บริษัทรักษาความปลอดภัย (รปภ.) ใบอนุญาตและภาษีที่ต้องรู้

ธุรกิจรักษาความปลอดภัยหรือบริษัท รปภ. เป็นธุรกิจที่มีกฎหมายเฉพาะกำกับดูแลใบอนุญาต และมีต้นทุนหลักเป็นค่าแรงพนักงานจำนวนมาก การบริหารบัญชีจึงต้องเน้นที่การคุมต้นทุนคน ประกันสังคม และภาษีหัก ณ ที่จ่ายอย่างเป็นระบบ บทความนี้สรุปประเด็นสำคัญที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้ตั้งแต่วันแรก

ใบอนุญาตที่ธุรกิจรักษาความปลอดภัยต้องมี

ธุรกิจรักษาความปลอดภัยในประเทศไทยอยู่ภายใต้ พระราชบัญญัติธุรกิจรักษาความปลอดภัย พ.ศ. 2558 ซึ่งกำหนดให้ผู้ประกอบกิจการต้อง ขอรับใบอนุญาตประกอบธุรกิจรักษาความปลอดภัย จากสำนักงานตำรวจแห่งชาติหรือหน่วยงานที่กฎหมายกำหนดก่อนเริ่มดำเนินธุรกิจ นอกจากนี้พนักงานรักษาความปลอดภัยแต่ละคนต้องผ่านการอบรมหลักสูตรที่กฎหมายกำหนดและได้รับ บัตรประจำตัวพนักงานรักษาความปลอดภัยรับอนุญาต ก่อนปฏิบัติงานจริง

ในมุมมองบัญชีและภาษี ผู้ประกอบการต้องแยกให้ชัดว่าใบอนุญาตและการอบรมพนักงานเป็น ค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจที่จำเป็น ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของ ควรเก็บใบเสร็จค่าธรรมเนียมใบอนุญาตและค่าอบรมไว้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชีค่าใช้จ่ายทุกครั้ง เพราะเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและเกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ

โครงสร้างต้นทุนหลักของธุรกิจ รปภ.: ค่าแรงพนักงาน

ธุรกิจ รปภ. มีลักษณะเป็น Labor-Intensive Business คือต้นทุนกว่า 70-80% ของรายได้มักเป็นค่าแรงพนักงานรักษาความปลอดภัย ทำให้การบริหารบัญชีเงินเดือนต้องมีความแม่นยำสูง เนื่องจากพนักงานทำงานเป็นกะ (ผลัด) และมักมีค่าล่วงเวลา (OT) ค่ากะดึก และเบี้ยเลี้ยงพิเศษ ซึ่งต้องคำนวณให้ถูกต้องทั้งในมุมกฎหมายแรงงานและภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

ประเด็นสำคัญด้านเงินเดือนและประกันสังคม

• ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายพนักงาน (ภ.ง.ด.1): บริษัทต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนพนักงานทุกคนตามอัตราก้าวหน้า และนำส่งกรมสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
• เงินสมทบประกันสังคม: นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนพนักงานทุกคนเข้าประกันสังคม และนำส่งเงินสมทบทั้งส่วนนายจ้างและลูกจ้างตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ควรตรวจสอบอัตราปัจจุบันกับสำนักงานประกันสังคมโดยตรง
• ค่าล่วงเวลาและค่ากะ: ต้องคำนวณตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน และบันทึกแยกจากเงินเดือนพื้นฐานเพื่อให้ตรวจสอบต้นทุนต่อไซต์งานได้ชัดเจน

การคิดต้นทุนต่อไซต์งาน (Site Costing)

เนื่องจากบริษัท รปภ. รับงานหลายไซต์พร้อมกัน (เช่น หมู่บ้าน โรงงาน ห้างสรรพสินค้า) การบัญชีที่ดีต้องแยกต้นทุนค่าแรงและค่าใช้จ่ายอื่นตามไซต์งานแต่ละแห่ง เพื่อให้ทราบว่าไซต์ใดทำกำไร ไซต์ใดขาดทุน ซึ่งมักเกิดจากการตั้งราคาสัญญาต่ำเกินไปเมื่อเทียบกับต้นทุนค่าแรงที่เพิ่มขึ้นตามค่าแรงขั้นต่ำ

[!IMPORTANT]ความเสี่ยงจากสัญญาระยะยาวที่ไม่ปรับราคาตามต้นทุนแรงงาน
บริษัท รปภ. หลายแห่งเซ็นสัญญาบริการระยะยาว 1-3 ปีในราคาคงที่ แต่ค่าแรงขั้นต่ำและอัตราเงินสมทบประกันสังคมอาจปรับขึ้นระหว่างสัญญา หากไม่มีเงื่อนไขปรับราคาในสัญญา กิจการอาจขาดทุนจากไซต์งานนั้นโดยไม่รู้ตัว จึงควรมีข้อสัญญาปรับราคาตามการเปลี่ยนแปลงกฎหมายแรงงานเสมอ

ภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่ายของค่าบริการ รปภ.

