ค่ารับรองเป็นค่าใช้จ่ายที่ SME หักภาษีนิติบุคคลผิดพลาดบ่อยที่สุดประเภทหนึ่ง เพราะมีเพดานจำกัดและต้องมีเอกสารเฉพาะ
ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจทำให้เจ้าหน้าที่สรรพากรปฏิเสธการหักได้ทั้งหมด
สารบัญบทความ
ค่ารับรองคืออะไรในทางภาษีนิติบุคคล
ค่ารับรองหรือค่าบริการในทางธุรกิจ (Entertainment Expenses) หมายถึงค่าใช้จ่ายที่บริษัทจ่ายไปเพื่อรับรองลูกค้า คู่ค้า หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
ในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เช่น ค่าอาหารมื้อทางธุรกิจ ค่าสนามกอล์ฟ ค่าตั๋วคอนเสิร์ต
ค่าของขวัญให้ลูกค้า และค่าจัดงานเลี้ยงสังสรรค์ทางธุรกิจ
ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (4) ค่ารับรองหักได้ แต่ต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดในพระราชกฤษฎีกาฯ ฉบับที่ 145 และฉบับอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
เพดานการหักค่ารับรองที่กฎหมายกำหนด
บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลสามารถหักค่ารับรองได้ไม่เกิน 0.3% ของยอดรายได้หรือยอดเงินทุนที่ชำระแล้ว แล้วแต่จำนวนใดจะสูงกว่า แต่รวมกันสูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาทต่อปีบัญชี
ตัวอย่างการคำนวณเพดานค่ารับรอง
| สถานการณ์ | รายได้รวม (บาท) | ทุนชำระแล้ว (บาท) | 0.3% ของรายได้ | 0.3% ของทุน | เพดานที่ใช้ |
|---|---|---|---|---|---|
| SME ขนาดเล็ก | 5,000,000 | 1,000,000 | 15,000 | 3,000 | 15,000 |
| SME ขนาดกลาง | 20,000,000 | 5,000,000 | 60,000 | 15,000 | 60,000 |
| บริษัทขนาดใหญ่ | 500,000,000 | 100,000,000 | 1,500,000 | 300,000 | 1,500,000 |
จากตัวอย่างข้างต้น จะเห็นว่าสำหรับ SME ส่วนใหญ่ เพดานค่ารับรองมักคำนวณจาก 0.3% ของรายได้รวม เพราะมักสูงกว่า 0.3% ของทุนชำระแล้ว
เอกสารที่ต้องมีสำหรับค่ารับรอง
นอกจากเรื่องเพดาน สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือเอกสารหลักฐานประกอบ เพราะแม้จะอยู่ในเพดานแต่ถ้าขาดเอกสารก็ไม่สามารถหักได้ เอกสารที่ต้องเตรียมมีดังนี้
- ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน ที่ระบุชื่อผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายการสินค้า/บริการ และมูลค่า
- ชื่อและความสัมพันธ์ของผู้รับการรับรอง ระบุว่าใครเป็นผู้รับการรับรอง เช่น ลูกค้าชื่อ คุณ ก. บริษัท ข. จำกัด
- วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ระบุว่าการรับรองครั้งนี้มีวัตถุประสงค์อะไร เช่น ประชุมหารือสัญญา เจรจาขยายธุรกิจ
- วันที่และสถานที่ ระบุให้ชัดเจนเพื่อให้ตรวจสอบได้
