SME ส่วนใหญ่ไม่มีงบประมาณจ้างทีม Internal Audit แต่ไม่ได้หมายความว่าจะขาดการตรวจสอบภายในได้ เจ้าของกิจการที่มีความเข้าใจพื้นฐานสามารถทำ Internal Audit อย่างง่ายได้ด้วยตนเอง บทความนี้บอกวิธีเริ่มต้น
Internal Audit คืออะไร และทำไม SME จึงต้องการ
Internal Audit หรือการตรวจสอบภายใน คือกระบวนการที่บุคคลภายในองค์กรประเมินว่าระบบ กระบวนการ และการควบคุมภายในขององค์กรนั้นทำงานได้ผลดีตามที่ควรหรือไม่ จุดประสงค์หลักคือการระบุความเสี่ยง ตรวจจับข้อบกพร่อง และเสนอแนะการปรับปรุงก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม
สำหรับ SME ในไทยที่ไม่ได้อยู่ภายใต้ข้อกำหนดทางกฎหมายที่บังคับให้มีผู้ตรวจสอบภายใน การทำ Internal Audit เองยังคงมีประโยชน์มหาศาล เพราะช่วยให้เจ้าของ
- ค้นพบการทุจริตหรือความผิดพลาดก่อนที่ผู้สอบบัญชีภายนอกจะพบ
- มั่นใจว่านโยบายและขั้นตอนที่กำหนดไว้ถูกปฏิบัติตามจริง
- ระบุจุดอ่อนในกระบวนการทางธุรกิจที่ทำให้เสียเงินหรือเวลาโดยไม่จำเป็น
- เตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบจากกรมสรรพากรหรือหน่วยงานภายนอก
ความแตกต่างระหว่าง Internal Audit และ External Audit
หลายคนสับสนระหว่างการตรวจสอบภายใน (Internal Audit) กับการสอบบัญชีภายนอก (External Audit) ความแตกต่างหลักคือ
| ประเด็น | Internal Audit | External Audit (ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต) |
|---|---|---|
| ผู้ดำเนินการ | คนในองค์กร (อาจเป็นเจ้าของ) | CPA อิสระจากภายนอก |
| วัตถุประสงค์ | ปรับปรุงกระบวนการภายใน | รับรองความถูกต้องของงบการเงิน |
| ความถี่ | ตามที่กำหนด (รายเดือน/รายไตรมาส) | ปีละครั้ง (ส่วนใหญ่) |
| ข้อบังคับ | ไม่มีข้อบังคับสำหรับ SME ทั่วไป | บังคับตามกฎหมายสำหรับบริษัทจำกัด |
| ต้นทุน | ต่ำมาก (ลงมือเอง) | ค่าธรรมเนียมผู้สอบบัญชี |
เตรียมตัวก่อนเริ่ม Internal Audit ฉบับเจ้าของทำเอง
ก่อนเริ่มตรวจสอบ เจ้าของควรเตรียมสิ่งต่อไปนี้
- กำหนดขอบเขต: จะตรวจอะไร เช่น เงินเดือน สต็อก การจ่ายเงิน หรือทั้งหมด ในช่วงเวลาใด
- รวบรวมเอกสาร: Bank Statement, สมุดรายวัน, ใบแจ้งหนี้, สัญญาจ้าง, รายชื่อพนักงาน, รายการสต็อก
- ทัศนคติที่เป็นกลาง: ตรวจด้วยความเป็นกลาง ไม่ใช่ตรวจเพื่อหาความผิดบุคคลใดบุคคลหนึ่งเป็นการส่วนตัว
- ไม่แจ้งล่วงหน้า: การตรวจแบบไม่แจ้งล่วงหน้าให้ผลที่ตรงไปตรงมากว่า
5 ด้านหลักที่เจ้าของ SME ควรตรวจสอบ
1. ด้านเงินสดและธนาคาร
ตรวจสอบว่ายอดเงินในบัญชีธนาคารตรงกับที่บันทึกในบัญชีหรือไม่ (Bank Reconciliation) ตรวจรายการโอนเงินที่ผิดปกติ เช่น โอนไปบัญชีที่ไม่รู้จัก โอนในช่วงเวลาพิเศษ หรือมีรายการซ้ำที่ผิดสังเกต
2. ด้านเงินเดือนและบุคลากร
เปรียบเทียบรายชื่อพนักงานในระบบเงินเดือนกับสัญญาจ้างจริง ตรวจว่ามีพนักงานที่ลาออกแล้วแต่ยังได้รับเงินเดือนหรือไม่ ตรวจสอบอัตราเงินเดือนว่าตรงกับที่กำหนดในสัญญา
3. ด้านสต็อกและทรัพย์สิน
