ผู้สอบบัญชีทำอะไรในช่วง Fieldwork: เจ้าของกิจการต้องเตรียมอะไรให้ CPA ตรวจ

ช่วง Fieldwork คือหัวใจสำคัญของการตรวจสอบบัญชีประจำปี เจ้าของกิจการที่เตรียมเอกสารพร้อมและเข้าใจกระบวนการจะช่วยให้งานเสร็จเร็วและลดความเสี่ยงจากการพบข้อบกพร่อง

Fieldwork คืออะไร และทำไมจึงสำคัญสำหรับ SME

Fieldwork หรือการตรวจสอบ ณ สถานที่ คือขั้นตอนที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) เดินทางมายังสำนักงานหรือกิจการของลูกค้าเพื่อรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบตามมาตรฐานการสอบบัญชีที่รับรองทั่วไปในประเทศไทย ซึ่งกำหนดโดยสภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์ กระบวนการนี้แตกต่างจากการเตรียมงานเบื้องต้นที่ทำที่สำนักงาน CPA เพราะต้องอาศัยข้อมูลจริงจากกิจการโดยตรง

สำหรับบริษัท SME ที่มีรายได้ไม่ถึง 500 ล้านบาท ผู้สอบบัญชีมักใช้เวลา Fieldwork ตั้งแต่ 2 วันถึง 2 สัปดาห์ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของธุรกิจ ความพร้อมของเอกสาร และจำนวนรายการที่ต้องทดสอบ หากเจ้าของกิจการเตรียมเอกสารไม่ครบ หรือระบบบัญชีไม่เป็นระเบียบ จะทำให้การตรวจยืดเยื้อและเพิ่มค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น

ขั้นตอนหลักที่ CPA ดำเนินการในช่วง Fieldwork

1. การประชุมเปิดงาน (Opening Meeting)

CPA จะนัดประชุมกับผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการก่อนเริ่มตรวจเพื่อยืนยันขอบเขตงาน กำหนดการส่งเอกสาร และตกลงผู้ประสานงานฝั่งกิจการ นี่คือโอกาสที่เจ้าของกิจการควรแจ้งเหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้นในรอบปีบัญชี เช่น การเปลี่ยนนโยบายบัญชี การซื้อสินทรัพย์ขนาดใหญ่ หรือข้อพิพาททางกฎหมาย

2. การทดสอบระบบควบคุมภายใน (Internal Control Testing)

CPA จะประเมินว่าระบบควบคุมภายในของกิจการมีประสิทธิภาพเพียงพอหรือไม่ โดยอาจสัมภาษณ์พนักงานที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติเอกสาร การบันทึกรายการ และการเก็บรักษาเงินสด หากพบว่าระบบควบคุมอ่อนแอ CPA จะขยายขอบเขตการทดสอบรายการ (Substantive Testing) มากขึ้น

3. การทดสอบรายละเอียด (Substantive Procedures)

นี่คือขั้นตอนที่ใช้เวลามากที่สุด CPA จะตรวจสอบรายการในงบการเงินโดยเปรียบเทียบกับเอกสารประกอบ ตัวอย่างเช่น การตรวจยอดลูกหนี้การค้าโดยส่งจดหมายยืนยันยอดไปยังลูกค้า การนับสินค้าคงเหลือจริง และการตรวจใบแจ้งหนี้และใบสำคัญจ่ายของเจ้าหนี้รายสำคัญ

4. การยืนยันยอดจากบุคคลที่สาม (External Confirmations)

CPA มักส่งหนังสือยืนยันยอดไปยังธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และที่ปรึกษากฎหมาย ของกิจการเพื่อยืนยันข้อมูลโดยตรงโดยไม่ผ่านตัวกิจการ เจ้าของกิจการต้องเตรียมรายชื่อและที่อยู่ที่ถูกต้องล่วงหน้า

5. การนับสินค้าคงเหลือ (Inventory Count Observation)

