กองทุนเงินทดแทน คืออะไร และนายจ้างควรรู้อะไรบ้าง

บริษัทที่มีพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไปมีหน้าที่ตามกฎหมายต้องขึ้นทะเบียนและนำส่งเงินสมทบ "กองทุนเงินทดแทน" ซึ่งบริหารโดยสำนักงานประกันสังคม กองทุนนี้ไม่ใช่สวัสดิการเพิ่มเติม แต่เป็นภาระผูกพันทางกฎหมายที่นายจ้างแบกรับฝ่ายเดียว หากละเลยมีทั้งบทลงโทษทางอาญาและเบี้ยปรับรายเดือน บทความนี้อธิบายให้เจ้าของ SME เข้าใจหน้าที่ วิธีคำนวณ กำหนดการ และประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับหากเกิดเหตุ (ข้อมูล ณ ปี 2569)

กองทุนเงินทดแทนคืออะไร และต่างจากประกันสังคมอย่างไร

กองทุนเงินทดแทนจัดตั้งขึ้นภายใต้ พระราชบัญญัติเงินทดแทน พ.ศ. 2537 มีวัตถุประสงค์เพื่อชดเชยให้แก่ลูกจ้างที่ได้รับบาดเจ็บ เจ็บป่วย ทุพพลภาพ หรือเสียชีวิต อันเป็นผลมาจากการทำงานหรือเนื่องจากการทำงาน เท่านั้น กรณีเจ็บป่วยทั่วไปที่ไม่เกี่ยวกับงานไม่ได้รับความคุ้มครองจากกองทุนนี้

ความแตกต่างหลักระหว่างสองกองทุนที่นายจ้างต้องเข้าใจ มีดังนี้

ผู้จ่ายเงินสมทบ: กองทุนเงินทดแทนนายจ้างจ่ายฝ่ายเดียว ส่วนประกันสังคมนายจ้างและลูกจ้างร่วมจ่ายพร้อมรัฐสมทบ
รอบการจ่าย: กองทุนเงินทดแทนจ่ายเป็นรายปี (ทุกวันที่ 31 มกราคม) ส่วนประกันสังคมจ่ายรายเดือน
ขอบเขตคุ้มครอง: กองทุนเงินทดแทนครอบคลุมเฉพาะอุบัติเหตุหรือโรคจากการทำงาน ส่วนประกันสังคมครอบคลุมการเจ็บป่วยทั่วไป คลอดบุตร ชราภาพ ว่างงาน และมรณกรรม
ฐานข้อมูล: ทั้งสองกองทุนผ่านสำนักงานประกันสังคม แต่ระบบและแบบฟอร์มแยกกันคนละชุด

ใครต้องขึ้นทะเบียนบ้าง และมีใครได้รับยกเว้น

นายจ้างทุกราย ที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป ต้องขึ้นทะเบียนกองทุนเงินทดแทน ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วน หรือร้านค้าบุคคลธรรมดาที่มีลูกจ้าง กฎหมายไม่มีเกณฑ์ขั้นต่ำจำนวนพนักงานสำหรับกองทุนนี้

กลุ่มที่ไม่ได้รับความคุ้มครองและนายจ้างไม่ต้องนำส่งเงินสมทบในส่วนของบุคคลเหล่านี้ ได้แก่

ลูกจ้างทำงานบ้านส่วนตัวที่ไม่มีรายได้เชิงพาณิชย์
ข้าราชการและพนักงานรัฐวิสาหกิจที่มีสวัสดิการรัฐรองรับ
ผู้รับจ้างอิสระ (Freelancer) ที่ไม่มีสัญญาจ้างแรงงาน

ข้อควรระวัง: หากบริษัทจ้างงานโดยใช้สัญญาจ้างบริการแทนสัญญาจ้างแรงงาน ควรปรึกษาที่ปรึกษากฎหมายแรงงาน เพราะพฤติกรรมการจ้างที่เข้าลักษณะนายจ้าง-ลูกจ้างอาจถูกตีความเป็นสัญญาจ้างแรงงานได้ตามข้อเท็จจริง

