จ่ายประกันสังคมออนไลน์ทำอย่างไร และควรจัดเอกสารอย่างไร

การจ่ายประกันสังคมออนไลน์ช่วยให้บริษัทไม่ต้องเดินทางไปสำนักงานประกันสังคมทุกเดือน แต่ปัญหาที่เจ้าของกิจการพบจริงมักไม่ได้อยู่ที่ระบบจ่ายเงิน แต่อยู่ที่ข้อมูลต้นทาง เช่น รายชื่อพนักงานเข้าออกยังไม่อัปเดต ฐานเงินเดือนไม่ตรงกับ payroll หรือส่งข้อมูลให้บัญชีช้า บทความนี้รวมขั้นตอนจริง อัตราเงินสมทบที่ใช้อยู่ กำหนดวันส่ง และ checklist เอกสารที่ SME ควรเตรียมให้ครบก่อนกดชำระ (ข้อมูล ณ ปี 2569)

พื้นฐานที่ต้องรู้: ประกันสังคมมาตรา 33 คืออะไร

นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไปมีหน้าที่ขึ้นทะเบียนนายจ้างและแจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนตามมาตรา 33 ของพระราชบัญญัติประกันสังคม ระบบนี้กำหนดให้ทั้งนายจ้าง ลูกจ้าง และรัฐบาลร่วมกันออกเงินสมทบ โดยส่วนของนายจ้างและลูกจ้างฝ่ายละเท่ากัน

ผู้ประกันตนมาตรา 33 จะได้รับสิทธิคุ้มครอง 7 กรณี ได้แก่ เจ็บป่วย คลอดบุตร ทุพพลภาพ เสียชีวิต สงเคราะห์บุตร ชราภาพ และว่างงาน ซึ่งเป็นประโยชน์ที่นายจ้างควรสื่อสารให้พนักงานเข้าใจด้วย

อัตราเงินสมทบและฐานค่าจ้างที่ใช้คำนวณ (ปี 2569)

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2569 สำนักงานประกันสังคมได้ปรับเพดานค่าจ้างที่ใช้เป็นฐานคำนวณเงินสมทบจากเดิม 15,000 บาท เป็น 17,500 บาทต่อเดือน ตามแผนปรับเพิ่มแบบขั้นบันได 3 ระยะ โดยระยะแรก (พ.ศ. 2569–2571) กำหนดไว้ดังนี้

อัตราเงินสมทบ: นายจ้างจ่าย 5% ของค่าจ้าง ลูกจ้างจ่าย 5% ของค่าจ้าง
ฐานค่าจ้างสูงสุดที่ใช้คำนวณ: 17,500 บาท
เงินสมทบสูงสุดฝ่ายละ: 875 บาทต่อเดือน
ฐานค่าจ้างขั้นต่ำ: 1,650 บาท (ไม่ต่ำกว่านี้แม้ค่าจ้างจริงจะต่ำกว่า)

ตัวอย่างเช่น ลูกจ้างเงินเดือน 20,000 บาท ในปี 2569 ฐานคำนวณถูกจำกัดที่ 17,500 บาท ทำให้นายจ้างหักลูกจ้างได้ 875 บาทและนายจ้างต้องจ่ายสมทบอีก 875 บาท รวมยอดส่งสำนักงานประกันสังคม 1,750 บาทต่อคนต่อเดือน (ยังไม่รวมส่วนรัฐบาล) สำหรับลูกจ้างที่เงินเดือนไม่เกิน 15,000 บาท เงินสมทบไม่เปลี่ยนจากปีก่อน

กำหนดวันส่งและบทลงโทษหากชำระล่าช้า

นายจ้างต้องยื่นแบบ สปส.1-10 และชำระเงินสมทบให้เสร็จภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ตัวอย่างเช่น เงินเดือนเดือนมกราคมต้องนำส่งภายใน 15 กุมภาพันธ์

หากชำระล่าช้า สำนักงานประกันสังคมจะคิด เงินเพิ่มอัตรา 2% ต่อเดือนของยอดที่ค้างชำระ และหากนายจ้างหักเงินสมทบจากลูกจ้างแต่ไม่นำส่ง อาจมีโทษทางอาญาตามกฎหมาย ดังนั้นการตั้งระบบแจ้งเตือนก่อนวันที่ 15 ทุกเดือนจึงสำคัญมาก

ขั้นตอนจ่ายประกันสังคมออนไลน์ผ่าน SSO e-Service

สำนักงานประกันสังคมเปิดให้นายจ้างยื่นและชำระเงินออนไลน์ผ่านระบบ SSO e-Service ที่ www.sso.go.th ตลอด 24 ชั่วโมง (ยกเว้นช่วงปิดระบบบำรุงรักษา) โดยมีขั้นตอนหลักดังนี้