- ลายเซ็นอนุมัติ ผู้มีอำนาจอนุมัติในบริษัทลงชื่อรับรองว่าเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่แท้จริง
ข้อผิดพลาดที่ SME พบบ่อยเกี่ยวกับค่ารับรอง
ข้อผิดพลาดที่ 1: บันทึกค่ารับรองเกิน 0.3% โดยไม่รู้
SME หลายรายบันทึกค่าอาหารทางธุรกิจ ค่ากอล์ฟ และของขวัญลูกค้าตลอดทั้งปีโดยไม่ได้ติดตามว่าใกล้เกินเพดาน 0.3% หรือยัง พอถึงช่วงปิดงบจึงพบว่าค่าใช้จ่ายที่บันทึกไปเกินเพดาน
ส่วนที่เกินต้องบวกกลับเป็นรายได้เพื่อคำนวณภาษี
ข้อผิดพลาดที่ 2: ไม่มีชื่อผู้รับการรับรอง
กรมสรรพากรกำหนดชัดเจนว่าต้องระบุชื่อและตำแหน่งของผู้รับการรับรอง การจ่ายค่าอาหารแล้วเก็บแค่ใบเสร็จโดยไม่มีบันทึกว่าใครเป็นผู้รับการรับรองถือว่าเอกสารไม่ครบถ้วน
ข้อผิดพลาดที่ 3: นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาบันทึกเป็นค่ารับรอง
ค่าอาหารที่เจ้าของหรือผู้บริหารกินกันเองโดยไม่มีลูกค้าร่วมด้วย ค่าท่องเที่ยวที่รวมสมาชิกครอบครัวไปด้วย หรือค่าของขวัญที่ให้ญาติพี่น้อง
ทั้งหมดนี้ไม่ใช่ค่ารับรองทางธุรกิจและไม่สามารถหักได้
ข้อผิดพลาดที่ 4: ค่าของขวัญที่ไม่เข้าเงื่อนไข
ค่าของขวัญให้ลูกค้าสามารถบันทึกเป็นค่ารับรองได้ก็ต่อเมื่อเป็นของขวัญที่มีตราสัญลักษณ์ (Logo) ของบริษัทหรือเป็นของขวัญทั่วไปที่ให้เนื่องในโอกาสเทศกาลทางธุรกิจ
ของขวัญที่มีมูลค่าสูงมากโดยไม่มีเหตุผลทางธุรกิจชัดเจนอาจถูกปฏิเสธ
ข้อผิดพลาดที่ 5: สับสนระหว่างค่ารับรองกับค่าโฆษณา
ค่าโฆษณาและค่ารับรองเป็นคนละประเภทกัน ค่าโฆษณา (เช่น ค่าลงโฆษณาในสื่อ ค่าสปอนเซอร์งานอีเวนต์ที่มีการโฆษณาตราสินค้า) หักได้ทั้งจำนวนไม่มีเพดาน 0.3% ในขณะที่ค่ารับรองมีเพดานจำกัด
การจัดประเภทให้ถูกต้องจึงสำคัญมาก
แนวทางการบริหารจัดการค่ารับรองให้ถูกต้อง
เพื่อให้ SME สามารถหักค่ารับรองได้เต็มสิทธิโดยไม่มีปัญหากับกรมสรรพากร แนะนำแนวทางดังนี้
- ติดตามยอดค่ารับรองสะสมรายเดือน เปรียบเทียบกับเพดาน 0.3% ของรายได้ปีปัจจุบัน (ประมาณการ) เพื่อไม่ให้เกิน
- จัดทำใบรับรองค่ารับรอง (Entertainment Voucher) สำหรับทุกรายการ ระบุชื่อผู้รับการรับรอง ตำแหน่ง บริษัท วัตถุประสงค์ และให้ผู้มีอำนาจลงนาม
- แยกบัญชีค่ารับรองออกจากค่าใช้จ่ายอื่น เพื่อให้ติดตามและตรวจสอบได้ง่าย
- ทบทวนทุกไตรมาส ว่ายอดสะสมยังอยู่ในเพดานหรือไม่ และปรับแผนการรับรองให้เหมาะสม
การปฏิบัติตามกฎหมายภาษีอย่างเคร่งครัดตั้งแต่ต้นดีกว่าการแก้ไขภายหลัง เพราะหากกรมสรรพากร (rd.go.th) ตรวจพบความผิดปกติในการตรวจสอบ
อาจมีการประเมินภาษีเพิ่มเติมพร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม ซึ่งสูงกว่าภาษีที่ต้องชำระจริงได้มาก
แหล่งข้อมูลสำหรับตรวจสอบฉบับปัจจุบัน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ค่ารับรองหักได้สูงสุดเท่าไหร่ต่อปี?
