ธุรกิจบริการขายเวลาและความเชี่ยวชาญ แต่หลายบริษัทไม่เคยรู้ว่าทีมใช้เวลาจริงกับลูกค้าแต่ละรายเท่าไร Timesheet ช่วยเปลี่ยนชั่วโมงทำงานให้เป็นข้อมูลต้นทุน เพื่อวัดกำไรและปรับราคางานได้แม่นขึ้น

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • billable hours
  • timesheet
  • utilization

แยก billable และ non-billable hours

ควรแยกชั่วโมงที่คิดเงินลูกค้าได้ ออกจากชั่วโมง internal, admin, training หรือแก้งานที่ไม่คิดเงิน เพื่อวิเคราะห์ utilization ของทีม

จุดที่ต้องตกลงก่อนออกใบแจ้งหนี้คือ billable hours, non-billable hours, project code, hourly cost, utilization เพราะเป็นฐานให้บัญชีแยกรายได้ ต้นทุน และภาษีได้ตรงกับข้อเท็จจริงของงาน

  • billable hours
  • non-billable hours
  • project code
  • hourly cost
  • utilization

ผูกชั่วโมงกับ project code

เมื่อทุกชั่วโมงถูกผูกกับ project code บัญชีสามารถปันส่วนต้นทุนทีมไปยังโครงการและเทียบกับรายได้ของงานนั้นได้

เอกสารที่ควรเก็บคู่กันคือ timesheet, ใบเสนอราคา, แผนงาน, รายงานส่งมอบ, รายงานเงินเดือนทีม เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ทั้งตอนปิดบัญชีรายเดือน ยื่น VAT หักภาษี ณ ที่จ่าย และปิดงบประจำปี

  • timesheet
  • ใบเสนอราคา
  • แผนงาน
  • รายงานส่งมอบ
  • รายงานเงินเดือนทีม

ใช้ timesheet ปรับราคาและ staffing

ถ้างานบางประเภทใช้ชั่วโมงมากเกินงบ ควรปรับ scope ราคา หรือจัดทีมใหม่ ไม่ใช่ปล่อยให้ทีมทำงานหนักแต่กำไรต่ำทุกเดือน

รายงานที่เจ้าของกิจการควรดูทุกเดือน ได้แก่ utilization, ชั่วโมงต่อโปรเจกต์, ต้นทุนชั่วโมง, margin ต่อโปรเจกต์, ชั่วโมงงานแก้ เพื่อรู้ว่ากำไรจริงมาจากลูกค้าใด โครงการใด และงานใดกำลังกินเงินสด

  • utilization
  • ชั่วโมงต่อโปรเจกต์
  • ต้นทุนชั่วโมง
  • margin ต่อโปรเจกต์
  • ชั่วโมงงานแก้

ตารางโครงสร้างการแปลงชั่วโมงทำงานเป็นต้นทุนแรงงาน (Labor Costing Conversion Matrix)

การคิดมูลค่าของชั่วโมงงานพัฒนาโครงการและการกระทบยอดเวลารายบุคคล:

ตำแหน่งงาน / ทีมงาน (Staff Role) อัตราต้นทุนต่อชั่วโมงปกติ (Labor Cost/Hour) วิธีจัดสรรเข้าโครงการ (GL Allocation Method) วิธีการควบคุมและกระทบยอดรายงานสะสม
ทีมบริหารงานโครงการ (PM) 800 - 1,200 บาท / ชั่วโมง ปันส่วนเข้าเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหารโครงการแยกตามรหัสงาน (Project ID) กระทบยอดเวลาทำงานรวมของ PM ทุกคนไม่ให้เกิน 160 ชั่วโมงทำงานต่อเดือน
ทีมงานด้านเทคนิค / นักออกแบบ 500 - 800 บาท / ชั่วโมง ปันส่วนเข้าเป็นต้นทุนบริการตรงของแต่ละโครงการที่ปฏิบัติงานจริง สอบทานรายงานสรุปชั่วโมงทำงานรายสัปดาห์และอนุมัติโดยหัวหน้าทีม
ทีมงานสนับสนุน / ธุรการโครงการ 300 - 500 บาท / ชั่วโมง ปันส่วนเข้าค่าใช้จ่ายสนับสนุนสะสมโครงการหรือบันทึกเป็นต้นทุนส่วนกลาง ตรวจสอบรายงานบันทึกเวลากลางเทียบกับตารางวันหยุดของบริษัท

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • กำหนด project code
  • บันทึก timesheet รายสัปดาห์
  • แยก billable/non-billable
  • คำนวณ hourly cost
  • รีวิว utilization รายเดือน

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ทีมเล็กต้องทำ timesheet ไหม

ควรเริ่มแบบง่ายกับงานโครงการหรือลูกค้ารายใหญ่ เพราะช่วยเห็นต้นทุนจริงและงานที่กำลังขาดทุน

Timesheet ต้องละเอียดระดับนาทีไหม

ไม่จำเป็นเสมอไป เริ่มเป็นช่วงเวลา 15 หรือ 30 นาทีพอให้วิเคราะห์ต้นทุนและพฤติกรรมงานได้

ควรส่งข้อมูลอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

ควรส่งสัญญา ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบหัก ณ ที่จ่าย รายงานต้นทุนโครงการ และหลักฐานรับจ่ายเงินของเดือนนั้น