ในการทำธุรกิจซื้อขายสินค้าหรือให้บริการแบบให้เครดิต (Credit Term) ปัญหาการเจอ "หนี้เสีย หรือหนี้ค้างชำระนาน" เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงได้ยาก
เมื่อถึงจุดหนึ่งที่มั่นใจว่าทวงถามอย่างไรก็ไม่ได้เงินคืน บริษัทจำเป็นต้องตัดบัญชีลูกหนี้นั้นออกไป
แต่ทราบหรือไม่ว่าการลง "จำหน่ายหนี้สูญ (Bad Debt Write-Off)" ในทางบัญชี เพื่อลดกำไรนั้น หากทำไม่ถูกหลักเกณฑ์สรรพากรจะถือเป็น "รายจ่ายต้องห้าม" และโดนบวกกลับไปคิดภาษีทันที
สารบัญบทความ
ความต่างของ "หนี้สงสัยจะสูญ" vs "หนี้สูญ"
- หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts): เป็นการคาดการณ์ทางบัญชีว่าจะทวงไม่ได้ โดยตั้งเป็น "สำรองหนี้สูญ" ในงบการเงิน รายการนี้ในทางภาษี ถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม 100% (ต้องบวกกลับตอนคำนวณภาษีประจำปี)
- หนี้สูญ (Bad Debt): คือการตัดบัญชีลูกหนี้รายนั้นออกไปอย่างถาวรตามเกณฑ์กฎหมาย ซึ่งหากทำตามเกณฑ์กฎกระทรวง ฉบับที่ 186 จะสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้จริง
หลักเกณฑ์การตัดหนี้สูญตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (แก้ไขเพิ่มเติมโดยฉบับที่ 374 พ.ศ. 2564)
สรรพากรแบ่งเกณฑ์การตัดหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีออกเป็น 3 ระดับ ตามมูลค่าหนี้ของลูกหนี้แต่ละราย ตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 374 (พ.ศ. 2564)
ซึ่งใช้บังคับสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีที่เริ่มในหรือหลังวันที่ 1 มกราคม 2563 เป็นต้นไป
(ทุกระดับต้องเป็นหนี้จากการประกอบกิจการตามปกติ เคยนำมารวมคำนวณเป็นรายได้แล้ว และยังไม่ขาดอายุความ) ดังนี้:
ระดับที่ 1: หนี้มีจำนวนไม่เกิน 200,000 บาทต่อราย (ระดับเล็ก)
เป็นเกณฑ์ที่ง่ายที่สุด เหมาะสำหรับหนี้การค้าทั่วไปของ SME มีขั้นตอนปฏิบัติคือ:
- ต้องทวงถามหนี้ตามสมควรแก่กรณีแล้ว โดยมีหลักฐานการติดตามทวงถามชัดเจน (แนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 2 ครั้ง เช่น จดหมายทวงถามพร้อมใบตอบรับไปรษณีย์)
- แต่ไม่ได้เงินคืน และหากจะฟ้องร้องคดี ค่าใช้จ่ายในการฟ้องร้องน่าจะสูงกว่ายอดหนี้ที่จะได้รับคืน
- ไม่ต้องฟ้องร้องคดีต่อศาล ผู้จัดการหรือกรรมการผู้จัดการมีอำนาจสั่งอนุมัติให้จำหน่ายเป็นหนี้สูญได้เลย
ระดับที่ 2: หนี้มีจำนวนเกิน 200,000 บาท แต่ไม่เกิน 2,000,000 บาทต่อราย (ระดับกลาง)
มีขั้นตอนที่เข้มงวดขึ้นมาอีกระดับ:
- ต้องติดตามทวงถามหนี้อย่างมีหลักฐานส่งเป็นหนังสือตอบรับแล้วไม่ได้เงินคืน
- ต้องดำเนินการฟ้องร้องทางกฎหมาย ในคดีแพ่ง หรือยื่นคำขอเฉลี่ยหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้อง หรือฟ้องคดีล้มละลาย/ยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีล้มละลายก็ได้
- เมื่อศาลมีคำสั่งรับฟ้อง หรือรับคำขอเฉลี่ยหนี้/คำขอรับชำระหนี้แล้ว บริษัทจึงจะสามารถจำหน่ายเป็นหนี้สูญได้ โดยไม่ต้องรอคำพิพากษาถึงที่สุด
- กรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการต้องมีคำสั่งอนุมัติให้จำหน่ายหนี้สูญ ภายใน 30 วัน นับแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีนั้น
ระดับที่ 3: หนี้มีจำนวนเกิน 2,000,000 บาทต่อราย (ระดับใหญ่)