กำหนดการขึ้นทะเบียนและการนำส่งเงินสมทบ

กำหนดการที่นายจ้างต้องจำให้แม่นมีสองระดับ คือการขึ้นทะเบียนครั้งแรก และรอบการนำส่งประจำปีหลังจากนั้น

ครั้งแรก: ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างและนำส่งเงินสมทบภายใน 30 วัน นับแต่วันที่มีลูกจ้างครบ 1 คน ยื่นพร้อมกับการขึ้นทะเบียนประกันสังคมได้ที่สำนักงานประกันสังคมพื้นที่ หรือผ่านระบบออนไลน์ของสำนักงานประกันสังคม
รายปีปีถัดไป: นำส่งเงินสมทบปีใหม่ภายในวันที่ 31 มกราคม ของทุกปี โดยคำนวณจากค่าจ้างปีที่ผ่านมา (ประมาณการล่วงหน้า)
แบบ กท.20ก: รายงานค่าจ้างจริงของปีที่แล้วผ่านระบบ e-Wage ของสำนักงานประกันสังคม ยื่นภายในเดือนกุมภาพันธ์
แบบ กท.25ค: หากเงินสมทบที่จ่ายล่วงหน้าต่ำกว่าค่าจ้างจริง ต้องชำระส่วนต่างพร้อมแบบนี้ภายในวันที่ 31 มีนาคม

หากนำส่งเงินสมทบล่าช้า มีเบี้ยปรับ 3% ต่อเดือน ของยอดที่ค้างชำระ (ตามข้อมูลสำนักงานประกันสังคม ขอให้ตรวจสอบอัตราล่าสุดกับสำนักงานประกันสังคมเพราะอาจมีการปรับปรุง)

วิธีคำนวณเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน

สูตรคำนวณไม่ซับซ้อน แต่มีตัวแปรสำคัญที่ต้องเข้าใจก่อน

เงินสมทบ = ค่าจ้างรวมทั้งปี (ไม่เกิน 240,000 บาท/คน) × อัตราเงินสมทบตามประเภทกิจการ

ฐานค่าจ้าง: ใช้ค่าจ้างจริงที่จ่ายให้ลูกจ้างรวมทั้งปี แต่นับสูงสุดต่อคนไม่เกิน 240,000 บาทต่อปี (เทียบเท่าค่าจ้าง 20,000 บาท/เดือน) พนักงานที่ได้รับเงินเดือนเกินกว่านี้ก็นับแค่เพดาน 240,000 บาท
อัตราเงินสมทบ: สำนักงานประกันสังคมกำหนดให้แต่ละประเภทกิจการตามระดับความเสี่ยง กิจการสำนักงานและบริการมีอัตราต่ำกว่ากิจการก่อสร้างหรือโรงงานอุตสาหกรรม

ตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพ: บริษัทบัญชีขนาดเล็กมีพนักงาน 5 คน เงินเดือนรวมทั้งปีทุกคนรวม 1,080,000 บาท (ไม่มีใครเกิน 240,000 บาทต่อคน) หากอัตราเงินสมทบประเภทกิจการนั้นอยู่ที่ 0.2% เงินสมทบที่ต้องจ่ายคือ 2,160 บาทต่อปี ส่วนบริษัทรับเหมาก่อสร้างที่มีอัตราสูงกว่าจะมียอดสมทบสูงกว่าในสัดส่วนตามความเสี่ยง อัตราจริงของกิจการคุณต้องตรวจสอบกับสำนักงานประกันสังคมโดยตรงเพราะแบ่งตามรหัสประเภทธุรกิจ