ค่ารับรองหักได้ไม่เกิน 0.3% ของรายได้รวมหรือทุนชำระแล้ว แล้วแต่จำนวนใดสูงกว่า แต่รวมกันทั้งปีสูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท เช่น หากรายได้รวม 10 ล้านบาท หักได้สูงสุด 30,000 บาท
หากรายได้ 100 ล้านบาท หักได้สูงสุด 300,000 บาท
ค่าอาหารกับลูกค้าต้องมีเอกสารอะไรบ้างจึงจะหักภาษีได้?
ต้องมีใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีจากร้านอาหาร พร้อมบันทึกระบุชื่อและตำแหน่งของลูกค้าที่ร่วมรับประทาน บริษัทของลูกค้า วัตถุประสงค์ทางธุรกิจของการพบปะ
และลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติของบริษัท หากขาดเอกสารใดเอกสารหนึ่ง
กรมสรรพากรอาจปฏิเสธการหักค่าใช้จ่ายรายการนั้น
ค่ากอล์ฟกับลูกค้านับเป็นค่ารับรองได้หรือไม่?
ได้ ค่าสนามกอล์ฟ ค่าเช่าไม้กอล์ฟ และค่าแคดดี้ที่จ่ายในการรับรองลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจ นับเป็นค่ารับรองได้ภายใต้เพดาน 0.3%
แต่ต้องมีเอกสารครบถ้วนระบุว่าใครเป็นผู้รับการรับรองและมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอะไร
ค่าใช้จ่ายที่เจ้าของเล่นกอล์ฟคนเดียวหรือกับครอบครัวไม่นับ
ของขวัญปีใหม่ที่ให้ลูกค้าหักเป็นค่ารับรองได้หรือไม่?
ได้ ของขวัญที่มอบให้ลูกค้าเนื่องในเทศกาลปีใหม่หรือสงกรานต์ในฐานะการรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ หักเป็นค่ารับรองได้ภายใต้เพดาน 0.3% โดยต้องระบุรายชื่อผู้รับ บริษัท
และมูลค่าของขวัญ รวมถึงมีใบเสร็จประกอบ หากเป็นของขวัญที่มีโลโก้บริษัทพิมพ์บน
อาจโต้แย้งว่าเป็นค่าโฆษณาได้ ซึ่งหักได้ทั้งจำนวนไม่มีเพดาน
ถ้าค่ารับรองเกินเพดาน 0.3% จะต้องทำอย่างไร?
ส่วนที่เกินเพดาน 0.3% ต้องบวกกลับเข้าเป็นรายได้ในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีนิติบุคคล เช่น ถ้าจ่ายค่ารับรองไป 100,000 บาท แต่เพดานอยู่ที่ 60,000 บาท ส่วนเกิน 40,000
บาทต้องนำมารวมคำนวณภาษี โดยควรปรับปรุงในแบบ ภ.ง.ด. 50
และบันทึกในงบการเงินให้ถูกต้อง
ค่าจัดเลี้ยงพนักงานในบริษัทตัวเองถือเป็นค่ารับรองหรือไม่?
ไม่ถือเป็นค่ารับรอง ค่าเลี้ยงพนักงานในบริษัทถือเป็นค่าสวัสดิการพนักงาน ซึ่งหักได้ทั้งจำนวนโดยไม่มีเพดาน 0.3% แต่ต้องเป็นสวัสดิการที่จัดให้พนักงานอย่างเป็นระบบและเท่าเทียม
ไม่ใช่จัดให้เฉพาะผู้บริหารหรือเจ้าของ และต้องมีเอกสารประกอบที่ชัดเจน
เมื่อเริ่มมีธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับหลายประเภทภาษีพร้อมกัน การวางแผนภาษีอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้อย่างมั่นใจมากขึ้น