การวางระบบใบเบิกเงินทดรองจ่าย (Cash Advance System) และการเคลียร์บิล

ใบเบิกเงินทดรองจ่าย (Cash Advance) และกระบวนการเคลียร์บิลเป็นระบบควบคุมภายในที่ SME ไทยทุกขนาดจำเป็นต้องมี เพราะหากขาดขั้นตอนที่ชัดเจน ค่าใช้จ่ายที่พนักงานจ่ายไปอาจกลายเป็น

"รายจ่ายต้องห้าม" ทางภาษีที่สรรพากรไม่ยอมรับ

และเป็นช่องโหว่สำหรับการทุจริตภายในองค์กรด้วย

สารบัญบทความ

1. เงินทดรองจ่ายคืออะไร และทำไม SME ต้องมีระบบนี้
2. เอกสารที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอน
3. หน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย (WHT) เมื่อเคลียร์บิล
4. การบันทึกบัญชีสำหรับระบบเงินทดรองจ่าย
5. เงื่อนไขให้รายจ่ายจากการเคลียร์บิลหักได้ทางภาษี
6. ความเสี่ยงทางภาษีที่พบบ่อยในระบบเงินทดรองจ่าย
7. การวางระเบียบภายในและกำหนดอำนาจอนุมัติ
8. การจัดเก็บเอกสารและระยะเวลาตามกฎหมาย
9. เช็กลิสต์ตรวจสอบระบบเงินทดรองจ่ายในบริษัท
10. แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน
11. ตารางนำบทความไปใช้

เงินทดรองจ่ายคืออะไร และทำไม SME ต้องมีระบบนี้

เงินทดรองจ่าย (Petty Cash Advance หรือ Imprest Fund) คือเงินที่บริษัทจ่ายล่วงหน้าให้พนักงานหรือผู้รับมอบหมายเพื่อนำไปใช้จ่ายในนามบริษัท แล้วนำเอกสารหลักฐานมาเคลียร์

(Settlement) ในภายหลัง ระบบนี้แตกต่างจากกองทุนเงินสดย่อย (Petty Cash

Fund) ซึ่งวงเงินน้อยกว่าและเหมาะกับค่าใช้จ่ายปลีกย่อยประจำวัน

สำหรับ SME ที่ยังไม่มีระบบ เงินทดรองจ่ายมักถูกบันทึกเป็น "ลูกหนี้พนักงาน" ค้างในบัญชีนานหลายเดือน โดยไม่มีเอกสารสนับสนุน ซึ่งเมื่อสรรพากรตรวจสอบ

ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นจะถูกปฏิเสธและบวกกลับเป็นกำไรทางภาษีของบริษัท

ผลลัพธ์คือต้องเสียภาษีนิติบุคคล (CIT) เพิ่ม พร้อมเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามประมวลรัษฎากร

เอกสารที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอน

ระบบที่ดีต้องกำหนดเอกสารที่ชัดเจนใน 2 ช่วง ได้แก่ ช่วงเบิกเงินล่วงหน้า และช่วงเคลียร์บิลหลังใช้จ่ายจริง

หน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย (WHT) เมื่อเคลียร์บิล

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในขั้นตอนเคลียร์บิลคือ การลืมหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งบริษัท (ในฐานะผู้จ่ายเงิน) มีหน้าที่หักทันทีที่มีการจ่ายเงิน ไม่ใช่เมื่อเคลียร์บิล

ดังนั้นการขอเงินทดรองไปจ่ายให้ผู้ให้บริการ ผู้รับจ้าง หรือเจ้าของอาคาร

บริษัทต้องหักภาษีก่อนจ่ายเงินเสมอ

ประเภทรายการที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายที่พบบ่อยในระบบเงินทดรองจ่าย ได้แก่:

• ค่าเช่าสำนักงาน / ค่าเช่าอุปกรณ์ — หัก 5% (ภ.ง.ด.3 สำหรับบุคคลธรรมดา หรือ ภ.ง.ด.53 สำหรับนิติบุคคล)
• ค่าบริการ / ค่าจ้างทำของ — หัก 3% (ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53)
• ค่าโฆษณา — หัก 2% (ภ.ง.ด.53 กรณีจ่ายให้นิติบุคคล)
• ค่าขนส่ง — หัก 1% (กรณีจ่ายให้ผู้ให้บริการที่เป็นนิติบุคคล)

หากละเลยการหักภาษี ณ ที่จ่าย บริษัทจะต้องรับผิดชอบนำส่งภาษีส่วนที่ขาดพร้อมเงินเพิ่มและเบี้ยปรับตามมาตรา 27 แห่งประมวลรัษฎากร (ข้อมูล ณ ปี 2569)

การบันทึกบัญชีสำหรับระบบเงินทดรองจ่าย

รายการบัญชีที่เกี่ยวข้องแบ่งออกเป็น 3 จุด ดังนี้:

สิ่งสำคัญคือบัญชี "ลูกหนี้เงินทดรองจ่าย" ต้องไม่มียอดค้างนานเกินกำหนดที่ระเบียบบริษัทตั้งไว้ (โดยทั่วไปไม่เกิน 15–30 วัน) มิฉะนั้นในงบการเงินจะปรากฏยอดลูกหนี้สูงผิดปกติ

และผู้สอบบัญชีอาจตั้งข้อสังเกต

เงื่อนไขให้รายจ่ายจากการเคลียร์บิลหักได้ทางภาษี

ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากระบบเงินทดรองจ่ายจะถือเป็น "รายจ่ายที่ยอมให้หักได้" ทางภาษีก็ต่อเมื่อผ่านเกณฑ์ทั้ง 4 ข้อพร้อมกัน ได้แก่:

• เกี่ยวข้องกับกิจการ — รายจ่ายต้องเป็นไปเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยตรง ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของผู้บริหารหรือพนักงาน
• มีเอกสารหลักฐานที่ถูกต้อง — ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีต้องระบุข้อมูลครบถ้วน และต้องเป็นต้นฉบับ
• ไม่ใช่รายจ่ายต้องห้าม — เช่น ค่าปรับ ค่าเบี้ยปรับทางภาษี รายจ่ายที่ไม่สามารถพิสูจน์ผู้รับ และรายจ่ายส่วนตัวที่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท
• หักภาษี ณ ที่จ่ายครบถ้วน — กรณีรายการที่ต้องหัก หากหักไม่ครบ สรรพากรอาจบวกกลับค่าใช้จ่ายนั้นทั้งจำนวน

เพื่อให้เข้าใจเกณฑ์รายจ่ายที่หักได้และรายจ่ายต้องห้ามอย่างละเอียด สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือทำเอกสารต้นทุนรายจ่ายให้ถูกต้อง

ความเสี่ยงทางภาษีที่พบบ่อยในระบบเงินทดรองจ่าย

จากประสบการณ์การทำงานกับ SME พบความเสี่ยงซ้ำๆ ในระบบเงินทดรองจ่ายดังนี้:

• เบิกเงินแล้วไม่เคลียร์บิล — ยอดค้างในบัญชีลูกหนี้เงินทดรองจ่ายนานหลายปี สรรพากรอาจมองว่าเป็นเงินเดือนหรือผลประโยชน์แฝงให้พนักงาน ซึ่งต้องเสียภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• เคลียร์บิลด้วยเอกสารไม่ครบ — บัญชีรับค่าใช้จ่ายแต่ไม่มีใบเสร็จต้นฉบับ ทำให้รายจ่ายนั้นกลายเป็นรายจ่ายต้องห้าม
• ลืมหัก WHT ก่อนจ่าย — พนักงานจ่ายเงินเต็มจำนวนให้ผู้รับโดยไม่หักภาษี บริษัทต้องรับผิดชอบนำส่งภาษีส่วนที่ขาดเอง
• ใบเสร็จออกในชื่อส่วนตัวพนักงาน — ใบเสร็จต้องออกในนามบริษัทเท่านั้น มิฉะนั้นไม่สามารถนำมาเป็นรายจ่ายของบริษัทได้
• วงเงินเบิกสูงเกินความจำเป็น — หากมียอดค้างสูงมาก ผู้สอบบัญชีและสรรพากรจะให้ความสนใจเป็นพิเศษ

ความเสี่ยงเหล่านี้ส่งผลต่อภาษีนิติบุคคล (CIT) โดยตรง เนื่องจาก SME ที่มีกำไรสุทธิจากการบวกกลับรายจ่ายต้องห้ามอาจเลื่อนจากอัตรา 0% (กำไรไม่เกิน 300,000 บาท) หรือ 15% (กำไร

300,001–3,000,000 บาท) ขึ้นไปเสียภาษีที่ 20% ในส่วนที่เกิน

3,000,000 บาท ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขคุณสมบัติ SME คือทุนจดทะเบียนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท และรายได้จากกิจการไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อรอบบัญชี (ข้อมูล ณ ปี 2569)

การวางระเบียบภายในและกำหนดอำนาจอนุมัติ

บริษัทควรออก "ระเบียบการเบิกเงินทดรองจ่าย" เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งอย่างน้อยควรครอบคลุมประเด็นต่อไปนี้:

• วงเงินสูงสุดต่อครั้ง — แยกตามตำแหน่ง เช่น พนักงานทั่วไปไม่เกิน 5,000 บาท, ผู้จัดการไม่เกิน 20,000 บาท
• ผู้มีอำนาจอนุมัติ — กำหนดชัดเจนว่าใครอนุมัติวงเงินเท่าใด และกรณีเกินวงเงินต้องขออนุมัติระดับใด
• กำหนดเวลาเคลียร์บิล — โดยทั่วไป 15–30 วันหลังจากได้รับเงิน หรือภายในวันสุดท้ายของเดือนที่ใช้จ่าย เพื่อให้บัญชีปิดได้ทันรอบ
• บทลงโทษกรณีไม่เคลียร์ตามกำหนด — เช่น หักจากเงินเดือน หรือระงับสิทธิ์การเบิกครั้งต่อไป
• ประเภทค่าใช้จ่ายที่อนุญาต — รายการที่ใช้เงินทดรองได้ (ค่าเดินทาง ค่าวัสดุสำนักงาน ค่าอาหารเลี้ยงลูกค้า ฯลฯ) และรายการที่ต้องผ่านกระบวนการจัดซื้อปกติ