สิทธิที่พนักงานได้รับจากกองทุนเงินทดแทน

เมื่อลูกจ้างได้รับบาดเจ็บหรือเจ็บป่วยเนื่องจากการทำงาน กองทุนให้ความคุ้มครองในหลายด้าน นายจ้างที่เข้าใจสิทธิเหล่านี้จะช่วยพนักงานได้รวดเร็วและถูกต้องยิ่งขึ้น

ค่ารักษาพยาบาล: ครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการรักษาตามที่จ่ายจริงตามเกณฑ์ที่กำหนด รวมถึงค่าฟื้นฟูสมรรถภาพ
ค่าทดแทนกรณีหยุดงานชั่วคราว: จ่าย 70% ของค่าจ้างรายเดือน ตลอดระยะเวลาที่แพทย์สั่งให้หยุดงาน
ค่าทดแทนกรณีทุพพลภาพ: หากลูกจ้างสูญเสียอวัยวะหรือสมรรถภาพถาวร ได้รับค่าทดแทน 70% ของค่าจ้างตามระยะเวลาที่กำหนดตามประเภทของการสูญเสีย
ค่าทดแทนกรณีเสียชีวิตหรือสูญหาย: ทายาทหรือผู้มีสิทธิได้รับเงินทดแทน 70% ของค่าจ้างเป็นระยะเวลาที่กำหนด บวกค่าทำศพตามเกณฑ์
ค่าฟื้นฟูสมรรถภาพ: ค่าใช้จ่ายในการฟื้นฟูร่างกายและการประกอบอาชีพ

ข้อมูลนี้เป็นภาพรวมเพื่อให้นายจ้างเข้าใจกรอบสิทธิ สิทธิที่แท้จริงในแต่ละกรณีขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและการวินิจฉัยของสำนักงานประกันสังคม ควรปรึกษาสำนักงานประกันสังคมสายด่วน 1506 โดยตรงเมื่อเกิดเหตุ

ขั้นตอนเมื่อลูกจ้างประสบอุบัติเหตุจากการทำงาน

เมื่อเกิดเหตุนายจ้างมีหน้าที่ต้องดำเนินการทันที ความล่าช้าอาจกระทบสิทธิของลูกจ้างและสร้างความรับผิดให้นายจ้าง

นำส่งลูกจ้างเข้ารับการรักษาที่โรงพยาบาลโดยเร็ว และแจ้งว่าเป็นกรณีอุบัติเหตุจากการทำงานเพื่อใช้สิทธิกองทุนเงินทดแทน
แจ้งการประสบอันตรายต่อสำนักงานประกันสังคมพื้นที่ หรือผ่านระบบออนไลน์ของสำนักงานประกันสังคมภายในกำหนด
รวบรวมเอกสาร ได้แก่ ใบรับรองแพทย์ ใบแจ้งอุบัติเหตุในที่ทำงาน สำเนาบัตรประชาชนลูกจ้าง และหลักฐานค่าจ้าง
หากลูกจ้างหยุดงานชั่วคราว นายจ้างต้องส่งหลักฐานค่าจ้างเพื่อให้สำนักงานประกันสังคมคำนวณค่าทดแทน

บทลงโทษที่นายจ้างต้องรู้

กฎหมายกำหนดบทลงโทษทั้งทางแพ่งและอาญาสำหรับนายจ้างที่ไม่ปฏิบัติตาม พ.ร.บ. เงินทดแทน พ.ศ. 2537

ไม่ขึ้นทะเบียน: มีโทษปรับและอาจถึงโทษจำคุกตามที่กฎหมายกำหนด
นำส่งเงินสมทบล่าช้า: ถูกเรียกเก็บเบี้ยปรับเพิ่มเติมจากยอดที่ค้าง
แจ้งข้อมูลเท็จ: มีโทษปรับและอาจเป็นคดีอาญา
ไม่จ่ายค่าทดแทนให้ลูกจ้าง: ลูกจ้างมีสิทธิร้องเรียนต่อสำนักงานประกันสังคม และนายจ้างอาจต้องรับผิดชดใช้เอง

