ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ ค่าอินเทอร์เน็ต และสวัสดิการเล็ก ๆ น้อย ๆ เป็นรายการที่ SME จ่ายบ่อย แต่ถ้าไม่กำหนดนโยบายให้ชัด อาจสับสนว่าเป็นเงินได้พนักงาน ค่าใช้จ่ายบริษัท หรือเงินคืนตามใบเสร็จ

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • allowance
  • นโยบายสวัสดิการ
  • ค่าเดินทาง

แยก allowance กับ reimbursement

Allowance คือเงินที่บริษัทให้เป็นจำนวนคงที่หรือเงื่อนไขประจำ ส่วน reimbursement คือการคืนเงินตามค่าใช้จ่ายจริงที่พนักงานสำรองจ่าย

จุดควบคุมที่ควรมีใน workflow คือ allowance, reimbursement, เพดานเบิก, ผู้อนุมัติ, รหัสบัญชี เพื่อให้ HR บัญชี และผู้อนุมัติใช้ข้อมูลชุดเดียวกันก่อนปิดเงินเดือน

  • allowance
  • reimbursement
  • เพดานเบิก
  • ผู้อนุมัติ
  • รหัสบัญชี

กำหนดเพดานและเอกสารประกอบ

นโยบายควรระบุเพดานต่อเดือน รายการที่เบิกได้ รายการที่เบิกไม่ได้ และเอกสารที่ต้องแนบ เช่น ใบเสร็จ รายงานการเดินทาง หรือหลักฐานการใช้โทรศัพท์เพื่อธุรกิจ

เอกสารหลักที่ควรเก็บคู่กับรายงานเดือนนี้ ได้แก่ นโยบายสวัสดิการ, ใบเสร็จ, รายงานเดินทาง, เอกสารอนุมัติ, สลิปเงินเดือน เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้เมื่อต้องยื่นภาษี ตรวจประกันสังคม หรือปิดงบ

  • นโยบายสวัสดิการ
  • ใบเสร็จ
  • รายงานเดินทาง
  • เอกสารอนุมัติ
  • สลิปเงินเดือน

เชื่อมข้อมูลกับ payroll และภาษี

รายการที่ถือเป็นเงินได้พนักงานควรเข้า payroll ส่วนรายการคืนเงินตามเอกสารค่าใช้จ่ายจริงควรเข้า workflow เบิกค่าใช้จ่าย

รายงานที่เจ้าของกิจการควรรีวิวอย่างน้อยเดือนละครั้งคือ ค่าเดินทาง, ค่าโทรศัพท์, ค่าใช้จ่ายตามแผนก, รายการไม่มีเอกสาร, รายการเข้า payroll เพราะช่วยให้เห็นทั้งต้นทุนบุคลากร กระแสเงินสด และความเสี่ยงเอกสารก่อนสิ้นปี

  • ค่าเดินทาง
  • ค่าโทรศัพท์
  • ค่าใช้จ่ายตามแผนก
  • รายการไม่มีเอกสาร
  • รายการเข้า payroll

ตารางเกณฑ์ภาษีและการจัดทำเอกสารสำหรับค่าสวัสดิการเดินทางและโทรศัพท์ (Tax & Document Rules)

เปรียบเทียบการลงบัญชีและภาระภาษีฝั่งพนักงานและบริษัท:

ประเภทรายจ่ายสวัสดิการ ภาษีเงินได้พนักงาน (ภ.ง.ด.1) การหักเป็นรายจ่ายบริษัท เอกสารหลักฐานที่ต้องจัดทำ
ค่าพาหนะเดินทาง (จ่ายเหมา) ถือเป็นเงินได้ ต้องนำไปคำนวณภาษีปลายปี หักเป็นค่าใช้จ่ายได้ตามระเบียบสวัสดิการบริษัท ระเบียบสวัสดิการพนักงาน, สลิปเงินเดือน
ค่าพาหนะเดินทาง (จ่ายตามจริง) ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้ (หากพิสูจน์ได้ว่าจ่ายเพื่อกิจการ) หักเป็นรายจ่ายบริษัทได้ 100% ใบเบิกค่าเดินทาง, ใบเสร็จรับเงินค่าพาหนะ/สลิปเรียกรถ, แผนที่เดินทาง
ค่าโทรศัพท์ (จ่ายเหมา) ถือเป็นเงินได้เพิ่มของพนักงาน ต้องเสียภาษี หักเป็นรายจ่ายบริษัทได้ตามระเบียบสวัสดิการ ระเบียบสวัสดิการพนักงาน, สลิปเงินเดือน
ค่าโทรศัพท์ (จ่ายตามบิลชื่อบริษัท) ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้พนักงาน หักเป็นรายจ่ายบริษัทและเคลมภาษีซื้อได้ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีในนามบริษัทพร้อมรายงานการใช้สายเพื่องาน

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • เขียนนโยบาย allowance
  • แยก reimbursement
  • กำหนดเพดานและเอกสาร
  • ตั้งรหัสบัญชีแยก
  • รีวิวรายการที่เข้ payroll ทุกเดือน

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ค่าโทรศัพท์พนักงานเป็นเงินได้เสมอไหม

ต้องดูข้อเท็จจริงและนโยบายการจ่าย หากเป็นเงินให้ประจำอาจต่างจากการคืนเงินตามค่าใช้จ่ายจริง

ไม่มีใบเสร็จเบิกได้ไหม

ควรหลีกเลี่ยง เพราะบัญชีและภาษีต้องใช้หลักฐานสนับสนุนรายจ่าย

ควรให้ใครตรวจข้อมูลนี้ก่อนปิดเดือน

ให้ HR เตรียมข้อมูลต้นทาง บัญชีตรวจผลต่อภาษีและการบันทึกบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติยอดก่อนจ่ายหรือยื่นแบบ