การจัดเก็บเอกสารและระยะเวลาตามกฎหมาย

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบเงินทดรองจ่ายทั้งหมด — ทั้งใบเบิก ใบเคลียร์ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย — ต้องจัดเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปี

นับจากวันที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันปิดบัญชี

ตามที่ประมวลรัษฎากรและพระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดไว้ เพื่อให้พร้อมรับการตรวจสอบของสรรพากรได้ตลอดเวลา

หากธุรกิจเป็นผู้ประกอบการ VAT (ซึ่งต้องจดทะเบียน VAT เมื่อรายรับจากกิจการเกิน 1,800,000 บาทต่อปี)

เอกสารใบกำกับภาษีซื้อจากการเคลียร์บิลยังต้องนำไปใช้ในรายงานภาษีซื้อประจำเดือนอีกด้วย

ดังนั้นการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบจึงส่งผลต่อทั้งภาษีนิติบุคคลและ VAT พร้อมกัน (ข้อมูล ณ ปี 2569 — อัตรา VAT ปัจจุบัน 7% ตามพระราชกฤษฎีกาที่มีผลจนถึง 30 กันยายน 2569

ควรตรวจสอบอัตราที่บังคับใช้ ณ ปีที่ยื่นกับกรมสรรพากร)

เช็กลิสต์ตรวจสอบระบบเงินทดรองจ่ายในบริษัท

ใช้เช็กลิสต์นี้ประเมินความพร้อมของระบบเงินทดรองจ่ายในองค์กรของคุณ และระบุจุดที่ต้องปรับปรุงก่อนที่สรรพากรจะเข้าตรวจสอบ:

หากต้องการประเมินความเสี่ยงทางภาษีในภาพรวมของกิจการ ลองใช้เครื่องมือ ประเมินความเสี่ยงทางภาษีฟรี หรือปรึกษาทีมงาน A Plus Me เพื่อวางระบบที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น

แหล่งอ้างอิงและเอกสารกฎหมายที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร: ข้อมูลภาษีหัก ณ ที่จ่าย รายจ่ายที่ยอมให้หักได้ และระเบียบปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง
• สภาวิชาชีพบัญชี: มาตรฐานการบัญชีและแนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกเงินทดรองจ่าย

ตารางนำบทความไปใช้

ประเด็น	สิ่งที่ต้องตรวจ	ผลที่ต้องบันทึก
เงินทดรองจ่ายคืออะไร และทำไม SME ต้องมีระบบนี้	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
เอกสารที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอน	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน
หน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย (WHT) เมื่อเคลียร์บิล	ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง	สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ การวางระบบเงินทดรองจ่ายและการเคลียร์บิล

เงินทดรองจ่ายต้องเคลียร์บิลภายในกี่วัน?

ไม่มีกฎหมายกำหนดตายตัว แต่ระเบียบที่ดีควรกำหนดไว้ที่ 15–30 วันหลังได้รับเงิน หรือภายในวันสุดท้ายของเดือนที่ใช้จ่าย เพื่อให้บัญชีปิดได้ทันรอบและไม่มียอดค้างสะสม

ใบเสร็จที่นำมาเคลียร์บิลต้องออกในชื่อบริษัทหรือชื่อพนักงานก็ได้?

ต้องออกในชื่อบริษัทเท่านั้น ใบเสร็จที่ออกในชื่อพนักงานไม่สามารถนำมาเป็นรายจ่ายของบริษัทได้ สรรพากรจะถือเป็นรายจ่ายส่วนตัวและบวกกลับเป็นกำไรทางภาษีของบริษัท

เมื่อพนักงานใช้เงินทดรองจ่ายค่าเช่าหรือค่าบริการ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่?

ต้องหัก บริษัทมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายก่อนที่พนักงานจะจ่ายเงินให้ผู้รับ เช่น ค่าเช่าหัก 5% ค่าบริการ/จ้างทำของหัก 3% หากจ่ายเงินเต็มจำนวนโดยไม่หัก

บริษัทต้องรับผิดชอบนำส่งส่วนที่ขาดพร้อมเงินเพิ่มและเบี้ยปรับเอง

เอกสารเงินทดรองจ่ายต้องเก็บไว้กี่ปี?

ต้องจัดเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันปิดบัญชี ครอบคลุมทั้งใบเบิก ใบเคลียร์ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย