การเตรียมงบทดลอง (Trial Balance) และเอกสารประกอบเพื่อส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจงบการเงิน

บทความนี้เขียนสำหรับเจ้าของกิจการ SME ที่กำลังเตรียมปิดงบประจำปีและต้องส่งมอบข้อมูลให้ผู้สอบบัญชี (CPA หรือ TA) เข้าตรวจสอบ คุณจะได้เข้าใจว่างบทดลองคืออะไร ต้องกระทบยอดอะไรบ้าง

ผู้สอบบัญชีมักขอเอกสารอะไร

และควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใดเพื่อให้กระบวนการตรวจสอบเสร็จได้ตรงเวลา

สารบัญบทความ

1. งบทดลอง (Trial Balance) คืออะไร และทำไมต้องดุลก่อนส่งผู้สอบบัญชี
2. ขั้นตอนเตรียมงบทดลองและกระทบยอดบัญชีสำคัญ
3. เอกสารที่ผู้สอบบัญชีมักขอเพื่อประกอบการตรวจสอบ
4. Checklist เตรียมตัวก่อนผู้สอบบัญชีเข้าตรวจ
5. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเตรียมงบส่งผู้สอบบัญชี
6. การส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)
7. ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง
8. แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน
9. ตารางนำบทความไปใช้

งบทดลอง (Trial Balance) คืออะไร และทำไมต้องดุลก่อนส่งผู้สอบบัญชี

งบทดลอง คือรายการสรุปยอดคงเหลือของทุกบัญชีในสมุดแยกประเภท ณ วันสิ้นรอบบัญชี โดยแบ่งเป็นฝั่ง เดบิต และ เครดิต ซึ่งต้องมียอดรวมเท่ากันทั้งสองฝั่งเสมอ จึงเรียกว่า "ดุล"

หลักการง่าย ๆ คือ ทุกรายการที่บันทึกในระบบบัญชีจะมีรายการคู่ (debit = credit) ดังนั้นถ้างบทดลองไม่ดุล แปลว่ามีรายการบันทึกผิด บันทึกไม่ครบ หรือตัวเลขหายไประหว่างทาง

ผู้สอบบัญชีใช้งบทดลองเป็นจุดเริ่มต้นในการตรวจสอบ ถ้ายอดไม่ดุลตั้งแต่แรก ก็ไม่สามารถเดินหน้าตรวจงบได้ และกิจการต้องกลับไปแก้จนกว่าตัวเลขจะถูกต้อง ซึ่งทำให้เสียเวลาทั้งสองฝ่าย

ขั้นตอนเตรียมงบทดลองและกระทบยอดบัญชีสำคัญ

ก่อนส่งงบทดลองให้ผู้สอบบัญชี ควรกระทบยอดบัญชีหลัก 4 หมวดให้ครบก่อน ได้แก่

1. เงินสดและเงินฝากธนาคาร

นำยอดเงินในสมุดบัญชีของบริษัทมาเปรียบกับ Bank Statement ฉบับจริงจากธนาคาร ณ วันสิ้นรอบ รายการที่ต่างกันเช่น เช็คที่ออกแล้วแต่ธนาคารยังไม่ตัดเงิน

หรือดอกเบี้ยที่ธนาคารบันทึกแต่บริษัทยังไม่ได้จัดทำใบรับ ต้องระบุไว้ในใบกระทบยอด (Bank

Reconciliation Statement) พร้อมคำอธิบาย

2. ลูกหนี้การค้า

สรุปรายชื่อลูกหนี้ทุกราย พร้อมยอดคงเหลือและอายุหนี้ (Aging Schedule) ลูกหนี้ที่ค้างนานผิดปกติจะถูกผู้สอบบัญชีถามถึงสถานะว่าเก็บเงินได้จริงหรือไม่

และอาจต้องตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญ

3. เจ้าหนี้การค้า

สรุปยอดเจ้าหนี้แต่ละราย เปรียบกับใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระ ถ้ายอดในบัญชีไม่ตรงกับเอกสารใบแจ้งหนี้ ต้องหาสาเหตุและแก้ไขก่อนส่งตรวจ

4. สินค้าคงเหลือ (สต๊อก)

ตัดยอดสต๊อกด้วยการนับจริง ณ วันสิ้นปี แล้วเปรียบกับยอดที่ระบบบัญชีแสดง ถ้าต่างกันต้องหาต้นเหตุ เช่น ของสูญหาย ของเสียหาย หรือบันทึกรับ-จ่ายผิดพลาด

เอกสารที่ผู้สอบบัญชีมักขอเพื่อประกอบการตรวจสอบ

ผู้สอบบัญชีไม่ได้ตรวจทุกใบบิลแบบเท่ากัน แต่จะเน้นรายการที่มีมูลค่าสูง รายการผิดปกติ และรายการประเภทที่มีความเสี่ยง เอกสารที่มักถูกขอมีดังนี้

Checklist เตรียมตัวก่อนผู้สอบบัญชีเข้าตรวจ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเตรียมงบส่งผู้สอบบัญชี

