บริษัทเปิดใหม่ที่ยังไม่มีรายได้มักคิดว่ายังไม่ต้องทำบัญชีมาก แต่ในความจริงนิติบุคคลมีหน้าที่ด้านบัญชีและภาษีตั้งแต่เริ่มมีสถานะบริษัท และค่าใช้จ่ายตั้งต้นควรถูกเก็บเอกสารให้ครบตั้งแต่วันแรก
สรุปประเด็นที่ควรรู้
- ไม่มีรายได้ไม่ได้แปลว่าไม่มีหน้าที่บัญชี
- เก็บค่าใช้จ่ายตั้งต้นให้ครบ
- แยกเงินทุน เงินกู้กรรมการ และค่าใช้จ่ายบริษัท
สิ่งที่ต้องดูแม้ยังไม่มีรายได้
ช่วงก่อนมีรายได้มักมีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก เช่น ค่าจดทะเบียน ค่าเช่าสำนักงาน ค่าทำเว็บไซต์ ค่าอุปกรณ์ และค่าที่ปรึกษา หากไม่เก็บเอกสารตั้งแต่ต้น จะพิสูจน์รายจ่ายได้ยากภายหลัง
ควรใช้บัญชีธนาคารบริษัทและเก็บหลักฐานการจ่ายทุกครั้ง ไม่ควรปล่อยให้กรรมการจ่ายส่วนตัวโดยไม่มีสรุป
- ค่าใช้จ่ายก่อนเริ่มขาย
- เงินทุนจดทะเบียนที่นำมาใช้จริง
- เงินสำรองจ่ายกรรมการ
- สัญญาเช่าและค่าบริการ
- เอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง
แบบภาษีและสถานะ VAT ต้องตรวจ
แม้ยังไม่มีรายได้ บริษัทอาจมีแบบภาษีบางประเภทที่เกี่ยวข้องตามสถานะ เช่น ถ้าจด VAT แล้วต้องดูรอบยื่น VAT หรือถ้ามีพนักงานต้องดูภาษีเงินเดือนและประกันสังคม
ควรให้สำนักงานบัญชีตรวจจากสถานะจริงของบริษัท ไม่ใช้สมมติฐานว่าบริษัทใหม่ยังไม่มีอะไรต้องทำ
- จด VAT แล้วหรือยัง
- มีพนักงานหรือไม่
- มีการจ่ายค่าบริการที่ต้องหัก ณ ที่จ่ายหรือไม่
- มีค่าเช่าหรือสัญญาระยะยาวหรือไม่
เตรียมรายงานเพื่อไม่ให้ปีแรกปิดงบวุ่น
ปีแรกของบริษัทมักมีรายการตั้งต้นเยอะ หากไม่จัดรายเดือน ปลายปีจะต้องย้อนหาเอกสารทั้งหมดและแยกว่ารายการใดเป็นรายจ่าย บริษัท รายการใดเป็นเงินกรรมการ
การทำบัญชีรายเดือนแบบเบา ๆ ตั้งแต่ต้นช่วยให้ปิดงบปีแรกเร็วและลดคำถามจากผู้สอบบัญชี
- รายงานค่าใช้จ่ายตั้งต้น
- ทะเบียนสินทรัพย์
- รายการเงินกรรมการ
- เอกสารสัญญา
- รายงานภาษีที่ยื่นแล้ว
ตารางเช็กลิสต์ค่าใช้จ่ายตั้งต้นสำหรับบริษัทเปิดใหม่ (Pre-operating Expenses Checklist)
รายการรายจ่ายช่วงจัดตั้งและเตรียมการก่อนเริ่มขายสินค้าหรือบริการที่ต้องวางระบบเก็บหลักฐานภาษี:
| ประเภทรายจ่าย | หลักฐานเอกสารที่ต้องใช้รองรับ | แนวทางการยื่นภาษีและลงบันทึก |
|---|---|---|
| 1. ค่าธรรมเนียมจัดตั้งบริษัท | ใบเสร็จรับเงินจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) | บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายจัดตั้ง (ตัดจ่ายหรือบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายงวดแรก) ไม่มี VAT |
| 2. ค่าเช่าสถานที่และมัดจำ | สัญญาเช่าติดอากรแสตมป์ครบถ้วน, ใบเสร็จรับเงิน, สลิปโอนเงิน | มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย 5% (ค่าเช่า) หรือ 3% (ค่าบริการ) ประจำเดือน |
| 3. ค่าทำแบรนด์และออกแบบ | ใบกำกับภาษีเต็มรูปพร้อมหลักฐานการชำระเงินและข้อมูลผู้ออกแบบ | บันทึกสินทรัพย์ไม่มีตัวตน (ลิขสิทธิ์/สิทธิบันทึก) หรือค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า |
| 4. อุปกรณ์สำนักงานและคอมพิวเตอร์ | ใบกำกับภาษีซื้อเต็มรูปออกในชื่อบริษัทและเลขผู้เสียภาษีบริษัท | บันทึกเป็นสินทรัพย์ถาวรเพื่อคิดค่าเสื่อมราคา, ขอคืนภาษีซื้อได้หากจด VAT แล้ว |
เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
สิ่งที่ควรทำทันที
- เปิดบัญชีธนาคารบริษัท
- เก็บเอกสารค่าใช้จ่ายตั้งต้น
- แยกเงินกรรมการ
- ตรวจหน้าที่ภาษีตามสถานะจริง
ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร
- ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- ระบบ DBD e-Filing
- สำนักงานประกันสังคม
หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
บริษัทไม่มีรายได้ต้องทำบัญชีไหม
ต้องทำบัญชีและปิดงบตามหน้าที่ของนิติบุคคล แม้ยังไม่มีรายได้ก็ตาม
ค่าใช้จ่ายก่อนเริ่มขายบันทึกได้ไหม
หลายรายการบันทึกได้หากเกี่ยวข้องกับกิจการและมีหลักฐานครบ ต้องให้ผู้ทำบัญชีพิจารณาวิธีบันทึกที่เหมาะสม
ยังไม่จด VAT ต้องยื่น ภ.พ.30 ไหม
ถ้ายังไม่ได้จด VAT โดยทั่วไปไม่ต้องยื่น ภ.พ.30 แต่ต้องตรวจว่ามีหน้าที่ภาษีอื่นหรือถึงเกณฑ์จด VAT แล้วหรือไม่