การออกแบบและจัดทำระบบใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order - PO) เพื่อควบคุมภายใน

ใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order — PO) คือเอกสารควบคุมรายจ่ายที่สำคัญที่สุดชิ้นหนึ่งในธุรกิจ SME แต่กิจการหลายแห่งยังจ่ายเงินโดยอาศัยการสั่งปากเปล่าหรือแชทไลน์

ซึ่งทำให้เกิดปัญหาได้ตั้งแต่สินค้าไม่ตรงสเปก ยอดซื้อบานปลาย

ไปจนถึงรายจ่ายที่ผู้สอบบัญชีไม่ยอมรับเพราะหลักฐานขาด บทความนี้อธิบายหลักการออกแบบและวางระบบ PO ที่เหมาะกับ SME ไทย ทั้งด้านขั้นตอน การควบคุมภายใน และผลกระทบทางภาษีที่ต้องรู้

สารบัญบทความ

1. ทำไม SME ถึงต้องมีระบบใบสั่งซื้อ (PO)
2. ความแตกต่างระหว่างใบขอซื้อ (PR) และใบสั่งซื้อ (PO)
3. องค์ประกอบบังคับของใบสั่งซื้อที่ใช้ได้จริงทางบัญชีและภาษี
4. วงจรการจัดซื้อและจุดควบคุมที่ต้องวางในแต่ละขั้นตอน
5. ระบบ PO กับภาษีมูลค่าเพิ่มและหักณที่จ่าย
6. แนวทางออกแบบระบบ PO สำหรับ SME แต่ละระดับ
7. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในระบบ PO ของ SME และวิธีป้องกัน
8. ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง
9. แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน
10. ตารางนำบทความไปใช้

ทำไม SME ถึงต้องมีระบบใบสั่งซื้อ (PO)

ในกิจการขนาดเล็กที่เจ้าของควบคุมทุกอย่างเอง การซื้อสินค้าโดยไม่มี PO อาจดูเหมือนไม่เป็นปัญหา แต่เมื่อธุรกิจเริ่มขยายและมีพนักงานหลายคนสั่งของ ปัญหาต่อไปนี้จะปรากฏขึ้นอย่างรวดเร็ว

• จ่ายเงินซ้ำ: ผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้ซ้ำ หรือฝ่ายบัญชีจ่ายตามใบแจ้งหนี้โดยไม่รู้ว่าจ่ายไปแล้ว เพราะไม่มีเลข PO อ้างอิง
• สินค้าผิดสเปกหรือผิดราคา: ไม่มีเอกสารยืนยันราคาและรายละเอียดที่ตกลงไว้ล่วงหน้า ผู้ขายส่งของผิดหรือเพิ่มราคาภายหลัง
• รายจ่ายถูกปฏิเสธทางภาษี: กรมสรรพากรอาจไม่ยอมรับรายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานครบถ้วนตามมาตรา 65 ทวิ และมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งกำหนดให้รายจ่ายต้องเกิดขึ้นจริงและมีเอกสารประกอบ
• ภาษีซื้อถูกปฏิเสธ: หากใบกำกับภาษีที่ได้รับมาไม่ตรงกับรายการที่สั่ง หรือชื่อ-ที่อยู่ผิด ภาษีซื้อในระบบ VAT อาจไม่สามารถนำมาหักออกได้
• สต๊อกสินค้าคลาดเคลื่อน: ไม่สามารถกระทบยอดระหว่างของที่สั่ง ของที่รับ และของที่บันทึกในระบบสต๊อกได้

ระบบ PO ที่ดีแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ทั้งหมด โดยสร้างหลักฐานลายลักษณ์อักษรตั้งแต่ก่อนซื้อจนถึงการจ่ายเงิน หากธุรกิจของคุณมีรายจ่ายซื้อสินค้าและบริการเป็นประจำ สามารถขอให้ทีมงาน A

