ธุรกิจยุคใหม่มักมีทั้งพนักงานประจำ ฟรีแลนซ์ พาร์ทไทม์ และผู้รับจ้างเฉพาะงาน หากแยกประเภทไม่ชัด งานบัญชี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และประกันสังคมอาจผิดตั้งแต่ต้น
สรุปประเด็นที่ควรรู้
- แยกสถานะการจ้างตามข้อเท็จจริง
- เตรียมสัญญาและหลักฐานจ่ายเงิน
- ส่งข้อมูลเงินเดือนและค่าจ้างให้บัญชีเป็นรอบ
ทำไมต้องแยกประเภทผู้รับเงิน
การเรียกคนทำงานว่าฟรีแลนซ์ไม่ได้แปลว่าภาระภาษีและประกันสังคมจะเหมือนกันทุกกรณี ต้องดูข้อเท็จจริงของความสัมพันธ์ เช่น เวลาทำงาน การควบคุมงาน และลักษณะค่าตอบแทน
สำนักงานบัญชีต้องรู้สถานะที่ถูกต้องเพื่อจัดหมวดรายจ่ายและแบบภาษีที่เกี่ยวข้อง
- พนักงานประจำ
- พนักงานพาร์ทไทม์
- ฟรีแลนซ์
- ผู้รับจ้างทำของ
- ที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญ
เอกสารที่ควรมีทุกเดือน
สำหรับพนักงานควรมี Payroll รายเดือน ส่วนฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้างควรมีสัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบสำคัญรับเงิน หรือเอกสารรับรองการจ่ายตามรูปแบบที่เหมาะสม
ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้การหัก ณ ที่จ่ายและการบันทึกรายจ่ายถูกต้องขึ้น
- ทะเบียนพนักงาน
- สลิปเงินเดือน
- สัญญาจ้างหรือขอบเขตงาน
- ใบแจ้งหนี้หรือใบสำคัญรับเงิน
- หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
จุดที่ผิดพลาดบ่อย
ปัญหาที่พบบ่อยคือจ่ายเงินให้บุคคลธรรมดาโดยไม่มีเอกสารผู้รับเงิน ไม่หัก ณ ที่จ่ายเมื่อควรหัก หรือบันทึกค่าจ้างประจำเป็นค่าบริการเพื่อหลีกเลี่ยงภาระบางอย่าง
เรื่องเหล่านี้ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษากฎหมายแรงงานเมื่อรูปแบบการจ้างไม่ชัด
- ไม่มีเลขบัตรหรือข้อมูลผู้รับเงิน
- ไม่มีหลักฐานส่งมอบงาน
- ไม่ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
- ไม่แยกเงินเดือนกับค่าจ้างบริการ
- จ่ายจากบัญชีส่วนตัว
เปรียบเทียบภาระหัก ณ ที่จ่ายและการยื่นแบบภาษีตามประเภทสัญญาจ้าง
การคัดเลือกสัญญารับจ้างให้ตรงตามข้อเท็จจริงช่วยลดความเข้าใจผิดของสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม:
| รูปแบบการจ้างงาน | ประเภทเงินได้พึงประเมิน | ภาระภาษีหัก ณ ที่จ่าย และสิทธิ์ประกันสังคม |
|---|---|---|
| พนักงานประจำ (Salary) | มาตรา 40(1) (เงินเดือน) | คำนวณหักตามตารางอัตราภาษีเงินได้บุคคล, ประกันสังคม 5% |
| ฟรีแลนซ์ทำงานอิสระ | มาตรา 40(2) (จ้างแรงงาน) | หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% (เมื่อจ่ายในนามบริษัท, ไม่มีประกันสังคม) |
| ผู้รับเหมา/จ้างทำของ | มาตรา 40(7)/(8) (จ้างทำของ) | หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% (คำนวณแยกจากราคาสินค้า, ไม่มีประกันสังคม) |
เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
สิ่งที่ควรทำทันที
- ทำทะเบียนผู้รับเงิน
- แยก Payroll กับฟรีแลนซ์
- เก็บสัญญาและหลักฐานส่งมอบงาน
- ตรวจหัก ณ ที่จ่ายก่อนจ่าย
ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร
- ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- ระบบ DBD e-Filing
- สำนักงานประกันสังคม
หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ฟรีแลนซ์ต้องหัก ณ ที่จ่ายทุกครั้งไหม
ขึ้นกับประเภทเงินได้และเงื่อนไขการจ่าย ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจจากลักษณะงานและเอกสารจริง
พนักงานประจำต้องเกี่ยวกับประกันสังคมไหม
โดยทั่วไปนายจ้างต้องพิจารณาหน้าที่ตามกฎหมายประกันสังคมเมื่อมีลูกจ้าง ควรตรวจข้อมูลล่าสุดจากสำนักงานประกันสังคม
จ่ายค่าจ้างจากบัญชีส่วนตัวได้ไหม
ไม่ควรสำหรับรายจ่ายบริษัท เพราะทำให้หลักฐานและการพิสูจน์รายจ่ายยุ่งยาก ควรจ่ายผ่านบัญชีบริษัท