กระทบยอดธนาคารรายเดือน SME ต้องดูอะไร

การกระทบยอดธนาคารเป็น control พื้นฐานที่บอกได้ว่าตัวเลขบัญชีเชื่อถือได้แค่ไหน หากยอดธนาคารไม่ตรง บัญชีรายเดือน งบกำไรขาดทุน และภาษีอาจผิดตามไปด้วย

บทความนี้สรุปวิธีดูสำหรับเจ้าของกิจการ

ทำไมเจ้าของกิจการควรดู bank reconciliation

แม้งานกระทบยอดจะเป็นงานบัญชี แต่เจ้าของกิจการควรเห็นสถานะอย่างน้อยเดือนละครั้ง เพราะธนาคารเป็นหลักฐานภายนอกที่สะท้อนเงินเข้าออกจริง หากมีเงินเข้าไม่ทราบที่มา เงินออกไม่มีบิล

หรือรายการโอนส่วนตัวปนกับธุรกิจ ควรแก้ตั้งแต่เดือนนั้น

การกระทบยอดที่ดีไม่ได้จบที่ยอดตรง แต่ต้องอธิบายรายการค้าง เช่น เช็ครับยังไม่เข้าบัญชี เงินโอนที่ยังไม่ออกใบเสร็จ ค่าธรรมเนียมธนาคาร หรือยอดลูกค้าจ่ายเกิน หากไม่มีคำอธิบาย

ยอดตรงอาจเป็นเพียงการบันทึกเพื่อให้จบงาน

รายงานที่ควรมีทุกเดือน

• statement ทุกบัญชีธนาคารของบริษัท
• รายการเงินรับที่จับคู่กับใบขายหรือลูกหนี้
• รายการเงินจ่ายที่จับคู่กับบิลหรือเจ้าหนี้
• รายการไม่ทราบที่มาและผู้รับผิดชอบติดตาม
• รายการกรรมการสำรองจ่ายหรือถอนใช้ส่วนตัว

สัญญาณเตือนจากธนาคาร

1. มีเงินโอนเข้าแต่ไม่มีใบขายหรือใบเสร็จ
2. มีเงินออกซ้ำให้ผู้ขายรายเดิมโดยไม่มีเหตุผล
3. บัญชีส่วนตัวถูกใช้รับเงินลูกค้าหรือจ่ายค่าใช้จ่ายบริษัท
4. ค่าธรรมเนียมและดอกเบี้ยไม่เคยถูกบันทึก
5. ยอดเงินสดตามบัญชีต่างจาก statement ทุกเดือน

เมื่อเจอสัญญาณเหล่านี้ ควรสร้าง action list พร้อมเจ้าของงาน เช่น ฝ่ายขายตรวจเงินรับ ฝ่ายจัดซื้อยืนยันบิล หรือกรรมการชี้แจงรายการส่วนตัว

การรอแก้ตอนปิดงบจะใช้เวลามากกว่าเดิมหลายเท่า

อ่านต่อ

• การทดสอบ control กระทบยอดธนาคาร
• SLA ผู้จัดทำและผู้ตรวจ bank reconciliation
• ทำ Cash Flow Forecast 13 สัปดาห์

ตารางนำบทความไปใช้

แหล่งข้อมูลสำหรับตรวจสอบฉบับปัจจุบัน

• กรมสรรพากร
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า