ก่อนเลือกสำนักงานบัญชี เจ้าของกิจการไม่ควรถามแค่ว่าราคาเดือนละเท่าไหร่ แต่ควรถามให้ชัดว่าในราคานั้นรวมงานอะไร ส่งมอบอะไร และใครรับผิดชอบขั้นตอนไหน เพราะปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากบัญชีทำไม่ได้ แต่เกิดจากขอบเขตงานไม่ชัดตั้งแต่วันแรก

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • กำหนดงานบัญชี ภาษี รายงาน และการประสานผู้สอบบัญชีให้ชัด
  • แยกงานที่รวมในค่าบริการรายเดือนกับงานที่คิดเพิ่ม
  • ตกลงรอบส่งเอกสารและเวลาส่งรายงาน เพื่อให้ปิดบัญชีได้ทัน

Scope ที่ควรถูกเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร

บริการบัญชีรายเดือนที่ดีควรระบุรายการงานอย่างชัดเจน เช่น บันทึกบัญชี จัดทำรายงานภาษีซื้อขาย ยื่นแบบภาษีรายเดือน กระทบยอดธนาคาร และสรุปประเด็นผิดปกติที่พบในเอกสาร

ถ้ากิจการมีพนักงาน ต้องระบุว่างานเงินเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคมรวมอยู่ในบริการหรือไม่ เพราะเป็นงานประจำเดือนที่มีเดดไลน์ต่างจากงานบันทึกบัญชีทั่วไป

  • งานบัญชีรายเดือน
  • งานภาษีรายเดือน
  • รายงานผู้บริหาร
  • งานปิดงบและประสานผู้สอบบัญชี
  • ช่องทางติดต่อและเวลาตอบกลับ

งานที่มักถูกเข้าใจผิดว่าอยู่ในราคาทั้งหมด

งานบางอย่างเกี่ยวข้องกับบัญชีแต่ไม่ได้รวมอยู่ในค่าบริการรายเดือนเสมอ เช่น แก้บัญชีย้อนหลังหลายปี จัดทำเอกสารใหม่แทนเอกสารที่หาย ทำบัญชีต้นทุนเฉพาะกิจ หรือช่วยตอบหนังสือจากหน่วยงานรัฐ

หากไม่ตกลงไว้ล่วงหน้า เจ้าของกิจการอาจรู้สึกว่าถูกคิดเงินเพิ่ม ส่วนสำนักงานบัญชีก็อาจรู้สึกว่ากำลังทำงานนอกขอบเขต ความชัดเจนจึงช่วยทั้งสองฝ่าย

  • แก้ไขบัญชีย้อนหลัง
  • จัดทำบัญชีต้นทุนละเอียด
  • ตอบข้อสอบถามจากสรรพากรหรือ DBD
  • ทำรายงานเฉพาะสำหรับธนาคาร
  • วางระบบเอกสารหรือระบบอนุมัติภายใน

วิธีตั้งคำถามก่อนเริ่มบริการ

คำถามที่ดีช่วยให้เปรียบเทียบสำนักงานบัญชีได้ยุติธรรมกว่าเดิม เพราะไม่ได้ดูแค่ราคา แต่ดูว่าราคานั้นแลกกับระบบงานแบบใด

ควรถามให้ได้คำตอบเป็นตัวอย่างจริง เช่น ตัวอย่างรายงานรายเดือน ตัวอย่าง Timeline ปิดบัญชี และรูปแบบเอกสารที่ต้องส่ง ไม่ใช่คำตอบกว้าง ๆ ว่าดูแลให้ครบ

  • เดือนหนึ่งต้องส่งเอกสารภายในวันที่เท่าไหร่
  • สำนักงานส่งรายงานกลับภายในกี่วันหลังได้รับเอกสารครบ
  • ถ้าเอกสารไม่ครบ ใครติดตามและแจ้งอย่างไร
  • ถ้าธุรกรรมเพิ่มขึ้น ราคาเปลี่ยนตามสูตรไหน
  • มีประชุมรีวิวตัวเลขรายเดือนหรือรายไตรมาสหรือไม่

ตารางเปรียบเทียบขอบเขตงานบัญชีมาตรฐาน vs งานบริการที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดในการเริ่มงาน กิจการควรเปรียบเทียบรายละเอียดขอบเขตงานบริการดังนี้:

ขอบเขตงานบริการ งานมาตรฐานที่ควรรวม งานบริการเพิ่มเติม (อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม)
งานด้านเอกสารและบัญชี บันทึกบัญชีสมุดรายวันทั่วไป ซื้อ ขาย รับ จ่าย และกระทบยอดเงินฝากธนาคาร แก้ไขปรับปรุงรายการบัญชีย้อนหลังหลายงวดบัญชี หรือจัดทำเอกสารใหม่แทนบิลที่สูญหาย
งานด้านภาษีอากร จัดทำและยื่นแบบ ภ.พ.30, ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53 ประจำเดือน การยื่นภาษีย้อนหลังหลายเดือน, การอุทธรณ์ภาษี, หรือเป็นตัวแทนชี้แจงกับสรรพากร
งานเงินเดือนและพนักงาน คำนวณเงินเดือนเบื้องต้น (บางสำนักงานรวมในแพ็กเกจ) จัดทำทะเบียนประกันสังคม ยื่นนำส่งเงินสมทบ และยื่นแบบ กท.20 ประจำปี
งานปิดบัญชีสิ้นปี จัดเตรียมรายละเอียดประกอบงบการเงิน และประสานงานเบื้องต้นกับผู้สอบบัญชี (CPA) ค่าธรรมเนียมผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA Fee) และการยื่นงบการเงินผ่านระบบ DBD e-Filing

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ขอใบเสนอราคาที่แยกรายการงาน
  • กำหนดรอบเอกสารและผู้รับผิดชอบ
  • ดูตัวอย่างรายงานก่อนเริ่ม
  • ระบุงานนอกขอบเขตและราคาเพิ่ม

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Scope of Work สำคัญกว่าราคาค่าบัญชีหรือไม่

สำคัญมาก เพราะราคาจะเทียบกันได้ก็ต่อเมื่อขอบเขตงานเท่ากัน สำนักงานที่ราคาถูกกว่าอาจไม่รวมงานบางส่วนที่กิจการต้องใช้จริง

ควรระบุงานปิดงบประจำปีในสัญญารายเดือนไหม

ควรระบุอย่างน้อยว่ารวมงานเตรียมงบหรือไม่ รวมค่าผู้สอบบัญชีหรือไม่ และใครเป็นผู้รับผิดชอบการยื่นงบผ่าน DBD e-Filing

ถ้าธุรกิจยังเล็ก ต้องทำ Scope ละเอียดไหม

ควรทำแบบกระชับก็พอ แต่ต้องชัดเรื่องงานภาษี รายงาน และการส่งเอกสาร เพราะเป็นจุดที่เกิดปัญหาบ่อยที่สุด