บทความนี้เหมาะสำหรับเจ้าของกิจการและฝ่ายบุคคล-บัญชีของ SME ที่พบว่าหักเงินสะสมพนักงานเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (PVD) ผิดอัตรา ลืมหักบางคน หรือนำส่งเงินเข้ากองทุนล่าช้ากว่ากำหนด
คุณจะได้เห็นขั้นตอนแจ้งแก้ไขกับบริษัทจัดการกองทุน
วิธีบันทึกบัญชีปรับปรุงย้อนหลังทั้งกรณีในปีบัญชีเดียวกันและข้ามปี และผลกระทบต่อภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องตรวจสอบควบคู่กัน
สารบัญบทความ
ความผิดพลาดเรื่องกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Provident Fund หรือ PVD) ที่ฝ่ายบุคคลและบัญชีของ SME เจอบ่อยมี 3 แบบ คือ หักเงินสะสมพนักงานผิดอัตรา
ลืมหักหรือลืมสมทบให้พนักงานบางคนไปทั้งงวด และนำส่งเงินเข้ากองทุนล่าช้ากว่ากำหนด
ทั้งสามกรณีกระทบสิทธิพนักงานโดยตรง จึงมีขั้นตอนแก้ไขที่ต้องทำผ่านบริษัทจัดการกองทุน (บลจ.) อย่างเป็นทางการ ไม่ใช่แค่ปรับตัวเลขในระบบบัญชีให้ลงตัว
สาเหตุที่ทำให้นำส่งเงิน PVD ผิดพลาดหรือล่าช้า
ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่เกิดจากช่องว่างระหว่างระบบเงินเดือนกับข้อบังคับกองทุน ไม่ใช่เจตนาหลีกเลี่ยง สาเหตุที่พบบ่อยได้แก่
- ตั้งอัตราในระบบเงินเดือนไม่ตรงกับที่พนักงานเลือก เช่น พนักงานขอเปลี่ยนอัตราเงินสะสมจาก 3% เป็น 5% แต่ HR ไม่อัปเดตในระบบ payroll ทำให้หักขาดหลายเดือน (ทั้งนี้อัตราเงินสะสมและเงินสมทบตามข้อบังคับกองทุนทั่วไปจะอยู่ระหว่างร้อยละ 2 ถึงร้อยละ 15 ของค่าจ้าง)
- พนักงานใหม่ยังไม่ถูกเพิ่มเป็นสมาชิกกองทุน ทำให้ไม่มีการหักเงินสะสม-เงินสมทบตั้งแต่เดือนแรกที่ควรเริ่ม
- คำนวณฐานค่าจ้างผิด เช่น รวม/ไม่รวมค่าคอมมิชชั่นในฐาน PVD ไม่ตรงกับนิยาม "ค่าจ้าง" ตามข้อบังคับกองทุน
- นำส่งเงินเข้ากองทุนช้ากว่ากำหนด เพราะรอกระแสเงินสดหรือขั้นตอนอนุมัติจ่ายเงินภายในล่าช้า
กรอบเวลาตามกฎหมายและผลของการนำส่งล่าช้า
พระราชบัญญัติกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ พ.ศ. 2530 (และที่แก้ไขเพิ่มเติม) มาตรา 10 กำหนดให้นายจ้างนำส่งเงินสะสมของลูกจ้างและเงินสมทบของนายจ้างเข้ากองทุนภายใน 3 วันทำการ
นับจากวันที่มีการจ่ายค่าจ้างแต่ละงวด
ซึ่งเป็นคนละกำหนดเวลากับการนำส่งเงินสมทบประกันสังคม (นำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปตามกฎหมายประกันสังคม) ห้ามนำสองเรื่องมาปนกัน หากนำส่งเงินสะสมหรือเงินสมทบล่าช้ากว่า 3
วันทำการ นายจ้างต้องจ่าย "เงินเพิ่ม" ให้กองทุนในอัตราร้อยละ 5
ต่อเดือนของจำนวนเงินที่ส่งล่าช้า นับจากวันครบกำหนดจนถึงวันนำส่งจริง เงินเพิ่มอัตรานี้เป็นกลไกตามกฎหมายที่ใช้ชดเชยผลตอบแทนการลงทุนที่พนักงานควรได้รับหากนำส่งตรงเวลา
เพื่อไม่ให้พนักงานเสียประโยชน์จากความล่าช้าที่ไม่ได้เกิดจากตัวเอง
ในทางปฏิบัติแต่ละบริษัทจัดการกองทุนอาจมีขั้นตอนคำนวณและเรียกเก็บที่แตกต่างกันไปตามข้อบังคับกองทุน
จึงควรตรวจสอบยอดที่แน่นอนกับบริษัทจัดการกองทุนหรือผู้เชี่ยวชาญก่อนสรุปยอดทุกครั้ง
ขั้นตอนแก้ไขกับบริษัทจัดการกองทุน (บลจ.)