Plus Me ช่วยวางระบบบัญชีรายเดือนที่รองรับการตรวจสอบเอกสาร PO

ได้เลย

ความแตกต่างระหว่างใบขอซื้อ (PR) และใบสั่งซื้อ (PO)

หลายกิจการสับสนระหว่างเอกสารสองประเภทนี้ ซึ่งมีบทบาทต่างกันชัดเจนในวงจรการจัดซื้อ

องค์ประกอบบังคับของใบสั่งซื้อที่ใช้ได้จริงทางบัญชีและภาษี

PO ที่ดีต้องมีข้อมูลครบเพียงพอให้ทั้งฝ่ายบัญชี ฝ่ายคลังสินค้า และผู้สอบบัญชีสามารถตรวจสอบได้โดยไม่ต้องสอบถามเพิ่มเติม องค์ประกอบที่จำเป็นมีดังนี้

• เลขที่ PO: ต้องเรียงลำดับต่อเนื่อง ห้ามซ้ำ ใช้เป็น Reference หลักในทุกขั้นตอน
• วันที่ออก PO และวันที่ต้องการรับสินค้า: ช่วยวางแผนกระแสเงินสดและติดตาม Open PO
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย: จำเป็นสำหรับการตรวจสอบว่าใบกำกับภาษีที่ได้รับมาตรงกับผู้ขายที่อนุมัติไว้จริง
• รายละเอียดสินค้า/บริการ รหัสสินค้า (SKU) จำนวน หน่วย และราคาต่อหน่วย: ใช้จับคู่กับใบส่งของและใบกำกับภาษี
• มูลค่ารวมก่อน VAT, VAT 7% (ปัจจุบัน ณ ปี 2569) และมูลค่าสุทธิ: ช่วยคำนวณภาษีซื้อที่จะนำไปใช้สิทธิ
• เงื่อนไขการชำระเงิน: เช่น Net 30 หรือชำระทันทีที่รับของ
• ลายเซ็นผู้อนุมัติ: ต้องเป็นบุคคลที่กำหนดไว้ในตารางอำนาจอนุมัติ (Delegation of Authority)
• สถานที่ส่งมอบ: โดยเฉพาะเมื่อมีหลายสาขาหรือคลังสินค้าหลายแห่ง

หมายเหตุเรื่อง VAT: อัตรา 7% มีผลบังคับใช้ตามพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 799 ถึงวันที่ 30 กันยายน 2569 ควรตรวจสอบอัตราที่บังคับใช้ ณ ปีที่ออก PO กับกรมสรรพากรเสมอ

วงจรการจัดซื้อและจุดควบคุมที่ต้องวางในแต่ละขั้นตอน

การควบคุมภายในที่ดีไม่ใช่แค่มีฟอร์ม PO แต่ต้องควบคุมทุกจุดตลอดวงจร ตั้งแต่การขอซื้อจนถึงการจ่ายเงิน ซึ่งแบ่งได้ดังนี้

ระบบ PO กับภาษีมูลค่าเพิ่มและหักณที่จ่าย

ระบบ PO ที่ถูกออกแบบมาดีมีผลโดยตรงต่อการจัดการ VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ซึ่ง SME ควรเข้าใจก่อนออกแบบระบบ