ตรวจนับสต็อกจริงเปรียบเทียบกับบันทึกในระบบ ตรวจสอบทรัพย์สินถาวรว่ายังมีครบหรือไม่ เช่น คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงาน ยานพาหนะ
4. ด้านการจัดซื้อและชำระหนี้
สุ่มตรวจใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ว่าตรงกับการส่งมอบสินค้าหรือบริการจริง ตรวจว่ามีซัพพลายเออร์ที่ไม่รู้จักหรือมีเงื่อนไขที่ผิดปกติหรือไม่
5. ด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ตรวจว่ามีการยื่นแบบภาษีตรงเวลาและถูกต้องหรือไม่ เช่น ภ.ง.ด.1 (ภาษีหัก ณ ที่จ่ายพนักงาน), ภ.พ.30 (VAT), และ ภ.ง.ด.51/50 (ภาษีเงินได้นิติบุคคล) สามารถตรวจสอบประวัติการยื่นได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร (rd.go.th)
Checklist Internal Audit ฉบับเจ้าของทำเอง
ใช้รายการตรวจสอบต่อไปนี้เป็นจุดเริ่มต้น ควรทำอย่างน้อยไตรมาสละครั้ง
- ยอด Bank Statement ตรงกับบัญชีหรือไม่? (Bank Reconciliation)
- รายชื่อพนักงานในระบบเงินเดือนตรงกับสัญญาจ้างหรือไม่?
- มีการโอนเงินที่ไม่มีเอกสารประกอบหรือไม่?
- ยอดสต็อกจริงตรงกับบันทึกหรือไม่? (Physical Count vs System)
- ใบแจ้งหนี้ทุกใบมีลายเซ็นอนุมัติก่อนจ่ายหรือไม่?
- มีการยื่นแบบภาษีครบทุกประเภทและตรงเวลาหรือไม่?
- สินทรัพย์ถาวรยังมีครบตามบัญชีหรือไม่?
- มีซัพพลายเออร์หน้าใหม่ที่ไม่ผ่านกระบวนการคัดเลือกหรือไม่?
เมื่อพบความผิดปกติ ควรทำอย่างไร
หากพบสิ่งผิดปกติระหว่างการตรวจสอบ ควรปฏิบัติดังนี้
- อย่าตัดสินทันที รวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมก่อน
- บันทึกสิ่งที่พบโดยละเอียดพร้อมหลักฐาน
- หากเป็นเรื่องใหญ่หรือเกี่ยวกับเงินจำนวนมาก ควรปรึกษาผู้สอบบัญชีหรือทนายความ
- ปรับปรุงระบบควบคุมภายในทันทีเพื่อป้องกันการเกิดซ้ำ
เมื่อไหร่ควรจ้างผู้ตรวจสอบภายในมืออาชีพ
การทำ Internal Audit ด้วยตนเองมีข้อจำกัด โดยเฉพาะในแง่ความเป็นกลางและความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน SME ควรพิจารณาจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกหรือสำนักงานบัญชีที่มีบริการ Internal Audit เมื่อ
- บริษัทมีรายได้เกิน 30 ล้านบาทต่อปีและมีพนักงานมากกว่า 20 คน
- พบความผิดปกติที่ไม่สามารถตรวจสอบได้ด้วยตนเอง
- บริษัทกำลังจะขอสินเชื่อธนาคารขนาดใหญ่หรือต้องการหาผู้ร่วมทุน
- มีแผนจะขยายสาขาหรือแฟรนไชส์ที่ต้องการระบบที่เป็นมาตรฐาน
ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร
เนื้อหาเรื่อง Internal Audit สำหรับ SME ที่ไม่มีผู้ตรวจสอบภายใน: เจ้าของทำเองได้อย่างไร ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ
เช็กลิสต์ก่อนนำไปใช้
- รวบรวมเอกสารรายรับ รายจ่าย ภาษีซื้อ-ขาย และรายการธนาคารให้ครบตามรอบเดือน
- ตรวจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องบันทึกบัญชีถูกต้องและมีหลักฐานรองรับครบถ้วน
- หากไม่แน่ใจเรื่องภาษี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
Internal Audit กับการสอบบัญชีภายนอก (CPA) ต่างกันอย่างไร?