เป็นพิกัดหนี้ขนาดใหญ่ที่สรรพากรตรวจสอบละเอียดที่สุด โดยต้องมีการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ (นอกเหนือจากเงื่อนไขพื้นฐานร่วม):
- เส้นทางบังคับคดีแพ่ง: ฟ้องคดีแพ่งจนศาลออกหมายบังคับคดีแล้ว และมีรายงานการบังคับคดีครั้งแรกของเจ้าพนักงานบังคับคดีที่แสดงว่าลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินจะชำระหนี้ได้ — ไม่จำเป็นต้องบังคับคดีจนถึงที่สุดหรือรอคำพิพากษาถึงที่สุด (นี่คือจุดที่กฎกระทรวงฉบับที่ 374 ผ่อนคลายจากเกณฑ์เดิม)
- เส้นทางล้มละลาย: ศาลมีคำสั่งเห็นชอบการประนอมหนี้กับลูกหนี้ หรือลูกหนี้ถูกศาลพิพากษาให้เป็นบุคคลล้มละลายและมีการแบ่งทรัพย์สินของลูกหนี้ครั้งแรกหรือศาลมีคำสั่งปิดคดีแล้ว
- กรณีอื่น: ลูกหนี้ถึงแก่ความตายหรือสาบสูญและไม่มีทรัพย์สินจะชำระหนี้ได้ หรือลูกหนี้เลิกกิจการและมีเจ้าหนี้บุริมสิทธิรายอื่นเรียกเก็บก่อนจนไม่เหลือทรัพย์สินพอชำระ
ข้อมูล ณ ปี 2569 สรุปจากตัวบทกฎกระทรวงฉบับที่ 374 (พ.ศ. 2564) ที่แก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่ 186 (พ.ศ. 2534) เงื่อนไขและเอกสารประกอบอาจมีรายละเอียดเพิ่มเติมตามแนวปฏิบัติของกรมสรรพากร
ควรตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนดำเนินการจริง
ตารางสรุปเกณฑ์การตัดหนี้สูญทางภาษี
| ยอดหนี้ต่อราย | ข้อบังคับทางกฎหมาย | เอกสารหลักฐานสำคัญที่สรรพากรตรวจ |
|---|---|---|
| ไม่เกิน 200,000 บาท | ทวงถามตามสมควรแล้ว + ฟ้องร้องไม่คุ้มค่าใช้จ่าย (ไม่ต้องฟ้องศาล) | หนังสือทวงถาม (แนะนำอย่างน้อย 2 ครั้ง พร้อมใบตอบรับไปรษณีย์), บันทึกเหตุผลที่ฟ้องร้องไม่คุ้ม |
| เกิน 200,000 - 2,000,000 บาท | ฟ้องแพ่ง/ล้มละลาย + ศาลมีคำสั่งรับฟ้องแล้ว (ไม่ต้องรอคำพิพากษา) + มติกรรมการอนุมัติภายใน 30 วันหลังสิ้นรอบบัญชี | ใบรับคำฟ้อง/คำสั่งรับคำขอของศาล, มติกรรมการอนุมัติ |
| เกิน 2,000,000 บาท | หมายบังคับคดี + รายงานการบังคับคดีครั้งแรกของเจ้าพนักงานบังคับคดี (ไม่ต้องบังคับคดีจนถึงที่สุด) หรือคำพิพากษาล้มละลาย + แบ่งทรัพย์สิน/ปิดคดี | หมายบังคับคดี, รายงานเจ้าพนักงานบังคับคดี, คำพิพากษาล้มละลาย (ถ้ามี) |
การปรับปรุงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ของหนี้สูญ
นอกจากประโยชน์ในด้านภาษีเงินได้นิติบุคคลแล้ว เมื่อจำหน่ายหนี้สูญที่เสีย VAT ไปแล้วได้สำเร็จอย่างถูกกฎหมาย บริษัทมีสิทธิ์นำ
ภาษีขายที่เคยนำส่งสรรพากรไปแล้วในอดีตมาหักออกจากภาษีขายในเดือนที่ตัดหนี้สูญได้ (ทำผ่านแบบ ภ.พ.30)
ซึ่งเป็นการช่วยดึงกระแสเงินสดคืนกลับมาให้แก่กิจการ
สรุปคำแนะนำปฏิบัติ
ก่อนจะทำการตัดหนี้สูญออกจากระบบบัญชี 1) ตรวจสอบขนาดหนี้ของลูกหนี้แต่ละรายเพื่อเลือกขั้นตอนให้ถูกระดับ 2) จัดเตรียมหลักฐานการทวงหนี้ เช่น
จดหมายแจ้งหนี้และใบตอบรับไปรษณีย์เก็บไว้ทุกครั้ง และ 3)
ทำงานประสานงานร่วมกับสำนักงานกฎหมายและสำนักงานบัญชีเพื่อเตรียมเอกสารฟ้องร้องหรือสืบทรัพย์ให้ครบถ้วนก่อนจะลงมติจำหน่ายหนี้สูญปลายปี
ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง
บทความเรื่อง วิธีจำหน่ายหนี้สูญออกจากบัญชีให้ถูกต้องตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 374 แก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่ 186 (ไม่โดนบวกกลับ) ควรใช้เป็นแนวทางจัดระบบเอกสารและตัวเลขจริง
ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์เท่านั้น