ค่าบริการรักษาความปลอดภัยถือเป็น การให้บริการ ซึ่งหากบริษัทมีรายได้เกินเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่ได้รับชำระเงิน เมื่อลูกค้าเป็นนิติบุคคล ลูกค้าจะหักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าบริการก่อนจ่ายเงิน โดยอัตราที่ใช้ควรตรวจสอบให้แน่ชัดกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหรือกรมสรรพากร เนื่องจากอาจแตกต่างกันตามลักษณะสัญญาจ้าง

ตารางสรุปประเด็นบัญชีและภาษีของธุรกิจ รปภ.

ประเด็น	รายละเอียดที่ต้องจัดการ	เอกสารที่ต้องเก็บ
ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ	ขอใบอนุญาตตาม พ.ร.บ. ธุรกิจรักษาความปลอดภัย	ใบอนุญาต, ใบเสร็จค่าธรรมเนียม
ค่าแรงพนักงาน	คำนวณเงินเดือน OT ค่ากะ ตามกฎหมายแรงงาน	สลิปเงินเดือน, ตารางกะ, ใบลงเวลา
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายพนักงาน	หักและนำส่ง ภ.ง.ด.1 ทุกเดือน	แบบ ภ.ง.ด.1, หนังสือรับรองการหักภาษี
ประกันสังคม	ขึ้นทะเบียนและนำส่งเงินสมทบ	แบบนำส่งเงินสมทบ, ทะเบียนลูกจ้าง
รายได้ค่าบริการ	ออกใบกำกับภาษีเมื่อรับชำระเงิน	ใบกำกับภาษี, สัญญาบริการ

ตัวอย่างสถานการณ์: บริษัท รปภ. รับงานหมู่บ้านจัดสรร

สมมติบริษัท ข. รับงานดูแลความปลอดภัยหมู่บ้านแห่งหนึ่ง ใช้พนักงาน 4 คนต่อกะ วนกะละ 12 ชั่วโมง มูลค่าสัญญา 150,000 บาทต่อเดือน หากต้นทุนค่าแรงรวมประกันสังคมและอุปกรณ์อยู่ที่ 130,000 บาทต่อเดือน กิจการจะมีกำไรขั้นต้นเพียง 20,000 บาท หรือประมาณ 13% ของรายได้ หากค่าแรงขั้นต่ำปรับขึ้นในปีถัดไปโดยไม่มีการปรับราคาสัญญา กำไรอาจลดลงจนขาดทุนได้ จึงจำเป็นต้องมีระบบติดตามต้นทุนต่อไซต์งานอย่างใกล้ชิดและทบทวนราคาสัญญาก่อนต่ออายุทุกครั้ง

การบริหารความเสี่ยงจากการลาออกและอัตราหมุนเวียนพนักงานสูง

ธุรกิจรักษาความปลอดภัยมักเผชิญปัญหาอัตราการลาออกของพนักงานสูง (High Turnover Rate) เนื่องจากลักษณะงานที่ต้องอดทนต่อสภาพอากาศ ทำงานเป็นกะ และค่าตอบแทนที่ใกล้เคียงค่าแรงขั้นต่ำ ต้นทุนที่ซ่อนอยู่จากการลาออกบ่อยครั้งได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการสรรหาและอบรมพนักงานใหม่ ค่าใช้จ่ายในการขอบัตรประจำตัวพนักงานรักษาความปลอดภัยใหม่ทุกครั้งที่เปลี่ยนตัว และความเสี่ยงที่ไซต์งานจะขาดกำลังพลชั่วคราวจนกระทบคุณภาพบริการ กิจการควรบันทึกต้นทุนการสรรหาและฝึกอบรมเป็นรายการแยกต่างหากในรายงานต้นทุนต่อไซต์งาน เพื่อให้เห็นภาพต้นทุนที่แท้จริงและใช้ประกอบการตัดสินใจปรับสวัสดิการหรือค่าตอบแทนพนักงานในระยะยาว

การประกันภัยความรับผิดของบริษัท รปภ.

