การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักของพนักงาน: เกณฑ์การหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทโดยไม่มีภาระภาษี

ในการดำเนินธุรกิจ พนักงานมักต้องมีรอบเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ เช่น เดินทางไปตรวจงานสาขาต่างจังหวัด หรือเข้าพบลูกค้านอกพื้นที่ รายจ่ายที่เกิดขึ้น เช่น

"ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง" (Travel Allowance) ค่าที่พัก และค่าพาหนะ

บริษัทสามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ และพนักงานก็ได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วย ทว่าต้องมีการจัดทำนโยบายและควบคุมเอกสารตามข้อกำหนดสรรพากรอย่างรัดกุม

สารบัญบทความ

1. 1. เงื่อนไขที่พนักงานได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้
2. 2. ชุดเอกสารหลักฐานการเบิกจ่ายค่าเดินทาง (เช็กลิสต์สำคัญ)
3. 3. ภาษีซื้อและภาษีหัก ณ ที่จ่าย ของค่าเดินทาง
4. สรุป
5. ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง
6. แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
7. ตารางนำบทความไปใช้

1. เงื่อนไขที่พนักงานได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้

ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 42(1) เงินได้ที่พนักงานได้รับเป็นค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก หรือค่าพาหนะเดินทางที่นายจ้างจ่ายให้เพื่อการปฏิบัติงานนอกสถานที่

จะได้รับการยกเว้นไม่ต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภายใต้เงื่อนไขสำคัญคือ:

• ต้องเป็นการจ่ายตามจริงเพื่อธุรกิจ: เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงในการเดินทางปฏิบัติงานตามคำสั่งของบริษัท ไม่ใช่เพื่อการพักผ่อนส่วนตัว
• อัตราเบี้ยเลี้ยงต้องเหมาะสม: หากบริษัทกำหนดเบี้ยเลี้ยงรายวันแบบเหมาจ่าย อัตรานั้นต้องไม่เกินอัตราสูงสุดที่ทางราชการกำหนดไว้ (ปัจจุบันอ้างอิงเกณฑ์กระทรวงการคลัง เช่น ไม่เกิน 240-270 บาท/วัน หรือสำหรับเอกชนทั่วไปอาจกำหนดให้สูงขึ้นเล็กน้อยแต่ต้องไม่เกินอัตราจ่ายจริงที่สมควรแก่งาน เช่น 300-500 บาท/วัน หากจ่ายสูงเกินจริง ส่วนเกินจะถือเป็นเงินได้ของพนักงานเพื่อเสียภาษี)

2. ชุดเอกสารหลักฐานการเบิกจ่ายค่าเดินทาง (เช็กลิสต์สำคัญ)

เพื่อพิสูจน์ต่อสรรพากรว่าเงินที่บริษัทโอนจ่ายออกไปเป็นค่าเดินทางเพื่อกิจการจริง บริษัทต้องจัดทำชุดเอกสารดังนี้:

1. ใบสั่งงาน/ใบอนุมัติเดินทาง (Travel Authorization Form): ระบุตัวตนพนักงาน วันเวลาที่จะเดินทาง สถานที่ และวัตถุประสงค์ (เช่น ตรวจสอบความเรียบร้อยของสาขาชลบุรี)
2. ใบเสร็จรับเงินค่าที่พักและตั๋วเดินทาง: ใบเสร็จโรงแรม ตั๋วเครื่องบิน หรือใบเสร็จค่าน้ำมัน ต้องออกในนามบริษัทเท่านั้น (พร้อม Tax ID 13 หลักของบริษัท) เพื่อแสดงว่าบริษัทเป็นผู้รับภาระค่าใช้จ่ายตัวจริง
3. ใบรายงานการเดินทางและเบิกเงิน (Expense Claim Form): สรุปยอดเงินที่ขอเบิก เช่น ค่าเบี้ยเลี้ยงตามวันเดินทาง, ค่าโรงแรมจริง, และค่าทางด่วน พร้อมลงชื่อผู้เบิกและผู้มีอำนาจอนุมัติ

3. ภาษีซื้อและภาษีหัก ณ ที่จ่าย ของค่าเดินทาง

ในการจัดการภาษีรายเดือนของบริษัท:

• ค่าโรงแรมที่พัก: ใบกำกับภาษีค่าโรงแรมมี VAT 7% บริษัทสามารถนำมาใช้เป็น ภาษีซื้อ ได้ตามปกติ และมีหน้าที่ต้อง หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% จากยอดค่าบริการโรงแรม (นำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.53)
• ตั๋วเครื่องบินโดยสาร: ได้รับการยกเว้น VAT ตามกฎหมาย และบริษัทไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย
• ค่าน้ำมันรถยนต์: ใบกำกับภาษีค่าน้ำมันต้องระบุเลขทะเบียนรถยนต์ของบริษัท และสามารถนำมาเคลมภาษีซื้อได้ (ยกเว้นเป็นรถยนต์นั่งไม่เกิน 10 ที่นั่งที่เป็นภาษีซื้อต้องห้าม แต่นำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้)

สรุป

การตั้งระเบียบการเบิกจ่ายค่าเดินทาง (Travel Policy) ที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร และกำหนดอัตราการจ่ายเบี้ยเลี้ยงที่อิงตามราคาตลาดจริง จะช่วยลดปัญหาการโต้แย้งตัวเลขภาษีกับสรรพากร

และช่วยให้พนักงานสามารถเดินทางทำงานได้อย่างมั่นใจโดยไม่มีภาระภาษีส่วนบุคคลตามมาภายหลัง

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักของพนักงาน: เกณฑ์การหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทโดยไม่มีภาระภาษี ควรตรวจพร้อมข้อมูลพนักงาน สัญญาจ้าง เวลาเข้างาน

และรอบจ่ายเงินจริง เพราะงานเงินเดือนเกี่ยวข้องทั้งภาษีแรงงาน ประกันสังคม

และเอกสารค่าใช้จ่ายบริษัท

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• สำนักงานประกันสังคม: ข้อมูลนายจ้างและผู้ประกันตน
• กรมสรรพากร: ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
• กรมสรรพากร: ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing

ตารางนำบทความไปใช้

ประเด็น	สิ่งที่ต้องตรวจ	ผลที่ต้องบันทึก
1. เงื่อนไขที่พนักงานได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
2. ชุดเอกสารหลักฐานการเบิกจ่ายค่าเดินทาง (เช็กลิสต์สำคัญ)	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
3. ภาษีซื้อและภาษีหัก ณ ที่จ่าย ของค่าเดินทาง	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ระบบบัญชีเงินเดือนและสวัสดิการที่ดีควรเชื่อมโยงกับงานภาษีและประกันสังคมอย่างไร?

ควรออกแบบระบบให้ฐานข้อมูลพนักงาน สัญญาจ้าง และเวลาทำงานจริงสอดคล้องกัน เพื่อคำนวณเงินเดือน โอที และสวัสดิการที่ต้องนำไปคำนวณเงินสมทบประกันสังคมและภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย

(ภ.ง.ด.1) ของพนักงานได้อย่างถูกต้องครบถ้วนในแต่ละเดือน

เอกสารเกี่ยวกับงานบุคคลและเงินเดือนที่นิติบุคคลต้องจัดเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบมีอะไรบ้าง?

ต้องเก็บสัญญาจ้างงานพนักงาน, ทะเบียนประวัติพนักงาน, ใบลงเวลาทำงานหรือสถิติการเข้างาน, สลิปเงินเดือน (Payslip), หลักฐานการโอนเงินผ่านธนาคาร, และสำเนาแบบนำส่งประกันสังคม

(สปส.1-10) และ ภ.ง.ด.1

หากพบข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนหรือนำส่งเงินสมทบประกันสังคมย้อนหลัง ควรแก้ไขอย่างไร?

ควรตรวจสอบผลต่างยอดเงินเดือนและเงินสมทบที่ถูกต้อง จากนั้นจัดทำเอกสารแจ้งปรับปรุงสิทธิ์ไปยังสำนักงานประกันสังคมเพื่อชำระเงินสมทบที่ขาดพร้อมเงินเพิ่ม และปรับปรุงแบบภาษี ภ.ง.ด.1

ในเดือนที่มีการจ่ายเงินคลาดเคลื่อนให้ตรงตามความเป็นจริง

สิ่งใดควรตรวจเพิ่มเติมก่อนใช้เรื่อง การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักของพนักงาน: เกณฑ์การหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทโดยไม่มีภาระภาษี

ตรวจข้อเท็จจริง เอกสารต้นทาง วันที่มีผล และข้อกำหนดฉบับปัจจุบันที่เกี่ยวกับ การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักของพนักงาน: เกณฑ์การหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทโดยไม่มีภาระภาษี

พร้อมระบุผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจหรือยื่นข้อมูล

เพื่อไม่ให้งานเฉพาะเรื่องต่าง ๆ กลายเป็นภาระสะสม ทีมงานแนะนำให้ศึกษาหน้าบริการเสริมสำหรับธุรกิจไว้เป็นแนวทางเริ่มต้น