เข้าสู่ระบบ: ไปที่เมนู "e-Service" และล็อกอินด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของสถานประกอบการ (ต้องสมัครใช้งานครั้งแรกที่สำนักงานประกันสังคม)
บันทึกข้อมูลการนำส่ง: เลือก "นำส่งข้อมูลเงินสมทบ" และกรอกเดือน ปี พร้อมยอดค่าจ้างของพนักงานแต่ละราย
ตรวจสอบยอดก่อนยืนยัน: ระบบจะคำนวณเงินสมทบรวมให้โดยอัตโนมัติ ตรวจสอบให้ตรงกับ payroll ก่อนกดยืนยัน
เลือกช่องทางชำระเงิน: ระบบรองรับการชำระผ่าน internet banking ของธนาคารพาณิชย์ที่ร่วมรายการ
บันทึกหลักฐาน: หลังชำระเสร็จ ดาวน์โหลดแบบ สปส.1-10 และใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์เก็บไว้เป็นหลักฐาน

นอกจากช่องทาง SSO e-Service แล้ว นายจ้างบางรายยังนิยมชำระผ่าน internet banking โดยตรงหรือผ่านเคาน์เตอร์ธนาคาร ซึ่งทั้งสองช่องทางจะมีหลักฐานใบโอนของธนาคารเป็นเอกสารประกอบอยู่แล้ว

ระบบออนไลน์ช่วยเรื่องความเร็ว แต่ไม่ช่วยแก้ข้อมูลที่ผิด

ปัญหาที่พบบ่อยในองค์กร SME ไม่ใช่เรื่องระบบชำระเงิน แต่เป็นเรื่องของข้อมูลต้นทางที่ไม่อัปเดตทันเวลา เช่น

พนักงานใหม่เริ่มงานกลางเดือนแต่ยังไม่ได้แจ้งขึ้นทะเบียน
พนักงานลาออกแต่ยังค้างรายชื่ออยู่ในระบบประกันสังคม
ฐานเงินเดือนปรับขึ้นแต่ระบบ payroll ยังใช้ยอดเดิม
กรรมการบริษัทที่ได้รับเงินเดือนแต่ไม่ได้ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน

เมื่อข้อมูลต้นทางผิด แม้จะจ่ายผ่านช่องทางออนไลน์ที่สะดวกเพียงใด ก็จะเกิดงานแก้ไขย้อนหลังที่ใช้เวลาและค่าใช้จ่ายมากกว่าการป้องกันตั้งแต่ต้น

ข้อมูลที่ต้องปิดรอบให้ครบก่อนวันที่ 15

เจ้าของกิจการหรือ HR ควรมีกระบวนการตรวจสอบภายในช่วงสัปดาห์แรกของเดือนเพื่อรวบรวมข้อมูลต่อไปนี้ให้พร้อมก่อนส่ง payroll ให้บัญชี

รายชื่อพนักงานที่มีผลต่อเดือนนี้ (เริ่มงาน ลาออก เปลี่ยนเงินเดือน)
ฐานค่าจ้างจริงของพนักงานแต่ละราย เพื่อคำนวณเงินสมทบ 5% ได้ถูกต้อง
สลิปเงินเดือน (payslip) ที่แสดงรายการหักประกันสังคมของพนักงาน
หลักฐานการชำระ (ใบเสร็จ สปส.1-10 หรือหลักฐานโอนธนาคาร)
แบบแจ้งพนักงานเข้า-ออก (สปส.1-03 หรือ สปส.6-09) หากมีการเปลี่ยนแปลง

เชื่อมโยง payroll กับบัญชีและภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ค่าใช้จ่ายเงินเดือนและเงินสมทบประกันสังคมของนายจ้างถือเป็นต้นทุนบุคลากรที่บริษัทสามารถนำไปหักเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ ดังนั้นทีมบัญชีจึงต้องการหลักฐานครบชุดทุกเดือน ได้แก่

สรุป payroll รายบุคคล (ยอดจ่าย ยอดหัก ยอดโอนสุทธิ)
หลักฐานการโอนเงินเดือนผ่านธนาคาร
สำเนาแบบ สปส.1-10 และหลักฐานชำระเงินสมทบ
แบบ ภ.ง.ด.1 และหลักฐานนำส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ยื่นภายในวันที่ 7 หรือ 15 ของเดือนถัดไป ขึ้นอยู่กับช่องทางยื่น)

หากฝ่าย HR/payroll และฝ่ายบัญชีอยู่คนละทีม ควรกำหนดให้ชัดว่าใครเป็นผู้รวบรวมและส่งเอกสารชุดนี้ภายในวันใดของเดือน เพื่อให้บัญชีปิดต้นทุนได้ตรงรอบ