วิธีวางระบบให้ไม่พลาดในทางปฏิบัติ

สำหรับ SME ที่ไม่มีทีม HR เฉพาะ การจัดระบบที่ดีช่วยให้ไม่หลุดกำหนดและมีเอกสารพร้อมเมื่อถูกตรวจสอบ

เพิ่มกำหนด 31 มกราคมและ 31 มีนาคมลงในปฏิทินบัญชีของบริษัทตั้งแต่ต้นปี
ติดตามข้อมูลค่าจ้างรวมทั้งปีจาก payroll ให้พร้อมตั้งแต่ต้นเดือนมกราคม เพื่อคำนวณเงินสมทบได้ทัน
เก็บสำเนาหลักฐานการนำส่งเงินสมทบกองทุนเงินทดแทนทุกปีไว้ในแฟ้มเอกสารแรงงาน
เมื่อมีพนักงานใหม่เข้างาน ให้ตรวจสอบว่าได้แจ้งขึ้นทะเบียนกองทุนเงินทดแทนพร้อมกับประกันสังคมแล้ว
บันทึกประเภทกิจการและอัตราเงินสมทบที่สำนักงานประกันสังคมกำหนดให้กิจการของคุณ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องทุกปี

กองทุนเงินทดแทนกับงานบัญชี: บันทึกรายจ่ายอย่างไร

ในทางบัญชี เงินสมทบกองทุนเงินทดแทนถือเป็นค่าใช้จ่ายของนายจ้างทั้งจำนวน บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายพนักงาน (Employee Benefit Expense) หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ขึ้นอยู่กับผังบัญชีของบริษัท

ประเด็นที่มักสับสนในทางบัญชี ได้แก่

เงินสมทบที่จ่ายล่วงหน้าในเดือนมกราคมควรตัดจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายตามรอบบัญชีที่เกี่ยวข้อง หากจ่ายล่วงหน้าหลายเดือนควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expense)
เบี้ยปรับและค่าปรับจากการนำส่งล่าช้าไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (เป็นรายจ่ายต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร)
ต้องแสดงรายการหนี้สินค้างจ่าย (Accrued Liabilities) สำหรับส่วนที่คำนวณได้แต่ยังไม่ถึงกำหนดนำส่ง ณ วันสิ้นงวด

หากต้องการให้ทีมบัญชีช่วยวางระบบบันทึกค่าใช้จ่ายแรงงานให้ถูกต้องทั้งประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน สามารถฝากข้อมูลให้ทีมประเมินได้เลย

เช็กลิสต์: นายจ้างพร้อมหรือยังกับกองทุนเงินทดแทน

ใช้รายการนี้ทบทวนสถานะของบริษัทก่อนถึงกำหนดการนำส่งรายปี

การขึ้นทะเบียนและข้อมูลพื้นฐาน

บริษัทขึ้นทะเบียนกองทุนเงินทดแทนเรียบร้อยแล้วและมีเลขนายจ้างกองทุนเงินทดแทน
ทราบอัตราเงินสมทบที่สำนักงานประกันสังคมกำหนดให้กิจการของตน
มีรายชื่อพนักงานและข้อมูลค่าจ้างรายปีที่ถูกต้องครบถ้วนสำหรับใช้คำนวณเงินสมทบ

กำหนดการและเอกสาร

ตั้งกำหนดเตือน 31 มกราคม สำหรับการนำส่งเงินสมทบประจำปี
ยื่นแบบ กท.20ก รายงานค่าจ้างจริงผ่านระบบ e-Wage ของสำนักงานประกันสังคมภายในเดือนกุมภาพันธ์
ตรวจสอบและชำระส่วนต่าง (ถ้ามี) ผ่านแบบ กท.25ค ภายใน 31 มีนาคม
เก็บหลักฐานการนำส่งเงินสมทบทุกปีไว้อย่างน้อย 5 ปี