เนื่องจากธุรกิจนี้มีความเสี่ยงที่พนักงานอาจเกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติหน้าที่ เช่น ปล่อยให้ทรัพย์สินของลูกค้าสูญหายหรือเกิดอุบัติเหตุ บริษัทส่วนใหญ่จึงทำประกันภัยความรับผิดต่อบุคคลภายนอก (Public Liability Insurance) ค่าเบี้ยประกันภัยดังกล่าวถือเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจที่สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ตามปกติ และควรบันทึกแยกเป็นบัญชีค่าใช้จ่ายเฉพาะเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบและต่ออายุกรมธรรม์ในปีถัดไป

สรุปคำแนะนำปฏิบัติ

เจ้าของธุรกิจรักษาความปลอดภัยควรเริ่มจากการตรวจสอบว่าใบอนุญาตประกอบธุรกิจและบัตรพนักงานยังไม่หมดอายุ จัดทำระบบบัญชีแยกต้นทุนตามไซต์งานแต่ละแห่ง วางระบบคำนวณเงินเดือนที่รองรับกะและ OT ได้ถูกต้อง และเจรจาเงื่อนไขปรับราคาสัญญาตามการเปลี่ยนแปลงค่าแรงขั้นต่ำไว้ล่วงหน้า การทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีที่เข้าใจธุรกิจแรงงานเข้มข้นจะช่วยให้บริษัทควบคุมต้นทุนและปฏิบัติตามภาษีได้อย่างถูกต้อง

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง บริษัทรักษาความปลอดภัย (รปภ.) ใบอนุญาตและภาษีที่ต้องรู้ ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บริษัทรักษาความปลอดภัยต้องขอใบอนุญาตจากหน่วยงานใด

ต้องขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจรักษาความปลอดภัยตามพระราชบัญญัติธุรกิจรักษาความปลอดภัย พ.ศ. 2558 จากสำนักงานตำรวจแห่งชาติหรือหน่วยงานที่กฎหมายกำหนด และพนักงานแต่ละคนต้องผ่านการอบรมและได้รับบัตรประจำตัวก่อนปฏิบัติงาน

ทำไมธุรกิจ รปภ. ต้องแยกบัญชีต้นทุนตามไซต์งาน

เพราะแต่ละไซต์งานมีจำนวนพนักงาน กะการทำงาน และราคาสัญญาต่างกัน หากไม่แยกบัญชีจะไม่ทราบว่าไซต์ใดทำกำไรหรือขาดทุน ทำให้เจรจาต่อสัญญาหรือปรับราคาผิดพลาดและอาจขาดทุนสะสมโดยไม่รู้ตัว

ค่าล่วงเวลาและค่ากะของพนักงาน รปภ. ต้องคำนวณภาษีอย่างไร

ค่าล่วงเวลาและค่ากะถือเป็นเงินได้ตามมาตรา 40(1) เช่นเดียวกับเงินเดือน ต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราก้าวหน้าเช่นเดียวกับเงินเดือนปกติทุกเดือน

หากสัญญาบริการระยะยาวไม่ได้ปรับราคาตามค่าแรงขั้นต่ำที่เพิ่มขึ้น ควรทำอย่างไร

ควรเจรจากับลูกค้าเพื่อเพิ่มเงื่อนไขปรับราคาตามการเปลี่ยนแปลงกฎหมายแรงงานในสัญญาฉบับใหม่หรือส่วนแก้ไขเพิ่มเติม และติดตามต้นทุนต่อไซต์งานอย่างสม่ำเสมอเพื่อไม่ให้ขาดทุนสะสมจนกระทบกระแสเงินสดของกิจการ

ลูกค้านิติบุคคลต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าบริการรักษาความปลอดภัยหรือไม่

โดยทั่วไปค่าบริการรักษาความปลอดภัยเข้าข่ายต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย แต่อัตราที่แน่นอนขึ้นอยู่กับลักษณะสัญญา จึงควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหรือกรมสรรพากรก่อนวางบิลลูกค้าทุกครั้งเพื่อความถูกต้อง

ค่าอุปกรณ์ เช่น ไม้กระบอง วิทยุสื่อสาร เครื่องแบบ ลงบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายประเภทใด

อุปกรณ์ที่มีมูลค่าไม่สูงและใช้หมดไปในระยะสั้น เช่น เครื่องแบบ สามารถลงเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้ทันที ส่วนอุปกรณ์ที่มีมูลค่าสูงและใช้งานได้นาน เช่น เครื่องสแกนตรวจอาวุธ ควรบันทึกเป็นสินทรัพย์ถาวรและตัดค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งาน