สำหรับกิจการที่มีสินค้าคงเหลือเป็นสาระสำคัญ CPA จะสังเกตการณ์หรือร่วมนับสินค้า เจ้าของกิจการต้องกำหนดวัน ปิดคลังสินค้าและจัดทีมพนักงานสำหรับการนับ ความแตกต่างระหว่างยอดบัญชีกับยอดนับจริงจะถูกสอบสวนอย่างละเอียด

6. การสัมภาษณ์ผู้บริหาร (Management Inquiries)

CPA จะสัมภาษณ์ผู้บริหารเกี่ยวกับเหตุการณ์หลังรอบบัญชี (Subsequent Events) ประมาณการทางบัญชี เช่น ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ และการดำเนินงานต่อเนื่อง (Going Concern) คำตอบที่ให้ต้องสอดคล้องกับเอกสารที่มี

เอกสารที่เจ้าของกิจการต้องเตรียมให้ CPA

การเตรียมเอกสารล่วงหน้าคือปัจจัยสำคัญที่สุดในการทำให้ Fieldwork เสร็จเร็วและราบรื่น รายการเอกสารที่จำเป็นแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ดังนี้

เอกสารทั่วไปของกิจการ

• หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th) ไม่เกิน 3 เดือน
• บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ฉบับล่าสุด
• รายงานการประชุมคณะกรรมการและผู้ถือหุ้นตลอดรอบปีบัญชี
• สัญญาสำคัญ เช่น สัญญาเช่า สัญญากู้ยืม สัญญาซื้อขายระยะยาว

เอกสารด้านบัญชีและการเงิน

• งบทดลองรายเดือน (Trial Balance) ตลอดทั้งปี
• สมุดรายวันทั่วไปและสมุดรายวันย่อยทุกประเภท
• ใบสำคัญจ่ายพร้อมเอกสารประกอบครบถ้วน
• Statement ธนาคารทุกบัญชีพร้อม Bank Reconciliation รายเดือน
• รายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้แยกรายตัว
• ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรพร้อมหลักฐานการซื้อและใบเสร็จรับเงิน

เอกสารด้านภาษี

• แบบ ภ.ง.ด. 1, 3, 53 รายเดือนตลอดปี
• แบบ ภ.พ. 30 รายเดือน (กรณีจดทะเบียน VAT) จาก กรมสรรพากร
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
• แบบ ภ.ง.ด. 50 และ 51 ของปีก่อน

เอกสารด้านสินค้าและการผลิต

• รายงานสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นรอบบัญชี
• ใบรับสินค้าและใบส่งสินค้าตลอดปี
• ผลการนับสินค้าประจำปีหรือครั้งก่อนหน้า

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีหลีกเลี่ยง

จากประสบการณ์ในงานสอบบัญชี SME ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือเอกสารประกอบใบสำคัญจ่ายไม่ครบ โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่จ่ายเป็นเงินสด ปัญหาอีกประการคือ Bank Reconciliation ที่ทำไม่ครบทุกเดือน ทำให้ CPA ต้องใช้เวลาพิเศษในการตรวจสอบ นอกจากนี้ กิจการหลายแห่งยังไม่จัดทำรายละเอียดลูกหนี้แยกรายตัว ทำให้การยืนยันยอดล่าช้า

วิธีหลีกเลี่ยงคือการกำหนด Checklist เอกสารก่อนสิ้นปีบัญชีอย่างน้อย 1 เดือน และมอบหมายผู้รับผิดชอบจัดเตรียมเอกสารแต่ละหมวดอย่างชัดเจน หากกิจการใช้บริษัทบัญชีภายนอก ควรประสานงานกับบัญชีให้เตรียมเอกสารตาม Checklist ที่ CPA ส่งมาล่วงหน้า

การสื่อสารที่ดีระหว่างเจ้าของกิจการและ CPA

ความสำเร็จของ Fieldwork ขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่ดีระหว่างสองฝ่าย เจ้าของกิจการควรกำหนดผู้ประสานงาน (Contact Person) ที่มีความเข้าใจระบบบัญชีและสามารถตอบคำถาม CPA ได้ทันที ไม่ควรปล่อยให้ CPA รอคำตอบนานเกินไปเพราะจะทำให้กำหนดการตรวจล่าช้า