Internal Audit ทำโดยคนในองค์กรเพื่อตรวจสอบกระบวนการภายในและลดความเสี่ยง ไม่มีข้อบังคับทางกฎหมายสำหรับ SME ทั่วไป ส่วน External Audit ทำโดย CPA อิสระเพื่อรับรองความถูกต้องของงบการเงิน ซึ่งบังคับตามกฎหมายสำหรับบริษัทจำกัดทุกแห่งในไทย ทั้งสองอย่างมีความสำคัญและทำหน้าที่เสริมกัน
เจ้าของกิจการที่ไม่มีความรู้ด้านบัญชีจะทำ Internal Audit ได้หรือไม่?
ได้ เพราะ Internal Audit ในระดับ SME ไม่จำเป็นต้องใช้ความรู้บัญชีขั้นสูง สิ่งที่ต้องใช้คือความละเอียดรอบคอบ ทัศนคติที่เป็นกลาง และ Checklist ที่ชัดเจน เจ้าของสามารถเริ่มจากการตรวจ Bank Statement, เปรียบเทียบรายชื่อพนักงาน และตรวจนับสต็อกก็ถือว่าเป็นการ Audit ขั้นพื้นฐานที่มีประโยชน์แล้ว
ควรทำ Internal Audit บ่อยแค่ไหน?
สำหรับ SME ทั่วไปแนะนำให้ทำอย่างน้อยไตรมาสละครั้งสำหรับการตรวจสอบทั่วไป และทำรายเดือนสำหรับรายการที่มีความเสี่ยงสูง เช่น Bank Reconciliation และการตรวจรายชื่อเงินเดือน นอกจากนี้ควรทำ Surprise Audit แบบสุ่มเป็นระยะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการป้องปราม
ถ้าพบว่ามีพนักงานทุจริตระหว่างทำ Internal Audit ควรทำอย่างไรก่อน?
ก่อนอื่นต้องรวบรวมหลักฐานให้ครบก่อนเผชิญหน้าหรือแจ้งพนักงาน เพราะพนักงานที่รู้ตัวอาจลบหลักฐาน จากนั้นปรึกษาทนายความเพื่อประเมินว่าควรดำเนินคดีหรือเจรจาชดใช้ และทบทวนระบบควบคุมภายในเพื่อป้องกันการเกิดซ้ำทันที
Internal Audit มีส่วนช่วยลดความเสี่ยงด้านภาษีหรือไม่?
มีส่วนช่วยอย่างมาก เพราะ Internal Audit ช่วยตรวจสอบว่ามีการยื่นแบบภาษีครบถ้วนตรงเวลาหรือไม่ บันทึกค่าใช้จ่ายถูกต้องหรือไม่ และมีเอกสารสนับสนุนครบถ้วนหรือไม่ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงหากกรมสรรพากร (rd.go.th) มาตรวจสอบ และลดโอกาสเสียเบี้ยปรับ/เงินเพิ่ม
SME ควรเก็บเอกสารผลการ Internal Audit ไว้นานแค่ไหน?
แนะนำให้เก็บเอกสารผลการ Internal Audit ไว้อย่างน้อย 5 ปีตามหลักการที่สอดคล้องกับอายุความทางภาษีและบัญชีในไทย เอกสารควรเก็บในรูปแบบที่ค้นหาได้ง่ายทั้งในรูปกระดาษและไฟล์ดิจิทัลที่มีการ Backup อย่างสม่ำเสมอ