• VAT บนใบกำกับภาษี: บริษัทที่จดทะเบียน VAT สามารถนำภาษีซื้อ 7% ในใบกำกับภาษีไปหักออกจากภาษีขายได้ แต่ต้องมั่นใจว่าใบกำกับภาษีระบุชื่อและเลขผู้เสียภาษีของบริษัทถูกต้อง และรายการสินค้าตรงกับ PO ที่อนุมัติ ข้อมูล ณ ปี 2569: อัตรา VAT อยู่ที่ 7% ควรตรวจสอบอัตราที่บังคับใช้ ณ ปีที่ยื่นกับกรมสรรพากร
• ภาษีหักณที่จ่าย: เมื่อบริษัทจ่ายเงินให้ผู้ขายที่เป็นนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดา อาจต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราที่กฎหมายกำหนด เช่น ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง และอื่นๆ ระบบ PO ควรบันทึกประเภทรายการให้ชัดว่าเป็น "ซื้อสินค้า" หรือ "ซื้อบริการ" เพราะอัตราและเงื่อนไขหักต่างกัน ให้ปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อกำหนดอัตราที่ถูกต้องตามประเภทธุรกรรม
• รายจ่ายต้องห้าม: การซื้อสินค้าที่ไม่เกี่ยวกับกิจการ หรือซื้อโดยไม่มี PO และ GRN ประกอบ อาจถูกปฏิเสธเป็นรายจ่ายทางภาษีและถูกบวกกลับเป็นกำไรสุทธิ ซึ่งเพิ่มภาระ CIT ของบริษัท

SME ที่ยังไม่แน่ใจว่าโครงสร้างภาษีของตนเหมาะสมหรือไม่ สามารถลองใช้เครื่องมือประเมินความเสี่ยงภาษีของ A Plus Meเพื่อตรวจสอบจุดอ่อนเบื้องต้นได้ฟรี

แนวทางออกแบบระบบ PO สำหรับ SME แต่ละระดับ

ไม่มีระบบ PO "ขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกธุรกิจ" ควรเลือกวิธีที่เหมาะกับขนาดและความซับซ้อนของกิจการ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในระบบ PO ของ SME และวิธีป้องกัน

จากประสบการณ์ของทีม A Plus Me ในการวางระบบบัญชีให้ SME พบข้อผิดพลาดซ้ำๆ ดังนี้

• ออก PO หลังจากซื้อของไปแล้ว (Backdating): ทำให้ระบบควบคุมล้มเหลวโดยสิ้นเชิง ควรกำหนดนโยบายห้ามออก PO ย้อนหลังอย่างเด็ดขาด และหากจำเป็นต้องซื้อฉุกเฉินให้ใช้ "Emergency Purchase Order" ที่มีขั้นตอนอนุมัติพิเศษ
• PO มีวงเงินไม่ครอบคลุมค่า VAT: ระบุมูลค่า PO เป็นยอดก่อน VAT แต่ไม่ได้บวก VAT ทำให้งบประมาณขาด ควรระบุทั้งยอดก่อน VAT, VAT 7%, และยอดสุทธิในฟอร์ม PO เสมอ
• ผู้ขายส่งบิลก่อน GRN: ฝ่ายบัญชีรับใบแจ้งหนี้และจ่ายเงินทันทีโดยยังไม่มีการยืนยันว่าได้รับสินค้าครบ ควรกำหนดนโยบายว่าห้ามจ่ายเงินหาก GRN ยังไม่สมบูรณ์
• ไม่มีการตรวจสอบรายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ (Approved Vendor List): ทำให้มีการสั่งซื้อจากผู้ขายใหม่โดยไม่ผ่านกระบวนการคัดเลือก ควรมีทะเบียนผู้ขายที่ได้รับอนุมัติและต้องให้ผู้มีอำนาจเพิ่มผู้ขายใหม่เข้าทะเบียนก่อนออก PO
• ไม่เก็บ PO ที่ยกเลิกไว้: ควรเก็บ PO ที่ยกเลิกทุกฉบับพร้อมสาเหตุการยกเลิก เพื่อให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบลำดับเลขที่ได้ว่าไม่มีช่องว่าง

หากต้องการให้ทีมงานตรวจสอบและวางระบบเอกสารจัดซื้อให้ครบถ้วน สามารถดูรายละเอียดบริการได้ที่หน้าบริการจดทะเบียนและวางระบบบริษัทหรือติดต่อทีม A Plus Me โดยตรง

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง การออกแบบระบบใบสั่งซื้อสินค้าเพื่อการควบคุมภายใน ควรนำมาเปรียบเทียบและปรับปรุงกับระบบเอกสารและการดำเนินการจริงภายในองค์กรของคุณอย่างสม่ำเสมอ

