ระบบแฟรนไชส์มักเก็บ marketing fund จากสาขาเพื่อทำโฆษณากลาง โปรโมชั่น หรือแคมเปญแบรนด์ หากเงินกองทุนนี้ปนกับรายได้ทั่วไป เจ้าของสาขาจะไม่เห็นความโปร่งใส และบัญชีอาจแยกภาระใช้เงินไม่ถูก

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • อัตรา marketing fund
  • สัญญาแฟรนไชส์
  • ยอดเก็บกองทุน

กำหนดว่า marketing fund เป็นรายได้หรือเงินที่ต้องใช้แทนสาขา

สัญญาควรระบุอัตราเรียกเก็บ ฐานยอดขาย และสิทธิการใช้เงินกองทุน เพื่อให้บัญชีแยกเงินที่เป็นรายได้ของบริษัทกับเงินที่มีภาระใช้ตามวัตถุประสงค์

ข้อมูลที่ควรตั้งเป็น master data ก่อนเริ่มใช้งานคือ อัตรา marketing fund, ฐานยอดขาย, วัตถุประสงค์กองทุน, ผู้อนุมัติใช้เงิน, ยอดคงเหลือ เพราะธุรกิจหลายสาขาจะปิดบัญชีได้เร็วต่อเมื่อสำนักงานใหญ่และสาขาใช้รหัสเดียวกัน

  • อัตรา marketing fund
  • ฐานยอดขาย
  • วัตถุประสงค์กองทุน
  • ผู้อนุมัติใช้เงิน
  • ยอดคงเหลือ

เก็บเอกสารค่าโฆษณากลางให้ตรวจได้

ค่าโฆษณา ค่า agency ค่า production หรือ media spend ที่ใช้เงินกองทุนควรมีใบกำกับภาษี ใบหัก ณ ที่จ่าย และรายงาน campaign ประกอบ

เอกสารที่ควรเก็บเป็นชุดเดียวกันคือ สัญญาแฟรนไชส์, ใบแจ้งหนี้กองทุน, ใบกำกับภาษีค่าโฆษณา, รายงาน campaign, หลักฐานจ่ายเงิน เพื่อให้ตรวจย้อนจากยอดขาย สต๊อก เงินสด VAT และค่าใช้จ่ายสาขาได้ครบ

  • สัญญาแฟรนไชส์
  • ใบแจ้งหนี้กองทุน
  • ใบกำกับภาษีค่าโฆษณา
  • รายงาน campaign
  • หลักฐานจ่ายเงิน

รายงานให้สาขาเห็นยอดเก็บและยอดใช้

รายงานกองทุนควรแสดงยอดยกมา ยอดเรียกเก็บ ยอดใช้ และยอดคงเหลือ เพื่อสร้างความเชื่อมั่นระหว่าง franchisor และ franchisee

รายงานที่เจ้าของกิจการควรดูทุกเดือนคือ ยอดเก็บกองทุน, ค่าโฆษณากลาง, ยอดคงเหลือ, งบ campaign, ผลลัพธ์แคมเปญ เพื่อรู้ว่าสาขาใดทำกำไรจริง สาขาใดมีเงินรั่ว และสาขาใดต้องปรับระบบก่อนขยายต่อ

  • ยอดเก็บกองทุน
  • ค่าโฆษณากลาง
  • ยอดคงเหลือ
  • งบ campaign
  • ผลลัพธ์แคมเปญ

ตารางสรุปการบริหารและการรายงานบัญชีกองทุนการตลาดแฟรนไชส์ (Marketing Fund Control Matrix)

ระเบียบการแยกเงินสมทบการตลาดออกจากบัญชีดำเนินงานปกติ:

ประเภทเงินกองทุนการตลาด การบันทึกบัญชีของ Franchisor สิทธิการตรวจสอบของ Franchisee ข้อควรระวังทางภาษี (VAT & WHT)
เงินสมทบจากยอดขายสาขา (เช่น 1-2%) ตั้งเป็นหนี้สินหมุนเวียน (Deferred Revenue / เงินรับฝากรอโฆษณา) ขอดูรายงานแสดงยอดสะสมและประวัติการใช้เงินได้ทุกสิ้นไตรมาส เงินสมทบเป็นรายได้บริการที่ต้องเสีย VAT 7% ฝั่งผู้โอนหัก 3% ได้
ค่าใช้จ่ายซื้อสื่อโฆษณาระดับแบรนด์ หักลบออกจากยอดหนี้สินกองทุนการตลาดสะสม (ห้ามลงเป็นรายจ่ายบริษัท) ตรวจสอบใบเสร็จและตัวชี้วัดความเข้าถึงของแคมเปญการตลาด ใบกำกับภาษีซื้อสื่อต้องออกในนาม Franchisor เพื่อใช้เครดิตภาษีซื้อได้
เงินสนับสนุนร่วมพิเศษจากคู่ค้า/ซัพพลายเออร์ บันทึกเป็นรายได้สนับสนุนเฉพาะกิจรอปันส่วนเข้ากองทุนตลาด ร่วมรับทราบการทำข้อตกลงโปรโมชั่นและส่วนลดร่วมกับซัพพลายเออร์ ต้องระบุในสัญญากองทุนการตลาดให้ครอบคลุมเพื่อสิทธิยกเว้น WHT บางรายการ

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ระบุเงื่อนไขกองทุนในสัญญา
  • ตั้งบัญชีแยก marketing fund
  • เก็บเอกสารค่าโฆษณา
  • ทำรายงานยอดคงเหลือ
  • สรุปผล campaign ให้สาขา

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Marketing fund ต้องแยกบัญชีธนาคารไหม

ไม่จำเป็นเสมอไป แต่ควรแยกบัญชีบัญชีแยกประเภทและรายงานให้ตรวจได้ หากจำนวนเงินมากการแยกบัญชีธนาคารอาจช่วยคุมเงิน

เงินกองทุนการตลาดมี VAT ไหม

ต้องดูรูปแบบการเรียกเก็บและบริการที่ให้จริง ควรให้บัญชีตรวจเอกสารก่อนออกใบแจ้งหนี้

ควรส่งอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

ควรส่งรายงานยอดขายรายสาขา รายงาน POS รายงานรับเงิน รายงานโอนสต๊อก ใบกำกับภาษีซื้อขาย ใบหัก ณ ที่จ่าย และ bank statement ของสำนักงานใหญ่กับสาขาที่เกี่ยวข้อง