หนี้ที่ลูกหนี้ไม่ชำระเป็นเวลานานและไม่มีทางได้รับเงินคืน สามารถตัดออกเป็น 'หนี้สูญ' เพื่อนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ แต่ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขของกฎกระทรวงอย่างเคร่งครัด
บทความนี้อธิบายทุกขั้นตอนที่นักบัญชีและเจ้าของกิจการต้องรู้
สารบัญบทความ
- หนี้สูญคืออะไร และทำไมต้องตัดก่อนสิ้นปี
- เงื่อนไขการตัดหนี้สูญตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (แก้ไขเพิ่มเติมโดยฉบับที่ 374 พ.ศ. 2564)
- เอกสารที่ต้องเตรียมก่อนตัดหนี้สูญ
- ขั้นตอนการตัดหนี้สูญอย่างถูกต้อง
- ความแตกต่างระหว่างค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ และหนี้สูญ
- ผลกระทบต่อภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
- ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง
- แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
หนี้สูญคืออะไร และทำไมต้องตัดก่อนสิ้นปี
หนี้สูญ (Bad Debt) คือลูกหนี้การค้าที่บริษัทไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้จริง ไม่ว่าจะเพราะลูกหนี้ล้มละลาย เสียชีวิต หรือหนีหายไป ในทางบัญชี หนี้สูญถือเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจ
แต่ในทางภาษี
กรมสรรพากรกำหนดเงื่อนไขเฉพาะสำหรับการตัดหนี้สูญออกจากรายได้ตาม มาตรา 65 ทวิ(9) แห่งประมวลรัษฎากร ประกอบกับ กฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (พ.ศ. 2534)
หากไม่ตัดหนี้สูญภายในปีบัญชี ยอดหนี้นั้นยังคงนับเป็นรายได้ที่ยังไม่ได้รับ ซึ่งส่งผลให้กำไรสุทธิสูงกว่าความเป็นจริง และบริษัทต้องเสียภาษีจากรายได้ที่ไม่เคยได้รับจริง
เงื่อนไขการตัดหนี้สูญตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (แก้ไขเพิ่มเติมโดยฉบับที่ 374 พ.ศ. 2564)
กฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (พ.ศ. 2534) ออกตามมาตรา 65 ทวิ (9) แห่งประมวลรัษฎากร ได้รับการแก้ไขเพิ่มเติมโดยกฎกระทรวง ฉบับที่ 374 (พ.ศ. 2564)
ใช้บังคับสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีที่เริ่มในหรือหลังวันที่ 1 มกราคม 2563 เป็นต้นไป
โดยแบ่งเงื่อนไขการตัดหนี้สูญเป็น 3 ระดับตามมูลค่าหนี้ของลูกหนี้แต่ละราย (ทุกระดับต้องเป็นหนี้จากการประกอบกิจการตามปกติ เคยนำมารวมคำนวณเป็นรายได้แล้ว และยังไม่ขาดอายุความ) ดังนี้
| มูลค่าหนี้ต่อราย | เงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติ |
|---|---|
| ไม่เกิน 200,000 บาท | ไม่ต้องฟ้องร้อง เพียงมีหลักฐานการติดตามทวงถามตามสมควรแก่กรณี (แนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 2 ครั้ง) แต่ไม่ได้รับชำระ และหากฟ้องร้องจะเสียค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับคืน |
| เกิน 200,000 บาท ถึง 2,000,000 บาท | ต้องฟ้องคดีแพ่ง (หรือคดีล้มละลาย) และศาลมีคำสั่งรับฟ้อง/รับคำขอไว้แล้ว โดยไม่ต้องรอคำพิพากษาถึงที่สุด และกรรมการ/หุ้นส่วนผู้จัดการต้องมีคำสั่งอนุมัติตัดหนี้สูญภายใน 30 วันนับแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีนั้น |
| เกิน 2,000,000 บาท | ต้องมีหมายบังคับคดีของศาลและรายงานการบังคับคดีครั้งแรกของเจ้าพนักงานบังคับคดีว่าลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินจะชำระหนี้ได้ หรือศาลพิพากษาให้ลูกหนี้ล้มละลายและมีการแบ่งทรัพย์สินครั้งแรกหรือปิดคดีแล้ว (หรือกรณีลูกหนี้ถึงแก่ความตาย/สาบสูญและไม่มีทรัพย์สินใดจะชำระหนี้ได้) |
ข้อมูล ณ ปี 2569 สรุปจากตัวบทกฎกระทรวงฉบับที่ 374 (พ.ศ. 2564) เงื่อนไขและเอกสารประกอบอาจมีรายละเอียดเพิ่มเติมตามแนวปฏิบัติของกรมสรรพากร
ควรตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนดำเนินการจริง
เอกสารที่ต้องเตรียมก่อนตัดหนี้สูญ
การตัดหนี้สูญที่จะผ่านการตรวจสอบของกรมสรรพากรต้องมีหลักฐานครบถ้วนดังนี้
- ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับและสัญญาการค้าที่เกี่ยวข้อง
- จดหมายทวงหนี้อย่างน้อย 2 ฉบับ (ส่งไปรษณีย์ลงทะเบียนเพื่อมีหลักฐาน)
- บันทึกการโทรศัพท์ติดตามหนี้ หรืออีเมลโต้ตอบ
- เอกสารแสดงสถานะลูกหนี้ เช่น หนังสือแจ้งล้มละลาย คำสั่งศาล หรือหนังสือมรณบัตร
- สำหรับหนี้เกิน 200,000 ถึง 2,000,000 บาท: เอกสารคำฟ้องคดีแพ่ง/คดีล้มละลายที่ศาลมีคำสั่งรับฟ้องแล้ว และมติกรรมการอนุมัติตัดหนี้สูญภายใน 30 วันหลังสิ้นรอบบัญชี
- สำหรับหนี้เกิน 2,000,000 บาท: หมายบังคับคดีและรายงานการบังคับคดีครั้งแรกของเจ้าพนักงานบังคับคดี หรือคำพิพากษาให้ลูกหนี้ล้มละลายพร้อมหลักฐานการแบ่งทรัพย์สิน/ปิดคดี
- มติคณะกรรมการบริษัทอนุมัติการตัดหนี้สูญ (กรณีบริษัทจำกัด)
ขั้นตอนการตัดหนี้สูญอย่างถูกต้อง
เพื่อให้การตัดหนี้สูญเป็นที่ยอมรับทั้งในทางบัญชีและภาษี ควรดำเนินการตามขั้นตอนนี้
- ขั้นที่ 1 รวบรวมหลักฐาน: รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่แสดงว่าได้ดำเนินการติดตามหนี้อย่างจริงจังแล้ว
- ขั้นที่ 2 ขออนุมัติ: นำเสนอต่อผู้มีอำนาจหรือคณะกรรมการบริษัทเพื่ออนุมัติการตัดจำหน่าย
- ขั้นที่ 3 บันทึกบัญชี: บันทึกรายการ Dr. ค่าหนี้สูญ / Cr. ลูกหนี้การค้า ในสมุดบัญชีก่อนสิ้นรอบบัญชี
- ขั้นที่ 4 กรอกแบบภาษี: แสดงค่าหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายในแบบ ภ.ง.ด.50 ประจำปี
- ขั้นที่ 5 เก็บเอกสาร: เก็บหลักฐานทั้งหมดไว้อย่างน้อย 5 ปีเพื่อรองรับการตรวจสอบของสรรพากร
ความแตกต่างระหว่างค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ และหนี้สูญ
หลายธุรกิจสับสนระหว่างสองรายการนี้ ซึ่งมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน
- ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ: ตั้งไว้ล่วงหน้าในทางบัญชีตามมาตรฐาน TFRS แต่กรมสรรพากรไม่ยอมรับเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีในปีที่ตั้งสำรอง
- หนี้สูญจริง: ตัดออกจากบัญชีเมื่อพิสูจน์ได้ว่าไม่มีทางเรียกเก็บได้จริง และเป็นไปตามเงื่อนไขกฎกระทรวง 186 จึงนำมาหักภาษีได้
ผลกระทบต่อภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
หากลูกหนี้ที่ตัดเป็นหนี้สูญเคยออกใบกำกับภาษีและเสีย VAT ไปแล้ว บริษัทสามารถขอคืน VAT ได้โดยออก ใบลดหนี้ ตามมาตรา 82/10 แห่งประมวลรัษฎากร
แต่ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขและระยะเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด ควรปรึกษานักบัญชีก่อนดำเนินการ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง
- ตัดหนี้สูญโดยไม่มีหลักฐานการทวงถาม → สรรพากรจะไม่ยอมรับและอาจปรับ
- เลือกใช้เกณฑ์ผิดขนาดหนี้ เช่น ใช้วิธีทวงถามอย่างเดียวกับหนี้ที่เกิน 200,000 บาท ทั้งที่ต้องฟ้องศาลตามเกณฑ์ที่สูงกว่า → เอกสารไม่ครบเงื่อนไข สรรพากรบวกกลับเป็นรายได้
- ลืมออกใบลดหนี้ VAT → เสียโอกาสขอภาษีซื้อคืน
- ไม่ขอมติคณะกรรมการ → เสี่ยงถูกตรวจสอบและปฏิเสธค่าใช้จ่าย
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
หนี้เกิน 200,000 บาท ต้องฟ้องศาลก่อนตัดหนี้สูญเสมอไปหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับขนาดหนี้ตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (แก้ไขเพิ่มเติมโดยฉบับที่ 374 พ.ศ. 2564) หนี้เกิน 200,000 ถึง 2,000,000 บาทต่อราย
เพียงฟ้องคดีแพ่งหรือคดีล้มละลายแล้วศาลมีคำสั่งรับฟ้องก็ตัดหนี้สูญได้ โดยไม่ต้องรอคำพิพากษาถึงที่สุด แต่หนี้เกิน
2,000,000 บาทต่อราย ต้องมีหมายบังคับคดีและรายงานเจ้าพนักงานบังคับคดีว่าลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สิน หรือศาลพิพากษาให้ล้มละลายและมีการแบ่งทรัพย์สินหรือปิดคดีแล้ว
หนี้ที่ค้างมา 3 ปีแต่ไม่เคยทวงถาม ตัดหนี้สูญได้หรือเปล่า?
ไม่ได้โดยตรง กรมสรรพากรต้องการหลักฐานว่าได้ดำเนินการติดตามหนี้อย่างจริงจังแล้ว เช่น จดหมายทวงถามที่ส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน หากไม่มีหลักฐานจะถูกปฏิเสธค่าใช้จ่าย
ตัดหนี้สูญแล้ว หากลูกหนี้มาจ่ายในภายหลังต้องทำอย่างไร?
หากลูกหนี้ที่ตัดหนี้สูญไปแล้วชำระเงินในภายหลัง ต้องบันทึกเงินที่ได้รับเป็นรายได้อื่นในปีที่ได้รับ และเสียภาษีตามปกติ ไม่ถือเป็นการย้อนกลับรายการ
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญหักภาษีได้หรือไม่?
ไม่ได้ในปีที่ตั้งสำรอง กรมสรรพากรยอมรับเฉพาะหนี้สูญที่พิสูจน์ได้จริงและเป็นไปตามเงื่อนไขกฎกระทรวงเท่านั้น
ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่ตั้งในทางบัญชีจะต้องบวกกลับในการคำนวณกำไรสุทธิทางภาษี
ต้องแจ้งกรมสรรพากรก่อนตัดหนี้สูญหรือไม่?
ไม่ต้องแจ้งล่วงหน้า แต่ต้องดำเนินการตามเงื่อนไขกฎกระทรวงและเก็บหลักฐานไว้ให้ครบ กรมสรรพากรจะตรวจสอบหลักฐานเมื่อมีการตรวจภาษีเท่านั้น
ตัดหนี้สูญส่งผลต่อ VAT อย่างไร?
หากเคยออกใบกำกับภาษีและนำส่ง VAT ไปแล้ว สามารถออกใบลดหนี้เพื่อขอคืน VAT ที่นำส่งเกินได้ตามมาตรา 82/10 แต่ต้องดำเนินการภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
หนี้จากบุคคลธรรมดาที่เสียชีวิตแล้ว ตัดหนี้สูญได้เลยหรือไม่?
ตัดได้หากพิสูจน์ได้ว่ากองมรดกไม่มีทรัพย์สินพอชำระหนี้ โดยต้องมีหลักฐานจากกระบวนการจัดการมรดกหรือการแจ้งเจ้าหนี้ตามกฎหมาย พร้อมมติคณะกรรมการอนุมัติ
หลังจากจัดการเรื่องภาษีในแต่ละเดือนเรียบร้อยแล้ว การกลับมาทบทวนภาพรวมทั้งปีร่วมกับบริการที่ปรึกษาภาษีและวางแผนภาษี จะช่วยให้ธุรกิจเตรียมตัวได้ดีขึ้น