โดยใช้จุดเช็กลิสต์และแนวทางหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดดังนี้:

แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร: การสืบค้นข้อมูลภาษีและเกณฑ์สรรพากรที่เกี่ยวข้องกับ การออกแบบระบบใบสั่งซื้อสินค้าเพื่อการควบคุมภายใน
• สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐานและจรรยาบรรณวิชาชีพทางบัญชีของนิติบุคคล

ตารางนำบทความไปใช้

ประเด็น	สิ่งที่ต้องตรวจ	ผลที่ต้องบันทึก
ทำไม SME ถึงต้องมีระบบใบสั่งซื้อ (PO)	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
ความแตกต่างระหว่างใบขอซื้อ (PR) และใบสั่งซื้อ (PO)	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
องค์ประกอบบังคับของใบสั่งซื้อที่ใช้ได้จริงทางบัญชีและภาษี	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ การออกแบบระบบใบสั่งซื้อสินค้าเพื่อการควบคุมภายใน

ใบสั่งซื้อ (PO) กับใบขอซื้อ (PR) ต่างกันอย่างไร?

ใบขอซื้อ (Purchase Requisition - PR) คือเอกสารที่หน่วยงานภายในส่งขอให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการ ยังไม่มีผลผูกพันกับผู้ขาย ส่วนใบสั่งซื้อ (Purchase Order - PO)

คือเอกสารที่บริษัทออกให้ผู้ขายอย่างเป็นทางการ

เมื่อผู้ขายตอบรับแล้วจะมีสถานะเป็นสัญญาซื้อขาย มีผลผูกพันทางกฎหมายทั้งสองฝ่าย

ระบบ PO ช่วยป้องกันความเสี่ยงด้านภาษีได้อย่างไร?

ระบบ PO ที่ดีทำให้แต่ละรายจ่ายมีเอกสารหลักฐานครบชุด ได้แก่ PO ที่อนุมัติแล้ว ใบส่งของ/ใบรับสินค้า (GRN) และใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง การจับคู่เอกสาร 3 ทาง (Three-Way Match)

นี้ทำให้รายจ่ายผ่านเกณฑ์การหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ตามมาตรา 65 ทวิ

และมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร และยังช่วยป้องกันไม่ให้จ่ายเงินซ้ำหรือจ่ายตามบิลปลอม

บริษัทขนาดเล็กที่ไม่มีฝ่ายจัดซื้อโดยเฉพาะควรเริ่มต้นวางระบบ PO อย่างไร?

ให้เริ่มจากการกำหนดวงเงินอนุมัติที่ชัดเจน เช่น ซื้อไม่เกิน 5,000 บาทหัวหน้าทีมอนุมัติได้ เกิน 5,000 บาทต้องให้กรรมการเซ็น จากนั้นออกแบบแบบฟอร์ม PO อย่างง่ายด้วย Google Forms

หรือ Excel พร้อมฟิลด์บังคับ ได้แก่ เลขที่ PO วันที่ ชื่อผู้ขาย

รายการสินค้า จำนวน ราคา และลายเซ็นผู้อนุมัติ เมื่อกิจการขยายตัวค่อยย้ายไปใช้ระบบซอฟต์แวร์บัญชีที่รองรับโมดูล PO

ใบสั่งซื้อที่ออกแล้วแต่ยังไม่ได้รับสินค้าต้องบันทึกบัญชีหรือไม่?

ตามหลักบัญชีคงค้าง (Accrual Basis) ที่ TFRS for NPAEs กำหนด PO ที่ยังไม่ได้รับสินค้าหรือบริการยังไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์

จะบันทึกรายการต่อเมื่อรับสินค้าพร้อมใบส่งของแล้วเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ควรติดตาม PO ค้างส่งมอบไว้ในทะเบียน

Open PO เพื่อการวางแผนกระแสเงินสดและป้องกันการออก PO ซ้ำโดยไม่ตั้งใจ