นอกจากนี้ หากมีรายการผิดปกติหรือข้อผิดพลาดทางบัญชีที่พบก่อนการตรวจ เจ้าของกิจการควรแจ้ง CPA ล่วงหน้าพร้อมคำอธิบาย แทนที่จะให้ CPA ค้นพบเอง การเปิดเผยข้อมูลอย่างตรงไปตรงมาจะสร้างความน่าเชื่อถือและอาจช่วยลดขอบเขตการทดสอบในบางส่วนได้

หลังจาก Fieldwork: ขั้นตอนถัดไปที่เจ้าของกิจการต้องรู้

เมื่อ CPA เสร็จสิ้น Fieldwork แล้ว จะจัดทำ Audit Findings หรือรายการประเด็นที่พบเพื่อหารือกับผู้บริหาร เจ้าของกิจการต้องตอบสนองต่อประเด็นเหล่านี้ภายในเวลาที่กำหนด หากมีการปรับปรุงรายการ (Audit Adjustments) จะต้องบันทึกให้แล้วเสร็จก่อนที่ CPA จะออกรายงานการสอบบัญชี รายงานขั้นสุดท้ายจะถูกนำส่งพร้อมงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรตามกำหนดเวลา

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง ผู้สอบบัญชีทำอะไรในช่วง Fieldwork: เจ้าของกิจการต้องเตรียมอะไรให้ CPA ตรวจ ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

CPA ใช้เวลา Fieldwork นานแค่ไหนสำหรับ SME ทั่วไป?

บริษัท SME ขนาดเล็กที่มีรายได้ต่ำกว่า 30 ล้านบาทมักใช้เวลา 2–5 วันทำการ ส่วนกิจการที่มีความซับซ้อนหรือเอกสารไม่พร้อมอาจใช้เวลานานกว่า 2 สัปดาห์

ถ้าเตรียมเอกสารไม่ครบ CPA จะทำอะไรได้บ้าง?

CPA มีสิทธิ์ออกรายงานแบบมีเงื่อนไข (Qualified Opinion) หรือขยายระยะเวลาตรวจ ซึ่งอาจทำให้ส่งงบการเงินล่าช้าและเสียค่าปรับต่อกรมสรรพากรหรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

เจ้าของกิจการต้องอยู่ตลอดช่วง Fieldwork หรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องอยู่ตลอด แต่ควรมีผู้ประสานงานที่เชี่ยวชาญบัญชีอยู่ตลอดเวลา และเจ้าของกิจการควรพร้อมให้สัมภาษณ์ในวันที่ CPA นัดหมายสำหรับการสัมภาษณ์ผู้บริหาร

CPA สามารถขอเอกสารเพิ่มเติมหลัง Fieldwork ได้ไหม?

ได้ CPA อาจขอเอกสารเพิ่มเติมในช่วง Completion Phase ซึ่งเป็นขั้นตอนหลัง Fieldwork เจ้าของกิจการควรตอบสนองอย่างรวดเร็วเพื่อไม่ให้ล่าช้ากว่ากำหนดส่งงบการเงิน

การนับสินค้าต้องทำในวันใด CPA ต้องอยู่ด้วยไหม?

CPA ต้องสังเกตการณ์การนับสินค้า ณ วันสิ้นปีบัญชีหรือวันที่ใกล้เคียง หากไม่ได้อยู่ร่วมนับ CPA อาจต้องทำ Alternative Procedures เพิ่มเติมซึ่งใช้เวลามากขึ้น

ค่าธรรมเนียม CPA จะเพิ่มขึ้นถ้าเอกสารไม่พร้อมหรือไม่?

โดยทั่วไปสัญญาสอบบัญชีมีเงื่อนไขว่าหากกิจการไม่พร้อมและทำให้ CPA ต้องใช้เวลาเกินกว่าที่ประเมิน สำนักงานสอบบัญชีอาจเรียกเก็บค่าบริการเพิ่มตามชั่วโมงที่ใช้จริง