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในทางปฏิบัติ

ขึ้นทะเบียนประกันสังคมแล้วแต่ลืมขึ้นทะเบียนกองทุนเงินทดแทนซึ่งเป็นคนละระบบ
คำนวณเงินสมทบจากค่าจ้างเดือนล่าสุดแทนที่จะใช้ค่าจ้างรวมทั้งปี
ไม่ได้ปรับยอดเงินสมทบเมื่อมีพนักงานใหม่เข้างานหรือออกงานระหว่างปี
เมื่อเกิดอุบัติเหตุในที่ทำงาน ไม่แจ้งสำนักงานประกันสังคมตามขั้นตอน ทำให้ลูกจ้างสูญเสียสิทธิ
บันทึกเบี้ยปรับจากการนำส่งล่าช้าเป็นรายจ่ายทางภาษี ซึ่งเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

กองทุนเงินทดแทนต่างจากประกันสังคมอย่างไร?

กองทุนเงินทดแทนครอบคลุมเฉพาะการบาดเจ็บหรือเจ็บป่วยอันเนื่องจากการทำงาน และนายจ้างเป็นผู้จ่ายเงินสมทบฝ่ายเดียวเป็นรายปี ส่วนประกันสังคมครอบคลุมกรณีเจ็บป่วยทั่วไป คลอดบุตร ทุพพลภาพ ชราภาพ และว่างงาน โดยนายจ้างและลูกจ้างร่วมจ่ายเงินสมทบเป็นรายเดือน ทั้งสองกองทุนต้องนำส่งผ่านสำนักงานประกันสังคมแต่เป็นคนละระบบและคนละรอบ

นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนกองทุนเงินทดแทนภายในกี่วัน?

นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนและชำระเงินสมทบครั้งแรกภายใน 30 วัน นับแต่วันที่มีลูกจ้างครบ 1 คน หากฝ่าฝืนไม่ขึ้นทะเบียนมีโทษตามพระราชบัญญัติเงินทดแทน พ.ศ. 2537 ดังนั้นควรดำเนินการพร้อมกับการยื่นขึ้นทะเบียนประกันสังคมเพื่อไม่ให้ตกกำหนด

เงินสมทบกองทุนเงินทดแทนคำนวณอย่างไร?

คำนวณจากค่าจ้างรวมของลูกจ้างทั้งปี โดยนับค่าจ้างต่อคนสูงสุดไม่เกิน 240,000 บาทต่อปี แล้วคูณด้วยอัตราเงินสมทบที่สำนักงานประกันสังคมกำหนดตามประเภทกิจการและความเสี่ยงของงาน อัตราจะแตกต่างกันในแต่ละประเภทกิจการ กิจการที่มีความเสี่ยงสูง เช่น ก่อสร้างหรือโรงงาน จะมีอัตราสูงกว่ากิจการประเภทสำนักงานหรือบริการ

พนักงานที่ได้รับบาดเจ็บจากการทำงานจะได้รับสิทธิอะไรบ้างจากกองทุนเงินทดแทน?

กองทุนเงินทดแทนให้ความคุ้มครอง ได้แก่ ค่ารักษาพยาบาลตามที่จ่ายจริงตามเกณฑ์ที่กำหนด ค่าทดแทนกรณีหยุดงานชั่วคราวในอัตรา 70% ของค่าจ้างรายเดือน ค่าทดแทนกรณีทุพพลภาพถาวร และกรณีเสียชีวิตหรือสูญหายจะได้รับเงินค่าทำศพและเงินทดแทนให้แก่ผู้มีสิทธิ บทความนี้ให้ข้อมูลเชิงภาพรวมเท่านั้น สิทธิที่แท้จริงขึ้นอยู่กับกรณีและข้อเท็จจริง ควรปรึกษาสำนักงานประกันสังคมโดยตรงสำหรับกรณีเฉพาะ