป็นอย่างมาก

1. แยกให้ออก: สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ vs สัญญาบริการ

ผู้ให้เช่าตึกอาคารหรือสำนักงานส่วนใหญ่ มักนำเสนอสัญญาแบบแยกสองฉบับเพื่อประโยชน์ในการวางแผนภาษีของฝั่งผู้ให้เช่า ทว่าผู้เช่าในฐานะบริษัทจำกัดต้องทำความเข้าใจข้อปฏิบัติภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT) ที่ต่างกันดังนี้:

• สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ (เช่น ค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน หรือค่าเช่าโกดัง):
  - บริษัทผู้เช่าต้อง หักภาษี ณ ที่จ่าย 5% ของยอดค่าเช่า
  - ยอดค่าเช่านี้ได้รับการ ยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) ตามกฎหมาย
• สัญญาบริการ (เช่น ค่าส่วนกลาง, ค่าบริการลิฟต์, ค่ารักษาความปลอดภัย, ค่าเช่าเฟอร์นิเจอร์):
  - บริษัทผู้เช่าต้อง หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ของยอดค่าบริการ
  - ยอดค่าบริการนี้ ต้องเสีย VAT 7%

2. หน้าที่เกี่ยวกับการติด "อากรแสตมป์" สัญญาเช่า

สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ (โรงเรือน ที่ดิน หรือสิ่งปลูกสร้าง) เป็นตราสารที่กฎหมายบังคับให้ต้องติดอากรแสตมป์ก่อนจึงจะใช้เป็นหลักฐานฟ้องร้องดำเนินคดีตามกฎหมายได้:

• อัตราติดอากรแสตมป์: คิดในอัตรา 1 บาท ต่อทุกๆ มูลค่าค่าเช่า 1,000 บาท ตลอดอายุสัญญาเช่า (เศษของ 1,000 บาท ปัดขึ้นเป็น 1,000 บาท)
• ผู้มีหน้าที่เสียอากร: ตามที่ระบุในประมวลรัษฎากร กำหนดให้ ผู้ให้เช่า เป็นผู้เสียอากรแสตมป์ เว้นแต่ในสัญญากับคู่ค้าจะมีการระบุตกลงให้ผู้เช่าเป็นผู้รับผิดชอบ
• ระยะเวลา: ต้องติดอากรแสตมป์และขีดฆ่าให้เรียบร้อยภายใน 15 วัน นับจากวันที่ลงนามในสัญญาเช่า หากเกินกำหนดจะมีเบี้ยปรับสูงถึง 2-6 เท่าของมูลค่าอากรแสตมป์

3. ภาษีโรงเรือนและที่ดิน (ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง) ใครเป็นคนจ่าย?

ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างรายปีที่จัดเก็บโดยองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ตามหลักการกฎหมายกำหนดให้ เจ้าของกรรมสิทธิ์ในสินทรัพย์ (ผู้ให้เช่า) มีหน้าที่รับผิดชอบเสียภาษี อย่างไรก็ดี ในสัญญารับเช่าพื้นที่ส่วนใหญ่มักระบุเงื่อนไขผลักภาระนี้มาให้บริษัทผู้เช่าเป็นผู้รับผิดชอบจ่ายแทน เจ้าของธุรกิจจึงต้องระมัดระวังข้อสัญญาตรงนี้เป็นอย่างดีก่อนลงนาม

สรุป

การเช่าสำนักงานและคลังสินค้ามีผลกระทบทางภาษีรายเดือนผ่านการยื่นหัก ณ ที่จ่าย 3% และ 5% ทุกเดือน รวมถึงภาษีซื้อที่นำมาเคลมได้ การทบทวนร่างสัญญาเช่าร่วมกับผู้ทำบัญชีจะช่วยให้จำแนกรายการและจัดทำใบสำคัญจ่ายได้อย่างแม่นยำ ปราศจากปัญหาโดนเบี้ยปรับสรรพากรย้อนหลังในภายภาคหน้า

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง การเช่าออฟฟิศและคลังสินค้าในนามบริษัท: ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, อากรแสตมป์ และ VAT ควรใช้ตรวจทั้งจุดเกิดภาษี เอกสารขาย เอกสารซื้อ และรายงาน ภ.พ.30 เพราะข้อผิดพลาด VAT มักกระทบหลายเดือนต่อเนื่องและแก้ยากเมื่อปิดรอบภาษีไปแล้ว

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร: ภาษีมูลค่าเพิ่ม
• กรมสรรพากร: กิจการที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม
• กรมสรรพากร: ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

การวางแผนและตรวจสอบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) มีจุดใดที่ต้องพิจารณาเป็นอันดับแรก?

ต้องพิจารณาว่าธุรกิจของเราอยู่ในขอบข่ายกิจการที่ต้องเสีย VAT หรือได้รับยกเว้นตามกฎหมาย จากนั้นตรวจสอบจุดความรับผิดในการเสียภาษี (Tax Point) ของธุรกรรม เพื่อออกใบกำกับภาษีขายและนำส่งภาษีได้อย่างถูกต้องตรงตามงวดเดือน

เอกสารและหลักฐานสำคัญที่ต้องจัดเก็บเพื่อรองรับการตรวจสอบภาษีมูลค่าเพิ่มมีอะไรบ้าง?

ต้องจัดเก็บใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับจากคู่ค้า (ตัวจริง), สำเนาใบกำกับภาษีขาย, ใบเสร็จรับเงิน, รายงานภาษีซื้อ, รายงานภาษีขาย, และหลักฐานการชำระเงินที่สัมพันธ์กับบิลแต่ละใบ เพื่อให้สามารถกระทบยอดและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

หากพบว่ายื่นแบบ ภ.พ.30 หรือแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มผิดพลาดไปแล้ว ควรดำเนินการแก้ไขอย่างไร?

ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบยอดต่างของภาษีซื้อหรือภาษีขายในเดือนนั้นๆ แล้วจัดทำแบบยื่นเพิ่มเติม (ภ.พ.30 เพิ่มเติม) เพื่อนำส่งภาษีที่ขาดพร้อมชำระเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม (ถ้ามี) โดยเร็วที่สุดเพื่อลดภาระค่าปรับที่อาจสะสมเพิ่มขึ้น