การทำงานที่บ้านทำให้ค่าใช้จ่ายบางส่วนย้ายจากออฟฟิศไปอยู่ที่พนักงาน เช่น อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์ อุปกรณ์สำนักงาน หรือค่าเดินทางเข้าออฟฟิศ หากบริษัทช่วยจ่าย
ต้องแยกให้ชัดว่าเป็นสวัสดิการ เงินได้ หรือค่าใช้จ่ายธุรกิจตามเอกสารจริง
สารบัญบทความ
- สรุปประเด็นที่ควรรู้
- กำหนดรายการ remote work ที่บริษัทรับผิดชอบ
- แยกเงินให้ประจำกับคืนเงินตามเอกสารจริง
- คุมทรัพย์สินที่บริษัทซื้อให้พนักงานใช้ที่บ้าน
- ตารางการจัดประเภทภาษีและเอกสารการทำงานแบบ Work from Home (Remote Work Cost Categorization)
- เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
- ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
- แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
สรุปประเด็นที่ควรรู้
- remote work policy
- นโยบายทำงานที่บ้าน
- ค่าใช้จ่าย remote work
กำหนดรายการ remote work ที่บริษัทรับผิดชอบ
นโยบายควรระบุว่าบริษัทจ่ายอะไร เช่น ค่าอินเทอร์เน็ตบางส่วน อุปกรณ์ ergonomic ซอฟต์แวร์ หรือค่าเดินทางเข้าประชุม
จุดควบคุมที่ควรมีใน workflow คือ remote work policy, allowance, reimbursement, ทะเบียนทรัพย์สิน, เอกสารส่งมอบ เพื่อให้ HR บัญชี และผู้อนุมัติใช้ข้อมูลชุดเดียวกันก่อนปิดเงินเดือน
- remote work policy
- allowance
- reimbursement
- ทะเบียนทรัพย์สิน
- เอกสารส่งมอบ
แยกเงินให้ประจำกับคืนเงินตามเอกสารจริง
ถ้าบริษัทจ่ายเงินเท่ากันทุกเดือนโดยไม่ต้องส่งหลักฐาน อาจมีผลต่างจากการคืนเงินตามใบเสร็จหรือเอกสารการใช้งานจริง
เอกสารหลักที่ควรเก็บคู่กับรายงานเดือนนี้ ได้แก่ นโยบายทำงานที่บ้าน, ใบเสร็จ, เอกสารอนุมัติ, ทะเบียนทรัพย์สิน, แบบคืนทรัพย์สิน เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้เมื่อต้องยื่นภาษี
ตรวจประกันสังคม หรือปิดงบ
- นโยบายทำงานที่บ้าน
- ใบเสร็จ
- เอกสารอนุมัติ
- ทะเบียนทรัพย์สิน
- แบบคืนทรัพย์สิน
คุมทรัพย์สินที่บริษัทซื้อให้พนักงานใช้ที่บ้าน
อุปกรณ์ที่บริษัทซื้อให้พนักงานใช้ เช่น จอ คอมพิวเตอร์ เก้าอี้ หรือโทรศัพท์ ควรมีทะเบียนทรัพย์สินและเอกสารส่งมอบ
รายงานที่เจ้าของกิจการควรรีวิวอย่างน้อยเดือนละครั้งคือ ค่าใช้จ่าย remote work, อุปกรณ์ที่อยู่กับพนักงาน, รายการไม่มีเอกสาร, allowance ใน payroll, ค่าใช้จ่ายตามแผนก
เพราะช่วยให้เห็นทั้งต้นทุนบุคลากร กระแสเงินสด และความเสี่ยงเอกสารก่อนสิ้นปี
- ค่าใช้จ่าย remote work
- อุปกรณ์ที่อยู่กับพนักงาน
- รายการไม่มีเอกสาร
- allowance ใน payroll
- ค่าใช้จ่ายตามแผนก
ตารางการจัดประเภทภาษีและเอกสารการทำงานแบบ Work from Home (Remote Work Cost Categorization)
การจัดสรรรายจ่ายชดเชยอุปกรณ์สื่อสารและพลังงานเพื่อความถูกต้องทางสรรพากร:
| ประเภทรายจ่ายชดเชย | ภาษีเงินได้พนักงาน (ภ.ง.ด.1) | การบันทึกรายจ่ายและภาษีซื้อบริษัท | หลักฐานประกอบการลงบัญชี |
|---|---|---|---|
| ค่าอินเทอร์เน็ต/โทรศัพท์ (เหมาจ่าย) | ต้องนำมารวมคำนวณเป็นเงินได้พนักงานเพื่อหักภาษี | หักเป็นค่าใช้จ่ายพนักงานได้ แต่เคลมภาษีซื้อไม่ได้ | ระเบียบข้อกำหนดการทำงานนอกสถานที่, รายการจ่ายสวัสดิการใน payroll |
| ค่าชดเชยค่ากระแสไฟฟ้า (ตามสูตร) | ถือเป็นเงินได้ ยกเว้นจะพิสูจน์ได้ว่าใช้จริงตามเวลาปฏิบัติงานเท่านั้น | หักเป็นค่าใช้จ่ายตามจริงของกิจการได้ตามสูตรคำนวณที่อนุมัติ | ระเบียบอนุมัติการจ่ายสวัสดิการ, ตารางบันทึกการทำงานและสูตรประเมิน |
| ค่าสนับสนุนอุปกรณ์ไอที (สัญญายืม) | ไม่เป็นรายได้พนักงาน (เนื่องจากเป็นของที่ต้องส่งมอบคืนบริษัท) | บันทึกเป็นทรัพย์สินบริษัทหักค่าเสื่อมราคา, เคลมภาษีซื้อได้ | ใบอนุมัติจัดหา, สัญญายืมทรัพย์สินบริษัทพร้อมหมายเลขซีเรียล |
| สวัสดิการเก้าอี้เพื่อสุขภาพ | ไม่ถือเป็นรายได้ของพนักงาน (กรณีขึ้นทะเบียนเป็นทรัพย์สินบริษัท) | ทรัพย์สินบริษัทตัดค่าเสื่อมราคา 20% ต่อปี, เคลมภาษีซื้อได้ | ใบเสร็จรับเงินคู่กับสัญญายืมใช้พัสดุและรหัสทะเบียนคุมทรัพย์สิน |
เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
สิ่งที่ควรทำทันที
- เขียน remote work policy
- กำหนดรายการที่จ่ายได้
- แยก allowance กับ reimbursement
- ทำทะเบียนอุปกรณ์
- รีวิวภาษีก่อนประกาศใช้
ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร
- ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- ระบบ DBD e-Filing
- สำนักงานประกันสังคม
หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ
ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ค่าอินเทอร์เน็ตที่บริษัทช่วยจ่ายเป็นเงินได้ไหม
ต้องดูรูปแบบการจ่ายและหลักฐาน หากเป็นเงินให้ประจำอาจต่างจากการคืนเงินตามเอกสารจริง
ซื้อเก้าอี้ให้พนักงานที่บ้านลงบัญชีอย่างไร
ควรดูมูลค่า อายุใช้งาน และกรรมสิทธิ์ของทรัพย์สิน เพื่อเลือกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์
ควรให้ใครตรวจข้อมูลนี้ก่อนปิดเดือน
ให้ HR เตรียมข้อมูลต้นทาง บัญชีตรวจผลต่อภาษีและการบันทึกบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติยอดก่อนจ่ายหรือยื่นแบบ
สิ่งใดควรตรวจเพิ่มเติมก่อนใช้เรื่อง Remote Work Expense: ค่าใช้จ่ายทำงานที่บ้านของพนักงานลงบัญชีและภาษีอย่างไร
ตรวจข้อเท็จจริง เอกสารต้นทาง วันที่มีผล และข้อกำหนดฉบับปัจจุบันที่เกี่ยวกับ Remote Work Expense: ค่าใช้จ่ายทำงานที่บ้านของพนักงานลงบัญชีและภาษีอย่างไร
พร้อมระบุผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจหรือยื่นข้อมูล