ผู้ประกอบการนิติบุคคลที่มีการจ้างงานพนักงานหรือมีเงินเดือนของกรรมการบริษัท มีหน้าที่ตามกฎหมายที่ต้องยื่นแบบภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนและค่าจ้าง โดยมีแบบฟอร์มหลัก 2 แบบที่ชวนสับสนคือ "ภ.ง.ด.1" และ "ภ.ง.ด.1ก" การส่งเอกสารทั้งสองประเภทนี้มีความสำคัญและมีเงื่อนไขการรายงานพนักงานที่ต่างกันอย่างสิ้นเชิง

1. แบบ ภ.ง.ด.1 คืออะไร? (รายงานรายเดือน)

แบบ ภ.ง.ด.1 คือแบบแสดงรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย จากเงินได้พึงประเมินมาตรา 40(1) และ 40(2) เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง โบนัส หรือเบี้ยประชุมกรรมการ:

  • ความถี่ในการยื่น: ต้องยื่นเป็นรายเดือน ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หรือวันที่ 15 สำหรับการยื่นแบบออนไลน์ e-Filing)
  • ใครที่ต้องรายงาน: รายงานเฉพาะพนักงานหรือกรรมการที่มีรายได้ถึงเกณฑ์ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจริง (หากพนักงานคนไหนคำนวณหักภาษีแล้วยอดภาษีเป็น 0 บาท ไม่จำเป็นต้องแสดงชื่อในแบบ ภ.ง.ด.1 รายเดือนของเดือนนั้นๆ)

2. แบบ ภ.ง.ด.1ก คืออะไร? (สรุปรายงานประจำปี)

แบบ ภ.ง.ด.1ก คือใบแนบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหัก ณ ที่จ่าย ของพนักงานและกรรมการทุกคนตลอดรอบปีภาษี (ปีปฏิทิน):

  • ความถี่ในการยื่น: ยื่นปีละ 1 ครั้ง ภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป
  • ใครที่ต้องรายงาน: ต้องรายงาน พนักงานทุกคนที่บริษัทจ่ายเงินได้ให้ตลอดทั้งปี แม้ว่าพนักงานรายนั้นจะไม่มีภาษีต้องหัก ณ ที่จ่ายเลยก็ตาม (ภาษีเป็นศูนย์ก็ต้องยื่น) รวมถึงกรรมการบริษัทและพนักงานที่ลาออกระหว่างปี

3. ตารางสรุปเปรียบเทียบความแตกต่าง

ประเด็นเปรียบเทียบ แบบ ภ.ง.ด.1 แบบ ภ.ง.ด.1ก
ระยะเวลายื่น ยื่นทุกเดือน (ภายในวันที่ 7/15 ของเดือนถัดไป) ยื่นปีละครั้ง (ภายในเดือนกุมภาพันธ์ปีถัดไป)
เกณฑ์พนักงานในบิล เฉพาะพนักงานที่มีภาษีหัก ณ ที่จ่ายเกิดขึ้นจริง พนักงานทุกคนที่รับเงินจากบริษัทในรอบปี
เป้าหมายเอกสาร เพื่อนำส่งยอดเงินภาษีที่หักไว้ในแต่ละเดือน เพื่อสรุปรายได้ทั้งปีของพนักงานทุกคนต่อสรรพากร

สรุป

ผู้ประกอบการต้องใส่ใจในการแยกแยะหน้าที่ของแบบ ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก การละเลยไม่ยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก หรือยื่นชื่อพนักงานไม่ครบถ้วน สรรพากรจะประเมินค่าปรับฐานละเลยยื่นแบบแสดงรายการ และอาจนำมาซึ่งการขอเข้าตรวจสอบข้อมูลทะเบียนพนักงานและอัตราค่าจ้างย้อนหลังของบริษัท

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง ความแตกต่างระหว่าง ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก: คู่มือภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายพนักงานสำหรับ SME ควรอ่านคู่กับประเภทเงินได้ ผู้รับเงิน และสัญญาที่ใช้จริง เพราะอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายไม่ได้ขึ้นกับชื่อเอกสารอย่างเดียว แต่ขึ้นกับลักษณะการจ่ายเงิน

เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ

  • แยกประเภทการจ่ายเงินว่าเป็นค่าจ้างทำของ ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง เงินเดือน หรือค่าสิทธิ
  • ตรวจสถานะผู้รับเงินว่าเป็นบุคคลธรรมดา นิติบุคคล หรือผู้รับเงินต่างประเทศ
  • ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายและนำส่งแบบ ภ.ง.ด. ที่ถูกต้องให้ตรงรอบการจ่ายเงินจริง

ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง

  • ใช้อัตราหัก ณ ที่จ่ายตามความเคยชินโดยไม่ดูประเภทเงินได้และสัญญา
  • ออกหนังสือรับรองยอดไม่ตรงกับยอดจ่ายจริงหรือยอดที่บันทึกบัญชี
  • ลืมนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายเงินผ่านกรรมการหรือพนักงานสำรองจ่าย

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

กรณีใดบ้างที่ธุรกิจนิติบุคคลมีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อมีการจ่ายเงิน?

นิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายเงินค่าบริการ ค่าจ้างทำของ ค่าเช่า ค่าขนส่ง หรือเงินเดือน ตามอัตราที่ประมวลรัษฎากรกำหนด โดยยอดเงินที่จ่ายในแต่ละครั้งหรือตามสัญญารวมกันต้องมีมูลค่าตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป

เอกสารหลักฐานที่ต้องจัดทำและส่งมอบให้แก่คู่สัญญาเมื่อหักภาษี ณ ที่จ่ายคืออะไร?

ต้องจัดทำและออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) จำนวน 2 ฉบับ (สำหรับผู้ถูกหักเก็บไว้เป็นหลักฐาน และสำหรับนำไปยื่นแสดงรายการภาษี) โดยข้อมูลชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่ายต้องถูกต้องครบถ้วน

หากคำนวณหรือหักภาษี ณ ที่จ่ายผิดพลาด หรือนำส่งภาษีไม่ตรงรอบเดือน ต้องแก้ไขอย่างไร?

ให้ทำการตรวจสอบและออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายฉบับที่ถูกต้องส่งให้คู่สัญญา และให้ผู้ทำบัญชีจัดทำแบบยื่นภาษีเพิ่มเติม (เช่น ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 เพิ่มเติม) นำส่งกรมสรรพากรพร้อมชำระเงินภาษีที่ขาดและเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 1.5 ต่อเดือน