การแก้ไขเมื่อเกิดข้อผิดพลาดในการนำส่ง

หากพบว่าชำระเงินสมทบผิดพลาดหรือขาดส่ง ให้ดำเนินการดังนี้

ตรวจสอบยอดผลต่างที่ถูกต้องและเดือนที่เกิดข้อผิดพลาด
ติดต่อสำนักงานประกันสังคมในพื้นที่หรือผ่านระบบ e-Service เพื่อแจ้งแก้ไขและชำระส่วนที่ขาดพร้อมเงินเพิ่ม 2% ต่อเดือน
ปรับปรุงแบบ ภ.ง.ด.1 ในเดือนที่เกิดความคลาดเคลื่อน หากยอดหักภาษีพนักงานได้รับผลกระทบด้วย
บันทึกรายการปรับปรุงในระบบบัญชีให้ถูกต้องตามงวดที่เกิดขึ้นจริง

สรุป: จ่ายประกันสังคมออนไลน์ให้ลื่นทุกเดือน

การจ่ายประกันสังคมออนไลน์ผ่าน SSO e-Service ช่วยประหยัดเวลาได้จริง แต่ความถูกต้องของข้อมูลต้นทางยังคงเป็นหัวใจสำคัญ สิ่งที่บริษัทควรทำให้เป็นระบบคือ

ปิดรอบข้อมูลพนักงานและฐานเงินเดือนให้นิ่งก่อนสัปดาห์ที่สองของทุกเดือน
คำนวณเงินสมทบในอัตรา 5% ของค่าจ้างจริง ไม่เกินเพดาน 17,500 บาท (ปี 2569–2571)
ชำระและยื่นแบบ สปส.1-10 ให้ครบก่อนวันที่ 15 ของเดือนถัดไปทุกครั้ง
ส่งหลักฐานให้ฝ่ายบัญชีพร้อมกับ ภ.ง.ด.1 เพื่อปิดต้นทุนบุคลากรได้ตรงรอบ

ถ้าบริษัทยังไม่มีกระบวนการที่ชัดเจน หรืออยากตรวจสอบว่า payroll ปัจจุบันเชื่อมโยงกับบัญชีและภาษีได้ถูกต้องหรือไม่ ทีมงาน A Plus Me พร้อมช่วยวางระบบตั้งแต่ต้น

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง จ่ายประกันสังคมออนไลน์ทำอย่างไร และควรจัดเอกสารอย่างไร ควรตรวจพร้อมข้อมูลพนักงาน สัญญาจ้าง เวลาเข้างาน และรอบจ่ายเงินจริง เพราะงานเงินเดือนเกี่ยวข้องทั้งภาษีแรงงาน ประกันสังคม และเอกสารค่าใช้จ่ายบริษัท

เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ

ตรวจทะเบียนพนักงาน สัญญาจ้าง วันเริ่มงาน วันลาออก และฐานเงินเดือนล่าสุด
กระทบยอดเงินเดือน สวัสดิการ โอที และรายการหักกับสลิปเงินเดือนและรายการโอนธนาคาร
นำส่งประกันสังคมและภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายให้ตรงรอบ พร้อมเก็บหลักฐานการยื่นทุกเดือน

ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง

จ่ายเงินสดหรือสวัสดิการโดยไม่มีหลักฐานอนุมัติและหลักฐานรับเงิน
คำนวณประกันสังคมหรือภาษีเงินเดือนจากฐานข้อมูลพนักงานที่ไม่อัปเดต
แยกเงินเดือนกรรมการ พนักงาน และผู้รับจ้างอิสระไม่ชัดเจนจนใช้อัตราภาษีผิด

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ระบบบัญชีเงินเดือนและสวัสดิการที่ดีควรเชื่อมโยงกับงานภาษีและประกันสังคมอย่างไร?

ควรออกแบบระบบให้ฐานข้อมูลพนักงาน สัญญาจ้าง และเวลาทำงานจริงสอดคล้องกัน เพื่อคำนวณเงินเดือน โอที และสวัสดิการที่ต้องนำไปคำนวณเงินสมทบประกันสังคมและภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) ของพนักงานได้อย่างถูกต้องครบถ้วนในแต่ละเดือน

เอกสารเกี่ยวกับงานบุคคลและเงินเดือนที่นิติบุคคลต้องจัดเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบมีอะไรบ้าง?

ต้องเก็บสัญญาจ้างงานพนักงาน, ทะเบียนประวัติพนักงาน, ใบลงเวลาทำงานหรือสถิติการเข้างาน, สลิปเงินเดือน (Payslip), หลักฐานการโอนเงินผ่านธนาคาร, และสำเนาแบบนำส่งประกันสังคม (สปส.1-10) และ ภ.ง.ด.1

หากพบข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนหรือนำส่งเงินสมทบประกันสังคมย้อนหลัง ควรแก้ไขอย่างไร?

ควรตรวจสอบผลต่างยอดเงินเดือนและเงินสมทบที่ถูกต้อง จากนั้นจัดทำเอกสารแจ้งปรับปรุงสิทธิ์ไปยังสำนักงานประกันสังคมเพื่อชำระเงินสมทบที่ขาดพร้อมเงินเพิ่ม และปรับปรุงแบบภาษี ภ.ง.ด.1 ในเดือนที่มีการจ่ายเงินคลาดเคลื่อนให้ตรงตามความเป็นจริง