พนักงานลาออกหนึ่งคนอาจทำให้ payroll เดือนนั้นซับซ้อนขึ้นทันที เพราะต้องคำนวณเงินเดือนตามวันทำงาน วันลา รายการหัก เงินค้างจ่าย ทรัพย์สินบริษัท ภาษี และการแจ้งออกประกันสังคมให้ครบ

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • วันทำงานสุดท้าย
  • ใบลาออก
  • พนักงานลาออก

ยืนยันวันทำงานสุดท้ายและรายการค้าง

HR ควรยืนยันวันทำงานสุดท้าย วันลา ค่าจ้างค้างจ่าย และรายการที่ต้องคืนบริษัท เช่น อุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ หรือเงินยืมค้างอยู่

จุดควบคุมที่ควรมีใน workflow คือ วันทำงานสุดท้าย, เงินยืม, ทรัพย์สินบริษัท, final payroll, แจ้งออก เพื่อให้ HR บัญชี และผู้อนุมัติใช้ข้อมูลชุดเดียวกันก่อนปิดเงินเดือน

  • วันทำงานสุดท้าย
  • เงินยืม
  • ทรัพย์สินบริษัท
  • final payroll
  • แจ้งออก

คำนวณภาษีและประกันสังคมรอบสุดท้าย

เงินเดือนงวดสุดท้ายอาจมีเงินได้หลายประเภท เช่น เงินเดือนตามสัดส่วน โบนัสค้างจ่าย คอมมิชชั่น หรือเงินชดเชยตามกรณี จึงต้องแยกประเภทก่อนคำนวณ

เอกสารหลักที่ควรเก็บคู่กับรายงานเดือนนี้ ได้แก่ ใบลาออก, สลิปงวดสุดท้าย, หลักฐานโอนเงิน, หลักฐานคืนทรัพย์สิน, หนังสือรับรอง เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้เมื่อต้องยื่นภาษี ตรวจประกันสังคม หรือปิดงบ

  • ใบลาออก
  • สลิปงวดสุดท้าย
  • หลักฐานโอนเงิน
  • หลักฐานคืนทรัพย์สิน
  • หนังสือรับรอง

ออกเอกสารปิดแฟ้มให้ครบ

หลังจ่ายงวดสุดท้ายควรเก็บใบลาออก หนังสือยืนยันการจ่ายเงิน สลิปเงินเดือน และหลักฐานคืนทรัพย์สินไว้กับแฟ้มพนักงาน

รายงานที่เจ้าของกิจการควรรีวิวอย่างน้อยเดือนละครั้งคือ พนักงานลาออก, เงินเดือนงวดสุดท้าย, รายการหัก, ภาษีรอบสุดท้าย, สถานะแจ้งออก เพราะช่วยให้เห็นทั้งต้นทุนบุคลากร กระแสเงินสด และความเสี่ยงเอกสารก่อนสิ้นปี

  • พนักงานลาออก
  • เงินเดือนงวดสุดท้าย
  • รายการหัก
  • ภาษีรอบสุดท้าย
  • สถานะแจ้งออก

ตารางประเภทเงินได้พนักงานลาออกและการหักภาษี/บันทึกบัญชี (Employee Termination Pay & Tax Treatment Matrix)

การจัดหมวดหมู่ภาษีและประกันสังคมรวมถึงบัญชีแยกประเภทที่เหมาะสมสำหรับพนักงานพ้นสภาพ:

รายการจ่ายเงินได้ (Payment Component) ภาระภาษีเงินได้ (Income Tax Treatment) การนำส่งประกันสังคม (SSO Treatment) การบันทึกบัญชี (GL Account Target)
เงินเดือนงวดสุดท้าย (ตามสัดส่วนวันทำงาน) เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหัก ณ ที่จ่ายตามรอบปกติ หักเงินสมทบประกันสังคมสูงสุดไม่เกิน 750 บาท (ฐาน 15,000 บาท) เดบิต บัญชีเงินเดือนและค่าแรง / เครดิต บัญชีเงินฝากธนาคาร
เงินชดเชยตามกฎหมายแรงงาน (กรณีเลิกจ้าง) ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาสำหรับส่วนที่ไม่เกิน 300,000 บาท (และไม่เกินค่าจ้าง 300 วันสุดท้าย) ไม่นำมารวมคำนวณหักเงินสมทบประกันสังคม เดบิต บัญชีค่าชดเชยจากการเลิกจ้างพนักงาน (53-xx) / เครดิต บัญชีเจ้าหนี้เงินทดแทน
เงินจ่ายแทนการบอกกล่าวล่วงหน้า (ค่าตกใจ) เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหัก ณ ที่จ่ายเต็มจำนวน (ไม่ได้รับการยกเว้น) ไม่นำมารวมคำนวณหักเงินสมทบประกันสังคม เดบิต บัญชีค่าใช้จ่ายพนักงานอื่น / เครดิต บัญชีเงินฝากธนาคาร

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ยืนยันวันทำงานสุดท้าย
  • ตรวจเงินยืมและทรัพย์สิน
  • คำนวณ final payroll
  • แจ้งออกประกันสังคม
  • เก็บเอกสารปิดแฟ้ม

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

เงินเดือนงวดสุดท้ายควรจ่ายเมื่อไร

ควรเป็นไปตามสัญญา นโยบาย และกฎหมายแรงงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมเก็บหลักฐานการคำนวณ

หักเงินจากพนักงานลาออกได้ทุกกรณีไหม

ไม่ควรหักโดยไม่มีฐานกฎหมายหรือข้อตกลงที่ชัดเจน ต้องตรวจข้อจำกัดด้านแรงงานก่อน

ควรให้ใครตรวจข้อมูลนี้ก่อนปิดเดือน

ให้ HR เตรียมข้อมูลต้นทาง บัญชีตรวจผลต่อภาษีและการบันทึกบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติยอดก่อนจ่ายหรือยื่นแบบ