ธุรกิจบริการมักตั้งราคาโดยใช้ความรู้สึกหรือเทียบเคียงคู่แข่ง แต่การไม่รู้ต้นทุนที่แท้จริงต่อชั่วโมงทำงานอาจทำให้ขาดทุนโดยไม่รู้ตัว บทความนี้แนะนำวิธีคำนวณ Billable Hour Cost
อย่างแม่นยำสำหรับธุรกิจบริการ SME ไทย
สารบัญบทความ
ทำไมธุรกิจบริการต้องรู้ต้นทุนต่อชั่วโมง
ธุรกิจบริการ เช่น สำนักงานบัญชี บริษัทกฎหมาย สตูดิโอออกแบบ ช่างซ่อม หรือที่ปรึกษาด้านต่าง ๆ มีโครงสร้างต้นทุนที่แตกต่างจากธุรกิจขายสินค้า เพราะสิ่งที่ขายคือเวลาและความเชี่ยวชาญ
ไม่ใช่สินค้าที่จับต้องได้
หากไม่รู้ว่าต้นทุนจริงต่อชั่วโมงทำงานคือเท่าไร ก็เป็นไปได้ที่จะตั้งราคาต่ำเกินไปจนขาดทุน หรือสูงเกินไปจนเสียลูกค้าให้คู่แข่ง
ปัญหาที่พบบ่อยในธุรกิจบริการ SME ไทย คือการตั้งราคาโดยดูจากราคาตลาดหรือคู่แข่งเป็นหลัก โดยไม่ได้คำนวณว่าตัวเองมีต้นทุนเท่าไร
ซึ่งเป็นอันตรายเพราะแต่ละธุรกิจมีโครงสร้างต้นทุนที่แตกต่างกัน
ธุรกิจที่มีพนักงานมากหรือค่าเช่าสูงย่อมมีต้นทุนต่อชั่วโมงสูงกว่าธุรกิจที่ทำงานคนเดียวแบบ Freelance
องค์ประกอบต้นทุนในธุรกิจบริการ
ก่อนจะคำนวณต้นทุนต่อชั่วโมง ต้องเข้าใจก่อนว่าต้นทุนในธุรกิจบริการแบ่งเป็น 3 กลุ่มหลัก ได้แก่
1. ต้นทุนแรงงานทางตรง (Direct Labor Cost)
ได้แก่ เงินเดือน โบนัส และสวัสดิการของพนักงานที่ทำงานบริการให้ลูกค้าโดยตรง เช่น นักบัญชีที่ทำงานในโปรเจกต์ของลูกค้า ช่างที่ซ่อมของให้ลูกค้า หรือนักออกแบบที่สร้างงานให้ลูกค้า
รวมถึงเงินสมทบประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และสวัสดิการอื่น
ๆ ที่นายจ้างต้องออกให้
2. ต้นทุนโสหุ้ย (Overhead Cost)
ได้แก่ ค่าเช่าสำนักงาน ค่าไฟ ค่าน้ำ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าซอฟต์แวร์ ค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์ เงินเดือนพนักงานสนับสนุน (ธุรการ ฝ่าย HR) ค่าประกัน และค่าใช้จ่ายในการบริหารทั่วไป
สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นโดยไม่ขึ้นกับจำนวนชั่วโมงที่ให้บริการลูกค้า
3. ต้นทุนทางอ้อมอื่น ๆ
ได้แก่ ค่าการตลาด ค่าพัฒนาทักษะพนักงาน ค่าใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ และเงินสำรองสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักถูกลืมในการคำนวณต้นทุน
ทำให้ตัวเลขที่ได้ต่ำกว่าความเป็นจริงและนำไปสู่การตั้งราคาที่ต่ำเกินไป
สูตรคำนวณ Billable Hour Cost
ขั้นตอนการคำนวณต้นทุนต่อชั่วโมงที่ให้บริการลูกค้า (Billable Hour Cost) มีดังนี้
ขั้นที่ 1: คำนวณต้นทุนรวมต่อปี โดยรวมต้นทุนแรงงานทางตรง + ค่าโสหุ้ย + ต้นทุนทางอ้อมอื่น ๆ ทั้งปี
ขั้นที่ 2: คำนวณชั่วโมงทำงานที่สามารถเก็บเงินลูกค้าได้จริงต่อปี (Billable Hours) ซึ่งไม่ใช่ชั่วโมงทำงานทั้งหมด เพราะพนักงานยังมีเวลาที่ใช้ในงานภายใน การประชุม การฝึกอบรม
และวันหยุด ซึ่งไม่สามารถเรียกเก็บจากลูกค้าได้
ตัวอย่างการคำนวณ Billable Hours ต่อปี: วันทำงาน 250 วัน x 8 ชั่วโมง = 2,000 ชั่วโมง ถ้า Utilization Rate 70% จะได้ Billable Hours 1,400 ชั่วโมงต่อปีต่อคน
ขั้นที่ 3: Billable Hour Cost = ต้นทุนรวมต่อปี หารด้วย Billable Hours รวมต่อปี
ตัวอย่างการคำนวณจริงสำหรับสำนักงานบัญชี
สมมติสำนักงานบัญชีขนาดเล็กที่มีพนักงาน 3 คน
| รายการต้นทุน | ต่อปี (บาท) |
|---|---|
| เงินเดือนพนักงาน 3 คน (รวมประกันสังคม) | 1,440,000 |
| ค่าเช่าสำนักงาน | 180,000 |
| ค่าซอฟต์แวร์บัญชีและภาษี | 36,000 |
| ค่าไฟ น้ำ อินเทอร์เน็ต | 48,000 |
| ค่าการตลาดและหาลูกค้าใหม่ | 60,000 |
| ค่าพัฒนาทักษะและอบรม | 30,000 |
| ค่าใช้จ่ายบริหารอื่น ๆ | 60,000 |
| รวมต้นทุนทั้งหมด | 1,854,000 |
Billable Hours รวมต่อปี (พนักงาน 3 คน x 1,400 ชั่วโมง) = 4,200 ชั่วโมง ดังนั้น Billable Hour Cost = 1,854,000 / 4,200 = 441 บาทต่อชั่วโมง หมายความว่าทุก 1
ชั่วโมงที่ให้บริการลูกค้า มีต้นทุนอยู่ที่ 441 บาท ถ้าต้องการกำไร 30%
ต้องตั้งราคาขายที่ประมาณ 630 บาทต่อชั่วโมง
วิธีนำ Billable Hour Cost ไปใช้ตั้งราคา
หลังจากทราบต้นทุนต่อชั่วโมงแล้ว การตั้งราคาควรคำนึงถึงปัจจัยเพิ่มเติม ได้แก่
- อัตรากำไรที่ต้องการ: ธุรกิจบริการทั่วไปควรมีกำไรสุทธิอย่างน้อย 20-30% จึงจะคุ้มค่าความเสี่ยง
- ราคาตลาด: ราคาที่คำนวณได้ควรอยู่ในช่วงที่ตลาดยอมรับได้ ถ้าสูงกว่าตลาดมากต้องหาวิธีลดต้นทุน
- มูลค่าที่ลูกค้าได้รับ: บริการที่ให้มูลค่าสูงกว่า เช่น การให้คำปรึกษาเฉพาะทาง อาจตั้งราคาสูงกว่าต้นทุนได้มากกว่างานทั่วไป
ข้อพิจารณาด้านภาษีสำหรับธุรกิจบริการ
ธุรกิจบริการที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ตามกรมสรรพากร และต้องบวก VAT เข้าไปในราคาที่เรียกเก็บลูกค้า นอกจากนี้ยังมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย
(Withholding Tax)
ที่ลูกค้านิติบุคคลต้องหักจากค่าบริการที่จ่ายให้ด้วย ซึ่งต้องนำมาคำนวณในการวางแผนกระแสเงินสด การปรึกษาสำนักงานบัญชีจะช่วยให้การวางแผนภาษีและต้นทุนสอดคล้องกับกฎหมายอย่างถูกต้อง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Utilization Rate ควรตั้งที่เท่าไรสำหรับธุรกิจบริการขนาดเล็ก
สำหรับธุรกิจบริการขนาดเล็กที่มีพนักงาน 1-5 คน Utilization Rate ที่สมเหตุสมผลอยู่ที่ประมาณ 60-75% เพราะยังมีเวลาที่ต้องใช้ในงานบริหาร การหาลูกค้า และงานภายในที่ไม่เรียกเก็บ
ถ้า Utilization Rate ต่ำกว่า 60% แปลว่าอะไร
แปลว่าพนักงานมีงานลูกค้าน้อยเกินไป ซึ่งอาจหมายถึงต้องหาลูกค้าเพิ่ม หรือพิจารณาลดจำนวนพนักงานเพื่อควบคุมต้นทุน มิฉะนั้นต้นทุนต่อชั่วโมงจะสูงขึ้นมากจนไม่สามารถแข่งขันได้
ควรคำนวณ Billable Hour Cost แยกตามพนักงานหรือรวมกัน
ขึ้นอยู่กับโครงสร้างธุรกิจ ถ้าพนักงานมีระดับและเงินเดือนต่างกันมาก ควรคำนวณแยกเพื่อให้สามารถตั้งราคาตามระดับความเชี่ยวชาญของผู้ให้บริการได้อย่างถูกต้อง
ค่าใช้จ่ายอะไรบ้างที่มักถูกลืมในการคำนวณต้นทุนธุรกิจบริการ
ที่มักลืมบ่อย ได้แก่ ค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ค่าซอฟต์แวร์รายปี ค่าพัฒนาทักษะพนักงาน ค่าประกันวิชาชีพ และเงินสำรองสำหรับช่วงที่ลูกค้าน้อยหรือมีปัญหาฉุกเฉิน
ธุรกิจบริการต้องจด VAT เมื่อไร และส่งผลต่อการตั้งราคาอย่างไร
ต้องจด VAT เมื่อรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ตามกรมสรรพากร หลังจดต้องบวก VAT 7% ในราคาที่เรียกเก็บ ซึ่งส่งผลให้ราคาสูงขึ้นในสายตาลูกค้า จึงควรแจ้งลูกค้าล่วงหน้าก่อนการปรับราคา
หลายครั้งที่เห็นตัวเลขแล้วแต่ยังไม่แน่ใจว่าควรแก้ปัญหาจุดไหนก่อน บริการประเมินความเสี่ยงบัญชีและภาษีจะช่วยจัดลำดับความสำคัญให้เป็นระบบมากขึ้น