เมื่อพบข้อผิดพลาด ต้องแจ้งบริษัทจัดการกองทุนเป็นลายลักษณ์อักษรทันที ไม่ควรปล่อยข้ามปีเพราะยิ่งแก้ยาก ขั้นตอนที่ควรทำมีดังนี้
- กระทบยอดหาความผิดพลาดที่แท้จริง เทียบรายงานเงินเดือนย้อนหลังกับยอดนำส่งกองทุนจริง หาผลต่างเป็นรายพนักงานและรายเดือน
- จัดทำตารางสรุปส่วนต่างแนบเอกสาร ระบุชื่อพนักงาน เดือนที่ผิดพลาด อัตราที่ควรหัก อัตราที่หักจริง และจำนวนเงินส่วนต่าง
- ส่งหนังสือแจ้งกองทุนขอแก้ไขข้อมูลสมาชิก พร้อมขอให้คำนวณเงินเพิ่มหรือผลประโยชน์ที่ขาดหายไปในช่วงนำส่งขาดหรือล่าช้าตามหลักเกณฑ์ของกองทุน
- นำส่งเงินส่วนที่ขาดพร้อมเงินเพิ่มที่กองทุนคำนวณให้ ตามยอดที่บริษัทจัดการกองทุนแจ้งกลับ
- กรณีหักเงินพนักงานเกินอัตรา ต้องคืนส่วนเกินให้พนักงานโดยตรง หรือปรับลดยอดหักงวดถัดไปตามที่พนักงานยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร ห้ามเก็บส่วนเกินไว้ในกองทุนโดยไม่แจ้งพนักงาน
- ขอใบยืนยันยอดสมาชิกที่แก้ไขแล้ว จากกองทุนเก็บเป็นหลักฐานและใช้กระทบยอดบัญชี
บันทึกบัญชีปรับปรุงย้อนหลัง
วิธีบันทึกบัญชีขึ้นกับว่าพบความผิดพลาดในปีบัญชีเดียวกันหรือข้ามปีที่ปิดงบไปแล้ว หากพบภายในปีบัญชีเดียวกัน ปรับผ่านรายการค่าใช้จ่ายของงวดปัจจุบันได้เลย
แต่หากผิดพลาดมีสาระสำคัญและข้ามปีบัญชีที่ปิดงบและยื่นภาษีไปแล้ว
ต้องพิจารณาตามมาตรฐานการบัญชีเรื่องนโยบายการบัญชี การเปลี่ยนแปลงประมาณการทางบัญชี และข้อผิดพลาด (มาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 8 สำหรับกิจการที่มีส่วนได้เสียสาธารณะ
หรือหลักการเดียวกันใน TFRS for NPAEs บทที่ 5
สำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ) ซึ่งข้อผิดพลาดที่มีสาระสำคัญต้องปรับย้อนหลังผ่านบัญชีกำไรสะสมต้นงวดของงวดแรกสุดที่แสดงเป็นข้อมูลเปรียบเทียบ
ไม่ใช่รวมเป็นค่าใช้จ่ายของปีปัจจุบัน
| สถานการณ์ | รายการบัญชีที่ต้องปรับ | ข้อควรระวัง |
|---|---|---|
| เงินสมทบนายจ้างนำส่งขาด (ปีบัญชีปัจจุบัน) | Dr. ค่าใช้จ่ายเงินสมทบ PVD / Cr. เงินสมทบ PVD ค้างจ่าย แล้ว Dr. ค้างจ่าย / Cr. เงินฝากธนาคาร เมื่อจ่ายจริง | แยกยอดเงินต้นกับยอดเงินเพิ่มให้ชัดเจน |
| ลืมหักเงินสะสมพนักงาน บริษัทสำรองจ่ายก่อน | Dr. ลูกหนี้พนักงาน / Cr. เงินฝากธนาคาร แล้ว Dr. เงินเดือนค้างจ่าย / Cr. ลูกหนี้พนักงาน เมื่อหักคืน | ต้องได้รับความยินยอมเป็นหนังสือจากพนักงานก่อนหักคืนจากเงินเดือนตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน |
| หักเงินสะสมพนักงานเกินอัตรา (ยังไม่นำส่งกองทุน) | Dr. เงินสะสมพนักงานค้างนำส่ง PVD / Cr. เงินฝากธนาคาร (คืนเงินพนักงาน) | หากนำส่งเข้ากองทุนไปแล้ว ต้องแจ้ง บลจ. ให้ปรับแก้ยอดในบัญชีสมาชิกและดำเนินการคืนเงินส่วนเกินตามขั้นตอนของกองทุนก่อน จึงบันทึกบัญชีคืนเงินพนักงานได้ |
| ผิดพลาดสาระสำคัญ ข้ามปีบัญชีที่ปิดงบแล้ว | Dr. กำไรสะสม (ปรับปรุงย้อนหลัง) / Cr. เงินสมทบ PVD ค้างจ่าย | เปิดเผยในหมายเหตุงบการเงินและแจ้งผู้สอบบัญชี |
เงินเพิ่มหรือผลประโยชน์ที่ต้องจ่ายชดเชยกองทุนเพราะนำส่งล่าช้า ควรแยกบันทึกเป็นบัญชีต่างหากจากเงินสมทบปกติ
เพราะเป็นรายจ่ายที่นำมาหักภาษีนิติบุคคลได้เต็มจำนวนหรือไม่ยังต้องพิจารณาเป็นรายกรณีตามประมวลรัษฎากร
ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนปิดงบ ไม่ควรเหมารวมว่าหักเป็นรายจ่ายได้ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
ผลกระทบต่อภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเอกสารที่ต้องเก็บ
เงินสะสมที่พนักงานหักเข้า PVD มีผลโดยตรงต่อฐานเงินได้ที่ใช้คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน (ภ.ง.ด.1) เพราะเงินสะสมส่วนนี้ได้รับยกเว้นไม่ต้องนำมารวมคำนวณเงินได้เพื่อเสียภาษี
ตามจำนวนที่จ่ายจริงแต่ไม่เกินร้อยละ 15 ของค่าจ้าง
และเมื่อรวมกับเงินสะสมเข้ากองทุนเพื่อการเกษียณประเภทอื่นแล้วต้องไม่เกิน 500,000 บาทต่อปีภาษี (หลักเกณฑ์และวงเงินนี้เป็นไปตามกฎหมายภาษีที่ใช้บังคับ ณ ขณะนั้น
ควรตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือผู้ทำบัญชีก่อนคำนวณทุกครั้ง)
หากยอดที่หักไว้ผิดจากที่ควรเป็น ฐานภาษีเดือนนั้นอาจผิดตามไปด้วย ต้องตรวจสอบว่าภาษีที่หักและนำส่งไปแล้วคลาดเคลื่อนหรือไม่ หากคลาดเคลื่อนอย่างมีนัยสำคัญ อาจต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1
เพิ่มเติมสำหรับเดือนที่เกี่ยวข้อง
และปรับปรุงหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) ประจำปีให้ตรงกับยอดที่แก้ไข ก่อนออกให้พนักงานภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ของปีถัดไป ตามที่มาตรา 50 ทวิ
แห่งประมวลรัษฎากรกำหนด เอกสารที่ควรเก็บ ได้แก่ ตารางกระทบยอดความผิดพลาด
หนังสือโต้ตอบกับกองทุน ใบยืนยันยอดที่แก้ไขแล้ว หลักฐานการนำส่งเงินเพิ่มเติม และเอกสารความยินยอมของพนักงาน
ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร
เนื้อหาเรื่อง นำส่งเงินสมทบ PVD ผิดพลาดหรือล่าช้า แก้ไขอย่างไร ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์
เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ
เช็กลิสต์ก่อนนำไปใช้
- รวบรวมเอกสารรายรับ รายจ่าย ภาษีซื้อ-ขาย และรายการธนาคารให้ครบตามรอบเดือน
- ตรวจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องบันทึกบัญชีถูกต้องและมีหลักฐานรองรับครบถ้วน
- หากไม่แน่ใจเรื่องภาษี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
นำส่งเงินสมทบ PVD ล่าช้ากี่วันถึงถือว่าผิดกฎหมาย
พ.ร.บ.กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ พ.ศ. 2530 มาตรา 10 กำหนดให้นายจ้างนำส่งเงินสะสมและเงินสมทบเข้ากองทุนภายใน 3 วันทำการ นับจากวันที่มีการจ่ายค่าจ้างแต่ละงวด
ซึ่งเป็นคนละกำหนดเวลากับการนำส่งเงินสมทบประกันสังคม (ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป)
ห้ามนำมาปนกัน หากนำส่งเกินกำหนด 3 วันทำการ นายจ้างต้องจ่ายเงินเพิ่มให้กองทุนในอัตราร้อยละ 5 ต่อเดือนของจำนวนเงินที่ส่งล่าช้า
หักเงินสะสมพนักงานผิดอัตรามาหลายเดือน ต้องแก้ไขอย่างไร
ต้องกระทบยอดหาผลต่างเป็นรายพนักงานและรายเดือน แจ้งบริษัทจัดการกองทุนเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อขอแก้ไขข้อมูลสมาชิก หากหักขาดต้องนำส่งส่วนที่ขาดพร้อมเงินเพิ่มที่กองทุนคำนวณเพิ่ม
หากหักเกินต้องคืนเงินส่วนเกินให้พนักงานหรือปรับยอดหักในงวดถัดไปโดยได้รับความยินยอมเป็นหนังสือจากพนักงานก่อน
เงินที่นำส่งขาดต้องรวมผลประโยชน์การลงทุนที่ควรได้รับด้วยหรือไม่
ตามมาตรา 10 แห่ง พ.ร.บ.กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ พ.ศ. 2530 นายจ้างต้องจ่ายเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 5 ต่อเดือนของยอดที่นำส่งขาดหรือล่าช้าให้กองทุน
เพื่อชดเชยผลตอบแทนที่พนักงานควรได้รับหากนำส่งตรงเวลา
วิธีคำนวณและการเรียกเก็บจริงในแต่ละกรณีอาจแตกต่างกันไปตามข้อบังคับกองทุน จึงควรสอบถามยอดที่แน่นอนจากบริษัทจัดการกองทุนของแต่ละแห่ง
คำนวณ PVD ผิดจนกระทบภาษีหัก ณ ที่จ่าย ต้องแก้ไข ภ.ง.ด.1 ย้อนหลังหรือไม่
เงินสะสม PVD ของพนักงานได้รับยกเว้นไม่ต้องนำมารวมคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายในงวดนั้นตามจำนวนที่จ่ายจริงแต่ไม่เกินร้อยละ 15 ของค่าจ้าง และไม่เกิน 500,000
บาทเมื่อรวมกับเงินสะสมเพื่อการเกษียณอื่น
หากยอดที่หักไว้ผิดจนทำให้ฐานภาษีคลาดเคลื่อนอย่างมีนัยสำคัญ ต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 เพิ่มเติมสำหรับเดือนที่เกี่ยวข้อง และปรับปรุงหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ)
ให้ตรงกับยอดที่แก้ไขก่อนออกให้พนักงานภายในวันที่ 15
กุมภาพันธ์ของปีถัดไป
สำหรับกิจการที่ต้องปิดงบย้อนหลังหรือขอคืนภาษี สามารถดูรายละเอียดบริการเสริมของ A Plus Me เพื่อประเมินขอบเขตงานเบื้องต้น