การทำงานที่บ้านทำให้ค่าใช้จ่ายบางส่วนย้ายจากออฟฟิศไปอยู่ที่พนักงาน เช่น อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์ อุปกรณ์สำนักงาน หรือค่าเดินทางเข้าออฟฟิศ หากบริษัทช่วยจ่าย ต้องแยกให้ชัดว่าเป็นสวัสดิการ เงินได้ หรือค่าใช้จ่ายธุรกิจตามเอกสารจริง

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • remote work policy
  • นโยบายทำงานที่บ้าน
  • ค่าใช้จ่าย remote work

กำหนดรายการ remote work ที่บริษัทรับผิดชอบ

นโยบายควรระบุว่าบริษัทจ่ายอะไร เช่น ค่าอินเทอร์เน็ตบางส่วน อุปกรณ์ ergonomic ซอฟต์แวร์ หรือค่าเดินทางเข้าประชุม

จุดควบคุมที่ควรมีใน workflow คือ remote work policy, allowance, reimbursement, ทะเบียนทรัพย์สิน, เอกสารส่งมอบ เพื่อให้ HR บัญชี และผู้อนุมัติใช้ข้อมูลชุดเดียวกันก่อนปิดเงินเดือน

  • remote work policy
  • allowance
  • reimbursement
  • ทะเบียนทรัพย์สิน
  • เอกสารส่งมอบ

แยกเงินให้ประจำกับคืนเงินตามเอกสารจริง

ถ้าบริษัทจ่ายเงินเท่ากันทุกเดือนโดยไม่ต้องส่งหลักฐาน อาจมีผลต่างจากการคืนเงินตามใบเสร็จหรือเอกสารการใช้งานจริง

เอกสารหลักที่ควรเก็บคู่กับรายงานเดือนนี้ ได้แก่ นโยบายทำงานที่บ้าน, ใบเสร็จ, เอกสารอนุมัติ, ทะเบียนทรัพย์สิน, แบบคืนทรัพย์สิน เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้เมื่อต้องยื่นภาษี ตรวจประกันสังคม หรือปิดงบ

  • นโยบายทำงานที่บ้าน
  • ใบเสร็จ
  • เอกสารอนุมัติ
  • ทะเบียนทรัพย์สิน
  • แบบคืนทรัพย์สิน

คุมทรัพย์สินที่บริษัทซื้อให้พนักงานใช้ที่บ้าน

อุปกรณ์ที่บริษัทซื้อให้พนักงานใช้ เช่น จอ คอมพิวเตอร์ เก้าอี้ หรือโทรศัพท์ ควรมีทะเบียนทรัพย์สินและเอกสารส่งมอบ

รายงานที่เจ้าของกิจการควรรีวิวอย่างน้อยเดือนละครั้งคือ ค่าใช้จ่าย remote work, อุปกรณ์ที่อยู่กับพนักงาน, รายการไม่มีเอกสาร, allowance ใน payroll, ค่าใช้จ่ายตามแผนก เพราะช่วยให้เห็นทั้งต้นทุนบุคลากร กระแสเงินสด และความเสี่ยงเอกสารก่อนสิ้นปี

  • ค่าใช้จ่าย remote work
  • อุปกรณ์ที่อยู่กับพนักงาน
  • รายการไม่มีเอกสาร
  • allowance ใน payroll
  • ค่าใช้จ่ายตามแผนก

ตารางการจัดประเภทภาษีและเอกสารการทำงานแบบ Work from Home (Remote Work Cost Categorization)

การจัดสรรรายจ่ายชดเชยอุปกรณ์สื่อสารและพลังงานเพื่อความถูกต้องทางสรรพากร:

ประเภทรายจ่ายชดเชย ภาษีเงินได้พนักงาน (ภ.ง.ด.1) การบันทึกรายจ่ายและภาษีซื้อบริษัท หลักฐานประกอบการลงบัญชี
ค่าอินเทอร์เน็ต/โทรศัพท์ (เหมาจ่าย) ต้องนำมารวมคำนวณเป็นเงินได้พนักงานเพื่อหักภาษี หักเป็นค่าใช้จ่ายพนักงานได้ แต่เคลมภาษีซื้อไม่ได้ ระเบียบข้อกำหนดการทำงานนอกสถานที่, รายการจ่ายสวัสดิการใน payroll
ค่าชดเชยค่ากระแสไฟฟ้า (ตามสูตร) ถือเป็นเงินได้ ยกเว้นจะพิสูจน์ได้ว่าใช้จริงตามเวลาปฏิบัติงานเท่านั้น หักเป็นค่าใช้จ่ายตามจริงของกิจการได้ตามสูตรคำนวณที่อนุมัติ ระเบียบอนุมัติการจ่ายสวัสดิการ, ตารางบันทึกการทำงานและสูตรประเมิน
ค่าสนับสนุนอุปกรณ์ไอที (สัญญายืม) ไม่เป็นรายได้พนักงาน (เนื่องจากเป็นของที่ต้องส่งมอบคืนบริษัท) บันทึกเป็นทรัพย์สินบริษัทหักค่าเสื่อมราคา, เคลมภาษีซื้อได้ ใบอนุมัติจัดหา, สัญญายืมทรัพย์สินบริษัทพร้อมหมายเลขซีเรียล
สวัสดิการเก้าอี้เพื่อสุขภาพ ไม่ถือเป็นรายได้ของพนักงาน (กรณีขึ้นทะเบียนเป็นทรัพย์สินบริษัท) ทรัพย์สินบริษัทตัดค่าเสื่อมราคา 20% ต่อปี, เคลมภาษีซื้อได้ ใบเสร็จรับเงินคู่กับสัญญายืมใช้พัสดุและรหัสทะเบียนคุมทรัพย์สิน

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • เขียน remote work policy
  • กำหนดรายการที่จ่ายได้
  • แยก allowance กับ reimbursement
  • ทำทะเบียนอุปกรณ์
  • รีวิวภาษีก่อนประกาศใช้

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ค่าอินเทอร์เน็ตที่บริษัทช่วยจ่ายเป็นเงินได้ไหม

ต้องดูรูปแบบการจ่ายและหลักฐาน หากเป็นเงินให้ประจำอาจต่างจากการคืนเงินตามเอกสารจริง

ซื้อเก้าอี้ให้พนักงานที่บ้านลงบัญชีอย่างไร

ควรดูมูลค่า อายุใช้งาน และกรรมสิทธิ์ของทรัพย์สิน เพื่อเลือกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์

ควรให้ใครตรวจข้อมูลนี้ก่อนปิดเดือน

ให้ HR เตรียมข้อมูลต้นทาง บัญชีตรวจผลต่อภาษีและการบันทึกบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติยอดก่อนจ่ายหรือยื่นแบบ