ธุรกิจบริการมักใช้ฟรีแลนซ์หรือซัพคอนแทรกเตอร์เพื่อทำงานเฉพาะทาง เช่น design, copywriting, production, research หรือ development หากไม่มีระบบคุมต้นทุน รายจ่ายเหล่านี้จะตกหล่นจากกำไรต่อโปรเจกต์และเอกสารภาษีอาจไม่ครบ
สรุปประเด็นที่ควรรู้
- ประเภทผู้รับเงิน
- ใบสั่งจ้าง
- ต้นทุนฟรีแลนซ์
แยกฟรีแลนซ์จากพนักงานและ vendor
ก่อนจ่ายเงินต้องรู้ว่าผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดา นิติบุคคล พนักงานชั่วคราว หรือ vendor เพราะเอกสารและภาษีหัก ณ ที่จ่ายอาจต่างกัน
จุดที่ต้องตกลงก่อนออกใบแจ้งหนี้คือ ประเภทผู้รับเงิน, scope งาน, รหัสโครงการ, อัตราหัก ณ ที่จ่าย, รอบจ่ายเงิน เพราะเป็นฐานให้บัญชีแยกรายได้ ต้นทุน และภาษีได้ตรงกับข้อเท็จจริงของงาน
- ประเภทผู้รับเงิน
- scope งาน
- รหัสโครงการ
- อัตราหัก ณ ที่จ่าย
- รอบจ่ายเงิน
ผูกต้นทุนกับโครงการตั้งแต่ใบสั่งงาน
ใบสั่งงานควรระบุโครงการ ลูกค้า scope ราคา รอบส่งงาน และเงื่อนไขแก้งาน เพื่อให้บัญชีบันทึกต้นทุนตรงกับรายได้ของโปรเจกต์นั้น
เอกสารที่ควรเก็บคู่กันคือ ใบสั่งจ้าง, สัญญาฟรีแลนซ์, ใบส่งมอบงาน, เอกสารผู้รับเงิน, ใบหัก ณ ที่จ่าย เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ทั้งตอนปิดบัญชีรายเดือน ยื่น VAT หักภาษี ณ ที่จ่าย และปิดงบประจำปี
- ใบสั่งจ้าง
- สัญญาฟรีแลนซ์
- ใบส่งมอบงาน
- เอกสารผู้รับเงิน
- ใบหัก ณ ที่จ่าย
ตรวจเอกสารก่อนจ่ายเงิน
การจ่ายฟรีแลนซ์ควรมีสัญญาหรือใบสั่งจ้าง ใบส่งมอบงาน เอกสารผู้รับเงิน หลักฐานหัก ณ ที่จ่าย และหลักฐานโอนเงินครบก่อนปิดเดือน
รายงานที่เจ้าของกิจการควรดูทุกเดือน ได้แก่ ต้นทุนฟรีแลนซ์, ต้นทุนต่อโครงการ, ผู้รับเงินค้างจ่าย, เอกสารขาด, margin หลังหักต้นทุน เพื่อรู้ว่ากำไรจริงมาจากลูกค้าใด โครงการใด และงานใดกำลังกินเงินสด
- ต้นทุนฟรีแลนซ์
- ต้นทุนต่อโครงการ
- ผู้รับเงินค้างจ่าย
- เอกสารขาด
- margin หลังหักต้นทุน
ตารางเกณฑ์การคัดแยกประเภทภาษีและการจ่ายเงินสำหรับซัพพลายเออร์ภายนอก (Subcontractor Tax Bracket Grid)
รูปแบบการหักภาษี ณ ที่จ่ายและเอกสารสำคัญแยกตามประเภทผู้รับงาน:
| รูปแบบการว่าจ้าง (Contract Type) | อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายบังคับ | เกณฑ์การคิดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) | เอกสารหลักฐานที่ต้องจัดเก็บแนบสำคัญจ่าย |
|---|---|---|---|
| การจ้างแรงงานรายวัน/รายเดือน | หักภาษี ณ ที่จ่ายตามเกณฑ์เงินได้ปกติ (ภ.ง.ด.1) หรือ 40(2) จ้างแรงงาน | ไม่เข้าข่ายเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (ได้รับยกเว้นตามกฎหมาย) | สำเนาบัตรประชาชนพร้อมตารางลงลายมือชื่อและตารางเวลาทำงาน |
| การจ้างทำของ/จ้างบริการเฉพาะกิจ | หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ตามมาตรา 40(8) หรือ 40(2) | หากรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี บุคคลนั้นต้องจด VAT | หนังสือสัญญาจ้างทำของ สำเนาบัตรประชาชน และใบรับเงิน/บิลเงินสด |
| การจ้างเหมานิติบุคคล/ซัพพลายเออร์ | หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ในนามนิติบุคคลผู้ให้บริการ | ซัพพลายเออร์นิติบุคคลต้องออกใบกำกับภาษีซื้อให้เอเจนซี | หนังสือรับรองบริษัทคู่ค้า ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินฉบับจริง |
เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
สิ่งที่ควรทำทันที
- จัดประเภทผู้รับเงิน
- ทำใบสั่งจ้าง
- ผูกต้นทุนกับ project code
- ตรวจหัก ณ ที่จ่าย
- เก็บหลักฐานโอนเงิน
ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร
- ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- ระบบ DBD e-Filing
- สำนักงานประกันสังคม
หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
จ่ายฟรีแลนซ์ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไหม
ต้องดูประเภทเงินได้ ผู้รับเงิน และเอกสารประกอบ โดยควรตรวจตามคู่มือหัก ณ ที่จ่ายของสรรพากร
ฟรีแลนซ์ไม่มีใบเสร็จทำอย่างไร
ควรมีหลักฐานผู้รับเงิน สัญญา ใบส่งมอบงาน และเอกสารจ่ายเงินที่เพียงพอให้บัญชีตรวจ ไม่ควรจ่ายโดยไม่มีหลักฐาน
ควรส่งข้อมูลอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน
ควรส่งสัญญา ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบหัก ณ ที่จ่าย รายงานต้นทุนโครงการ และหลักฐานรับจ่ายเงินของเดือนนั้น