เงินเดือนล่วงหน้าและเงินยืมพนักงานช่วยแก้ปัญหาเฉพาะหน้า แต่ถ้าไม่มีระบบ จะกลายเป็นยอดค้างในบัญชีที่ตามยาก และเสี่ยงหักเงินเดือนผิดหรือซ้ำในเดือนถัดไป

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • ประเภทเงินยืม
  • ใบขอเบิก
  • ลูกหนี้พนักงาน

แยกเงินเดือนล่วงหน้ากับเงินยืมทำงาน

เงินเดือนล่วงหน้าเป็นการจ่ายก่อนวันเงินเดือน ส่วนเงินยืมทำงานคือเงินที่ให้พนักงานนำไปใช้ในงานบริษัท เช่น เดินทาง ซื้อของ หรือจัดกิจกรรม

จุดควบคุมที่ควรมีใน workflow คือ ประเภทเงินยืม, ผู้อนุมัติ, งวดหักคืน, วันครบกำหนดเคลียร์, ยอดคงเหลือ เพื่อให้ HR บัญชี และผู้อนุมัติใช้ข้อมูลชุดเดียวกันก่อนปิดเงินเดือน

  • ประเภทเงินยืม
  • ผู้อนุมัติ
  • งวดหักคืน
  • วันครบกำหนดเคลียร์
  • ยอดคงเหลือ

ทำตารางหักคืนที่พนักงานรับทราบ

ถ้าจะหักคืนผ่าน payroll ต้องมีตารางงวดหัก จำนวนเงินต่อเดือน และเอกสารที่พนักงานรับทราบ

เอกสารหลักที่ควรเก็บคู่กับรายงานเดือนนี้ ได้แก่ ใบขอเบิก, ใบอนุมัติ, ตารางหักคืน, ใบเสร็จเคลียร์เงินยืม, หลักฐานคืนเงิน เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้เมื่อต้องยื่นภาษี ตรวจประกันสังคม หรือปิดงบ

  • ใบขอเบิก
  • ใบอนุมัติ
  • ตารางหักคืน
  • ใบเสร็จเคลียร์เงินยืม
  • หลักฐานคืนเงิน

เคลียร์เงินยืมทำงานด้วยใบเสร็จ

เงินยืมที่ใช้ในงานบริษัทควรมีวันครบกำหนดเคลียร์ พร้อมใบเสร็จหรือหลักฐานค่าใช้จ่าย หากใช้ไม่หมดต้องคืนเงินเข้าบริษัท

รายงานที่เจ้าของกิจการควรรีวิวอย่างน้อยเดือนละครั้งคือ ลูกหนี้พนักงาน, เงินยืมค้าง, รายการหักผ่าน payroll, อายุค้าง, เงินคืนเข้าบริษัท เพราะช่วยให้เห็นทั้งต้นทุนบุคลากร กระแสเงินสด และความเสี่ยงเอกสารก่อนสิ้นปี

  • ลูกหนี้พนักงาน
  • เงินยืมค้าง
  • รายการหักผ่าน payroll
  • อายุค้าง
  • เงินคืนเข้าบริษัท

ระบบการควบคุมและการรับรู้บัญชีสำหรับเงินยืมและเงินเบิกล่วงหน้า (Staff Loan & Advance Control)

แนวทางปฏิบัติทางภาษีและการลงบัญชีสำหรับธุรกรรมเงินกู้ยืมพนักงาน:

ประเภทรายการ วิธีบันทึกบัญชีเมื่อจ่ายเงิน วิธีรับรู้และตัดชำระคืน ข้อกำหนดทางภาษีเงินได้นิติบุคคล (ดอกเบี้ย)
เงินเบิกหน้าล่วงหน้า (Salary Advance) เดบิต ลูกหนี้เงินเบิกล่วงหน้า / เครดิต เงินสด หักจากยอดเงินจ่ายสุทธิในสลิปสิ้นเดือนนั้นๆ ไม่มีประเด็นภาษีดอกเบี้ย (เนื่องจากเป็นเงินจ่ายค่าแรงก่อนกำหนดระยะสั้น)
เงินกู้ยืมไม่มีดอกเบี้ย (Staff Loan) เดบิต ลูกหนี้เงินกู้ยืมพนักงาน / เครดิต ธนาคาร ทยอยหักเท่ากันทุกเดือนตามระยะสัญญาในสัญญากู้ ต้องคิดดอกเบี้ยตามอัตราตลาด หรืออัตราเงินฝากประจำสูงสุด (มาตรา 65 ทวิ)
เงินกู้ยืมมีดอกเบี้ยต่ำ (Low-interest) เดบิต ลูกหนี้เงินกู้ยืม / เครดิต ธนาคาร หักเงินต้นและดอกเบี้ยจากสลิปเงินเดือนรายเดือน คิดภาษีเงินได้นิติบุคคลจากยอดดอกเบี้ยรับจริง/ดอกเบี้ยตลาดตามเงื่อนไขสวัสดิการ
เงินทดรองจ่ายปฏิบัติงาน (Work Advance) เดบิต เงินทดรองจ่ายพนักงาน / เครดิต ธนาคาร เคลียร์บิลภายใน 7-15 วันหลังจากเสร็จภารกิจ ไม่ถือเป็นธุรกรรมกู้ยืมเงิน ไม่มีประเด็นภาษีดอกเบี้ยค้างรับ

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • แยกประเภทเงินยืม
  • ทำใบอนุมัติก่อนจ่าย
  • กำหนดตารางหักคืน
  • แสดงยอดหักในสลิป
  • ติดตามเงินยืมค้างทุกเดือน

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

เงินเดือนล่วงหน้าลงบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายทันทีไหม

ควรดูข้อเท็จจริง หากเป็นการจ่ายก่อนถึงรอบเงินเดือนมักต้องติดตามเป็นลูกหนี้หรือเงินทดรองจนถึงงวดที่เกี่ยวข้อง

หักคืนหลายงวดได้ไหม

ทำได้เมื่อมีข้อตกลงชัดเจนและไม่ขัดข้อจำกัดด้านแรงงาน

ควรให้ใครตรวจข้อมูลนี้ก่อนปิดเดือน

ให้ HR เตรียมข้อมูลต้นทาง บัญชีตรวจผลต่อภาษีและการบันทึกบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติยอดก่อนจ่ายหรือยื่นแบบ