เมื่อพนักงานเริ่มงานหรือลาออกกลางเดือน เจ้าของธุรกิจและ HR มักสงสัยว่าเงินเดือนกับเงินสมทบประกันสังคมของเดือนนั้นต้องคำนวณแบบเดียวกันหรือไม่
บทความนี้อธิบายให้ชัดว่าเงินเดือนคิดตามสัดส่วนวันทำงานจริงได้ตามนโยบายบริษัท
แต่เงินสมทบประกันสังคมมีกติกาของตัวเองที่ไม่ได้ลดหลั่นตามจำนวนวันเสมอไป พร้อมตัวอย่างการคำนวณและกำหนดเวลาที่ต้องรู้ เหมาะสำหรับเจ้าของ SME และ HR
ที่ต้องปิดเงินเดือนให้ถูกต้องทุกเดือน
สารบัญบทความ
เงินเดือนกับประกันสังคม ทำไมต้องคิดคนละหลักเกณฑ์
หลายบริษัทเข้าใจไปเองว่าเงินเดือนกับเงินสมทบประกันสังคมของเดือนที่พนักงานเข้า-ออกกลางเดือนต้อง "ลดตามสัดส่วนวันทำงาน" เท่ากันทั้งคู่
ความจริงแล้วทั้งสองเรื่องอยู่ภายใต้กฎหมายคนละฉบับและมีหลักคิดต่างกัน
เงินเดือนเป็นเรื่องของสัญญาจ้าง กฎหมายคุ้มครองแรงงานไม่ได้กำหนดสูตรคำนวณตามสัดส่วนวันทำงานไว้ตายตัว บริษัทจึงกำหนดวิธีคิดเองได้
ขอเพียงเขียนไว้ชัดในสัญญาจ้างหรือข้อบังคับการทำงาน และใช้อย่างสม่ำเสมอกับพนักงานทุกคน
ส่วนเงินสมทบประกันสังคมอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติประกันสังคม ซึ่งกำหนดฐานค่าจ้างขั้นต่ำ-ขั้นสูงและนับหน่วยเป็น "เดือน" ไว้ตายตัว ไม่ได้ขึ้นกับนโยบายภายในของแต่ละบริษัท
นี่คือจุดที่ทำให้ตัวเลขสองก้อนนี้มักไม่เท่ากัน
วิธีคำนวณเงินเดือนตามสัดส่วนวันทำงานจริง (Proration)
เมื่อพนักงานเข้างานหรือออกกลางเดือน บริษัทส่วนใหญ่ใช้วิธีคำนวณเงินเดือนตามสัดส่วนวันทำงานจริง 2 แบบหลัก ทั้งคู่ถูกต้องตามกฎหมายแต่ให้ผลลัพธ์ต่างกันเล็กน้อย
จึงควรเลือกใช้วิธีเดียวแล้วยึดตามนั้นตลอด ไม่สลับไปมาตามความสะดวก
เพราะจะตรวจสอบย้อนหลังยากและทำให้พนักงานรู้สึกไม่เป็นธรรม
| วิธีคำนวณ | สูตร | ตัวอย่าง (เงินเดือน 30,000 บาท เข้างาน 16 ก.ค. ทำงาน 16 วัน จาก 31 วันในเดือน) | ข้อสังเกต |
|---|---|---|---|
| หารตามจำนวนวันจริงในปฏิทิน (Calendar Day) | เงินเดือน ÷ จำนวนวันในเดือนนั้น × วันที่ทำงานจริง | 30,000 ÷ 31 × 16 = 15,483.87 บาท | ผลลัพธ์เปลี่ยนตามจำนวนวันของแต่ละเดือน (28-31 วัน) |
| หารด้วย 30 วันคงที่ (Fixed 30-Day) | เงินเดือน ÷ 30 × วันที่ทำงานจริง | 30,000 ÷ 30 × 16 = 16,000 บาท | คำนวณง่าย ตัวเลขคงที่ทุกเดือน นิยมใช้ในระบบเงินเดือนสำเร็จรูป |
ไม่ว่าจะเลือกวิธีไหน ควรระบุไว้ในนโยบายบริษัทหรือคู่มือพนักงานให้ชัดเจน และต้องรวมวันหยุดตามประเพณีหรือวันหยุดประจำสัปดาห์ที่ตกในช่วงจ้างงานนั้นด้วย
เพราะพนักงานยังมีสิทธิได้รับค่าจ้างสำหรับวันหยุดตามกฎหมายแรงงานตามปกติ
เงินสมทบประกันสังคม ทำไมไม่ได้หารตามสัดส่วนวันเสมอไป
ข้อที่ต้องจำให้ขึ้นใจคือ สำนักงานประกันสังคม (สปส.) นับหน่วยความเป็นผู้ประกันตนเป็น "เดือน" ไม่ใช่ "วัน" หากลูกจ้างมีสถานะเป็นผู้ประกันตนมาตรา 33
อยู่ในเดือนนั้นแม้เพียงวันเดียว นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนและนำส่งเงินสมทบของเดือนนั้นเต็มจำนวน
ไม่มีการหารเงินสมทบเป็นรายวันหรือนำส่งครึ่งเดือน
ฐานที่ใช้คำนวณเงินสมทบคือ "ค่าจ้างที่จ่ายจริงในเดือนนั้น" ซึ่งก็คือยอดเงินเดือนตามสัดส่วนวันทำงานจากหัวข้อก่อนหน้า แต่กฎหมายประกันสังคมกำหนดกรอบฐานค่าจ้างตายตัวไว้ที่ไม่ต่ำกว่า
1,650 บาท และไม่เกิน 17,500 บาทต่อเดือน
ซึ่งเป็นเพดานใหม่ที่มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2569 ถึง 31 ธันวาคม 2571 ตามกฎกระทรวงกำหนดค่าจ้างขั้นสูงที่ใช้เป็นฐานในการคำนวณเงินสมทบของผู้ประกันตนมาตรา 33 พ.ศ. 2568
(ก่อนหน้านี้เพดานเดิมอยู่ที่ 15,000 บาท ใช้มาตั้งแต่ปี 2538)
และหลังปี 2571 เพดานจะปรับขึ้นเป็นขั้นบันไดต่อเนื่องอีก คือ 20,000 บาท ในช่วงปี 2572-2574 และ 23,000 บาท ตั้งแต่ปี 2575 เป็นต้นไป อัตราเงินสมทบฝ่ายนายจ้างและลูกจ้างเท่ากันที่
5% เพดานสูงสุดในปัจจุบันจึงอยู่ที่ 875 บาทต่อเดือนต่อฝ่าย
นี่คือจุดที่ทำให้ยอดเงินสมทบ "ไม่ได้ลดตามสัดส่วนวันทำงาน" เสมอไป เพราะกรอบขั้นต่ำ-ขั้นสูงไม่ได้ปรับตามจำนวนวันที่ทำงานจริง
ทั้งนี้ควรตรวจสอบเพดานฐานค่าจ้างล่าสุดกับสำนักงานประกันสังคมทุกครั้งก่อนคำนวณ
เนื่องจากมีการปรับเปลี่ยนตามกฎกระทรวงเป็นระยะ
- ค่าจ้างจริงสูงกว่า 17,500 บาท (เช่น เงินเดือนสูง ทำงานเกินครึ่งเดือน) เงินสมทบยังคิดจากฐานสูงสุด 17,500 บาท เท่ากับพนักงานที่ทำงานเต็มเดือน ไม่ลดหย่อนตามวันที่ขาดไป
- ค่าจ้างจริงต่ำกว่า 1,650 บาท (เช่น เข้างานแค่ 1-2 วันสุดท้ายของเดือน) นายจ้างยังต้องนำส่งโดยใช้ฐานขั้นต่ำ 1,650 บาท คิดเป็นเงินสมทบ 82.50 บาทต่อฝ่าย (1,650 บาท × 5%) แม้ค่าจ้างจริงจะน้อยกว่านี้มากก็ตาม
อีกเรื่องที่ต้องทำให้ทันเวลาคือกำหนดการแจ้ง สปส. นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่ด้วยแบบ สปส. 1-03 ภายใน 30 วันนับแต่วันที่รับเข้าทำงาน
และเมื่อลูกจ้างลาออกต้องแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนด้วยแบบ สปส. 6-09 ภายในวันที่ 15
ของเดือนถัดจากเดือนที่ลูกจ้างออกจากงาน ส่วนการนำส่งเงินสมทบทุกเดือนต้องยื่นแบบ สปส. 1-10 พร้อมชำระเงินภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปเช่นกัน
ยื่นช้าจะมีเงินเพิ่มตามอัตราที่กฎหมายกำหนด และอาจมีโทษทางอาญาหากไม่แจ้งขึ้นทะเบียน-แจ้งออกตามกำหนด
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเอกสารที่ต้องเก็บให้ครบ
เดือนที่พนักงานเข้าหรือออกกลางเดือน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามมาตรา 50 ยังคำนวณด้วยวิธีเดิมคือประมาณการเงินได้พึงประเมินทั้งปีจากฐานเงินเดือนที่จ่ายจริง ไม่มีสูตรพิเศษแยกต่างหาก
แต่พนักงานที่เพิ่งเริ่มงานระหว่างปีอาจมีเงินได้จากนายจ้างเดิมมาก่อน ควรขอหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) จากที่เดิมมาแสดง เพื่อให้พนักงานนำไปรวมยื่น ภ.ง.ด.91
ตอนสิ้นปีได้ครบถ้วน เอกสารที่ควรเก็บให้ครบสำหรับเดือนนี้ ได้แก่
- สัญญาจ้างหรือหนังสือรับเข้าทำงานที่ระบุวันเริ่มงานและฐานเงินเดือนชัดเจน
- ใบลาออกหรือหนังสือเลิกจ้างที่ระบุวันทำงานสุดท้าย
- สลิปเงินเดือนที่แสดงวิธีคำนวณตามสัดส่วนวันทำงานอย่างชัดเจน (สูตรและจำนวนวัน)
- สำเนาแบบ สปส. 1-03 หรือ สปส. 6-09 พร้อมหลักฐานการยื่นแบบ
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ของเดือนนั้น
เอกสารเหล่านี้ไม่ใช่แค่ไว้ตรวจสอบภายใน แต่ยังเป็นหลักฐานสำคัญหากถูกตรวจสอบจากกรมสรรพากรหรือสำนักงานประกันสังคมย้อนหลัง การจัดเก็บอย่างเป็นระบบตั้งแต่เดือนแรกที่พนักงานเข้า-ออก
ช่วยลดเวลาตอบคำถามและลดความเสี่ยงเรื่องค่าปรับหรือเงินเพิ่มได้มาก ทั้งนี้ ตัวเลขอัตราและฐานที่กล่าวถึงในบทความนี้อ้างอิงกฎหมายและประกาศที่มีผลบังคับใช้ ณ ปัจจุบัน
ซึ่งอาจมีการปรับปรุงได้ในอนาคต
ควรตรวจสอบกับสำนักงานประกันสังคมหรือที่ปรึกษาบัญชี-ภาษีก่อนนำไปใช้กับกรณีเฉพาะของกิจการ
ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร
เนื้อหาเรื่อง คำนวณเงินเดือนพนักงานเข้าออกกลางเดือน กับฐานประกันสังคม ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์
เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ
เช็กลิสต์ก่อนนำไปใช้
- รวบรวมเอกสารรายรับ รายจ่าย ภาษีซื้อ-ขาย และรายการธนาคารให้ครบตามรอบเดือน
- ตรวจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องบันทึกบัญชีถูกต้องและมีหลักฐานรองรับครบถ้วน
- หากไม่แน่ใจเรื่องภาษี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
เงินเดือนพนักงานเข้า-ออกกลางเดือน ต้องหารด้วย 30 วันเสมอไปไหม
ไม่จำเป็น กฎหมายแรงงานไม่ได้กำหนดสูตรตายตัว บริษัทเลือกได้ระหว่างหารด้วยจำนวนวันตามปฏิทินของเดือนนั้น หรือหารด้วย 30 วันคงที่ แต่ต้องกำหนดไว้ในนโยบายหรือสัญญาจ้างให้ชัดเจน
และใช้วิธีเดียวกันกับพนักงานทุกคนอย่างสม่ำเสมอ
พนักงานทำงานแค่ 2-3 วันในเดือนนั้น ต้องนำส่งเงินสมทบประกันสังคมเต็มเดือนหรือไม่
ต้องนำส่ง เพราะ สปส. นับหน่วยเป็น "เดือน" ไม่ใช่รายวัน หากลูกจ้างมีสถานะเป็นผู้ประกันตนในเดือนนั้นแม้เพียงไม่กี่วัน
นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนและนำส่งเงินสมทบของเดือนนั้นเต็มจำนวน
โดยใช้ค่าจ้างที่จ่ายจริงเป็นฐานแต่ต้องไม่ต่ำกว่าฐานขั้นต่ำ 1,650 บาท
เงินเดือนตามสัดส่วนวันทำงานต่ำกว่า 1,650 บาท ต้องนำส่งเงินสมทบเท่าไร
ต้องใช้ฐานขั้นต่ำ 1,650 บาทในการคำนวณ คิดเป็นเงินสมทบฝ่ายละ 82.50 บาท (5%) แม้ค่าจ้างจริงจะน้อยกว่านั้น เพราะฐานขั้นต่ำเป็นตัวเลขคงที่ตามกฎหมาย ไม่ได้ปรับลดตามสัดส่วนวันทำงาน
ขึ้นทะเบียนและแจ้งออกพนักงานจากประกันสังคมต้องทำภายในกี่วัน
ขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่ด้วยแบบ สปส. 1-03 ภายใน 30 วันนับแต่วันที่รับเข้าทำงาน ส่วนแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนด้วยแบบ สปส. 6-09 ต้องแจ้งภายในวันที่ 15
ของเดือนถัดจากเดือนที่ลูกจ้างออกจากงาน
เพื่อไม่ให้งานเฉพาะเรื่องต่าง ๆ กลายเป็นภาระสะสม ทีมงานแนะนำให้ศึกษาหน้าบริการเสริมสำหรับธุรกิจไว้เป็นแนวทางเริ่มต้น