• ส่งงบทดลองที่ยังไม่ปรับปรุงสิ้นปี เช่น ยังไม่ตัดค่าเสื่อมราคา ยังไม่บันทึกค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หรือยังไม่ตัดรายได้รับล่วงหน้า ทำให้ตัวเลขในงบไม่ตรงกับความเป็นจริง
• ธนาคารไม่ตรงแต่ไม่มีใบกระทบยอด หลายกิจการทราบว่ายอดต่างกัน แต่ไม่ได้จัดทำเอกสารอธิบาย ทำให้ผู้สอบบัญชีตรวจต่อไม่ได้จนกว่าจะได้รับคำอธิบาย
• ลูกหนี้ค้างนานปีโดยไม่มีแผนรองรับ หากลูกหนี้ค้างมาหลายปีและไม่มีหลักฐานว่ายังติดตามทวงถาม ผู้สอบบัญชีอาจขอให้ตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญซึ่งกระทบกำไรในงบ
• บิลหาย หรือมีรายจ่ายที่ไม่มีเอกสาร รายการที่ไม่มีใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรองรับ ผู้สอบบัญชีไม่สามารถยืนยันได้ว่าเป็นรายจ่ายจริงของกิจการ
• ไม่ได้แจ้งลูกค้าล่วงหน้าเรื่องหนังสือยืนยันยอด เมื่อผู้สอบบัญชีส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ออกไป แต่ลูกค้าไม่ตอบกลับเพราะไม่ทราบมาก่อน ทำให้กระบวนการตรวจสอบล่าช้า
• ส่งเอกสารกระจัดกระจาย ไม่จัดหมวดหมู่ เมื่อผู้สอบบัญชีขอเอกสารเฉพาะจุด ถ้าแฟ้มยุ่งเหยิงก็ต้องเสียเวลาค้นหา ซึ่งทำให้ค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบสูงขึ้นและอาจล่าช้ากว่ากำหนด

การส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)

หลังจากผู้สอบบัญชีลงนามรับรองงบการเงินแล้ว กิจการมีหน้าที่นำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ภายในกำหนดเวลาที่กฎหมายกำหนด

กำหนดเวลาที่แน่ชัดขึ้นอยู่กับประเภทนิติบุคคลและรอบบัญชีของแต่ละกิจการ

ควรตรวจสอบกำหนดส่งที่ถูกต้องกับผู้สอบบัญชีหรือสำนักงานบัญชีที่ดูแลก่อนเสมอ เพราะหากส่งช้ากว่าที่กฎหมายกำหนดอาจมีค่าปรับตามมา

ดังนั้นการวางแผนให้ผู้สอบบัญชีมีเวลาตรวจสอบอย่างเพียงพอก่อนถึงกำหนด จึงเริ่มต้นตั้งแต่การเตรียมเอกสารและงบทดลองให้พร้อมตั้งแต่ต้น ไม่ใช่รอให้ผู้สอบบัญชีมาถึงก่อนแล้วค่อยวุ่นวายหา

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง การเตรียมงบทดลองและเอกสารส่งผู้สอบบัญชี ควรนำมาเปรียบเทียบและปรับปรุงกับระบบเอกสารและการดำเนินการจริงภายในองค์กรของคุณอย่างสม่ำเสมอ

โดยใช้จุดเช็กลิสต์และแนวทางหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังนี้:

แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน

• สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐานการสอบบัญชีและการรายงานของ CPA/TA
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: หน้าที่ของผู้จัดทำบัญชีและผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี

ตารางนำบทความไปใช้

ประเด็น	สิ่งที่ต้องตรวจ	ผลที่ต้องบันทึก
งบทดลอง (Trial Balance) คืออะไร และทำไมต้องดุลก่อนส่งผู้สอบบัญชี	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
ขั้นตอนเตรียมงบทดลองและกระทบยอดบัญชีสำคัญ	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
เอกสารที่ผู้สอบบัญชีมักขอเพื่อประกอบการตรวจสอบ	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ การเตรียมงบทดลองและเอกสารส่งผู้สอบบัญชี

ผู้สอบบัญชีภาษีอากร (TA) สามารถตรวจสอบงบการเงินประเภทใดได้บ้าง?

TA สามารถตรวจสอบและรับรองงบการเงินของห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนที่ครบทั้งสามเงื่อนไข ได้แก่ ทุนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30

ล้านบาท ต่อรอบปีบัญชี ทั้งสามเกณฑ์ต้องเป็นไปพร้อมกัน

หากผู้สอบบัญชีขอเอกสารเพิ่มกลางคันแต่หาบิลจ่ายจริงไม่เจอควรทำอย่างไร?

ให้ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือใบสำคัญรับเงินที่มีการเซ็นรับรองจากกรรมการพร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินประกอบ

สิ่งใดควรตรวจเพิ่มเติมก่อนใช้เรื่อง การเตรียมงบทดลอง (Trial Balance) และเอกสารประกอบเพื่อส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจงบการเงิน

ตรวจข้อเท็จจริง เอกสารต้นทาง วันที่มีผล และข้อกำหนดฉบับปัจจุบันที่เกี่ยวกับ การเตรียมงบทดลอง (Trial Balance) และเอกสารประกอบเพื่อส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจงบการเงิน

พร้อมระบุผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจหรือยื่นข้อมูล

สิ่งใดควรตรวจเพิ่มเติมก่อนใช้เรื่อง การเตรียมงบทดลอง (Trial Balance) และเอกสารประกอบเพื่อส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจงบการเงิน

ตรวจข้อเท็จจริง เอกสารต้นทาง วันที่มีผล และข้อกำหนดฉบับปัจจุบันที่เกี่ยวกับ การเตรียมงบทดลอง (Trial Balance) และเอกสารประกอบเพื่อส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจงบการเงิน

พร้อมระบุผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจหรือยื่นข้อมูล

การดูแลบัญชีและภาษีให้ครบทุกเดือนต้องอาศัยเวลาและความละเอียดพอสมควร แพ็กเกจดูแลบัญชีรายเดือนของ A Plus Me จึงถูกออกแบบมาเพื่อช่วยรับผิดชอบงานส่วนนี้แทนเจ้าของกิจการ