เพราะคุณภาพบัญชีวัดจากการกระทบยอดได้และเจ้าของกิจการนำตัวเลขไปตัดสินใจได้
เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ
- รวบรวมเอกสารขาย ซื้อ ค่าใช้จ่าย ธนาคาร และรายการเจ้าของสำรองจ่ายให้ครบตามรอบเดือน
- กระทบยอดรายงานบัญชีกับรายการเดินบัญชีธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และสินทรัพย์
- ตรวจว่ารายงานที่ได้รับช่วยตอบคำถามธุรกิจได้ เช่น กำไร กระแสเงินสด ภาษีค้างจ่าย และเอกสารที่ยังขาด
ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง
- ส่งเอกสารให้บัญชีเฉพาะตอนใกล้ยื่นภาษีหรือปิดงบ ทำให้แก้รายการผิดยาก
- บันทึกค่าใช้จ่ายโดยไม่มีใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานผู้รับเงินชัดเจน
- ดูเฉพาะกำไรขาดทุน แต่ไม่ตรวจเงินสด ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และภาษีที่ต้องจ่ายจริง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: บริการจดทะเบียนและข้อมูลนิติบุคคล
- กรมสรรพากร: ภาษีเงินได้นิติบุคคล
- กรมสรรพากร: ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
การจัดระบบเอกสารและส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชีตรวจสม่ำเสมอมีข้อดีอย่างไร?
ช่วยให้กิจการมีงบการเงินและตัวเลขที่อัปเดตสำหรับใช้วิเคราะห์ผลกำไรขาดทุนและสภาพคล่องเพื่อตัดสินใจทางธุรกิจได้ทันท่วงที
อีกทั้งยังช่วยให้สามารถตรวจพบข้อผิดพลาดหรือเอกสารสูญหายได้เร็ว และปิดงบการเงินประจำปีได้เสร็จทันตามที่กฎหมายกำหนด
เอกสารขั้นพื้นฐานที่ผู้ประกอบการนิติบุคคลต้องรวบรวมเพื่อส่งทำบัญชีรายเดือนประกอบด้วยอะไรบ้าง?
เอกสารรายได้ (ใบกำกับภาษีขาย, ใบเสร็จรับเงิน), เอกสารรายจ่าย (ใบกำกับภาษีซื้อ, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่าย), หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ),
ใบแสดงรายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement),
และเอกสารเกี่ยวกับการจ้างงานและประกันสังคม
หากข้อมูลในงบทดลองหรือบัญชีแยกประเภททั่วไปไม่ตรงกับหลักฐานภายนอก ควรมีขั้นตอนตรวจสอบอย่างไร?
ให้เริ่มทำรายการกระทบยอด (Reconciliation) ระหว่างบัญชีคุมในแยกประเภทกับเอกสารภายนอก เช่น ยอดเงินฝากธนาคารกับ Bank Statement, ยอดลูกหนี้/เจ้าหนี้การค้ากับใบเสร็จค้างรับ/ค้างจ่าย
เพื่อหาจุดคลาดเคลื่อนของตัวเลขและทำการบันทึกปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง
สิ่งใดควรตรวจเพิ่มเติมก่อนใช้เรื่อง วิธีจำหน่ายหนี้สูญออกจากบัญชีให้ถูกต้องตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 374 แก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่ 186 (ไม่โดนบวกกลับ)
ตรวจข้อเท็จจริง เอกสารต้นทาง วันที่มีผล และข้อกำหนดฉบับปัจจุบันที่เกี่ยวกับ วิธีจำหน่ายหนี้สูญออกจากบัญชีให้ถูกต้องตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 374 แก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่ 186
(ไม่โดนบวกกลับ) พร้อมระบุผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจหรือยื่นข้อมูล
งานบัญชีและภาษีของธุรกิจเฉพาะทางมักมีรายละเอียดที่แตกต่างจากธุรกิจทั่วไป จึงควรมีผู้เชี่ยวชาญช่วยตรวจสอบอย่างใกล้ชิด ทีม A Plus Me มี
บริการให้คำปรึกษาด้านบัญชีและภาษีสำหรับธุรกิจแต่ละประเภทให้เลือกใช้ตามความเหมาะสม