เมื่อพนักงานขอกู้ยืมเงินหรือเบิกเงินเดือนล่วงหน้าจากบริษัท เจ้าของ SME มักไม่แน่ใจว่าต้องบันทึกบัญชีอย่างไรและมีผลทางภาษีหรือไม่ คำตอบคือ ต้องมีนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษร
บันทึกเป็นลูกหนี้เงินยืมพนักงานในงบการเงิน
และหักคืนผ่านระบบเงินเดือนอย่างเป็นระบบ เพื่อป้องกันปัญหาบัญชีปนกับรายจ่ายส่วนตัว
สารบัญบทความ
- ทำไม SME ต้องมีนโยบายเงินกู้ยืมพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร
- ความแตกต่างระหว่างเงินกู้ยืมพนักงานกับเบิกเงินเดือนล่วงหน้า
- การบันทึกบัญชีสำหรับเงินกู้ยืมพนักงาน
- การบันทึกบัญชีสำหรับเบิกเงินเดือนล่วงหน้า
- ผลกระทบทางภาษีที่ SME ต้องระวัง
- ตัวอย่างสถานการณ์จริง
- ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการบริหารเงินกู้ยืมพนักงาน
- คำแนะนำเชิงปฏิบัติสำหรับ SME
- แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- ตารางนำบทความไปใช้
ทำไม SME ต้องมีนโยบายเงินกู้ยืมพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร
ธุรกิจ SME จำนวนมากอนุญาตให้พนักงานขอยืมเงินหรือเบิกเงินเดือนล่วงหน้าในกรณีฉุกเฉิน แต่หากไม่มีนโยบายที่ชัดเจน มักเกิดปัญหาตามมา เช่น พนักงานขอยืมซ้ำหลายครั้งจนควบคุมไม่ได้
การหักคืนไม่ตรงเวลา
หรือฝ่ายบัญชีบันทึกรายการผิดประเภทจนกระทบการปิดงบการเงินประจำปี
นโยบายที่ดีควรระบุชัดเจนว่า ใครมีสิทธิ์ขอกู้ยืมหรือเบิกเงินเดือนล่วงหน้า วงเงินสูงสุดที่อนุมัติได้ ระยะเวลาผ่อนชำระคืน อัตราดอกเบี้ยถ้ามี และขั้นตอนอนุมัติที่ต้องผ่านใครบ้าง
การมีนโยบายเป็นเอกสารทางการยังช่วยป้องกันข้อพิพาทระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างในอนาคตด้วย
ความแตกต่างระหว่างเงินกู้ยืมพนักงานกับเบิกเงินเดือนล่วงหน้า
เงินกู้ยืมพนักงาน (Employee Loan)
คือเงินที่บริษัทให้พนักงานยืมเป็นก้อน มักใช้ในกรณีฉุกเฉิน เช่น ค่ารักษาพยาบาล ค่าเล่าเรียนบุตร หรือเหตุจำเป็นส่วนตัว โดยมีการทำสัญญากู้ยืมและกำหนดระยะเวลาผ่อนชำระคืนเป็นงวดๆ
ผ่านการหักจากเงินเดือน
เบิกเงินเดือนล่วงหน้า (Salary Advance)
คือการที่พนักงานขอรับเงินเดือนบางส่วนหรือทั้งหมดก่อนถึงวันจ่ายเงินเดือนปกติ เช่น ทำงานมาแล้ว 15 วันแต่ขอเบิกเงินเดือนครึ่งเดือนก่อน วิธีนี้ไม่ใช่การกู้ยืมในทางเทคนิค
แต่เป็นการจ่ายเงินเดือนที่พนักงานมีสิทธิ์ได้รับอยู่แล้วเร็วขึ้น
ดังนั้นเมื่อถึงวันจ่ายเงินเดือนจริง บริษัทจะหักยอดที่เบิกล่วงหน้าออกจากยอดเงินเดือนที่ต้องจ่าย
การบันทึกบัญชีสำหรับเงินกู้ยืมพนักงาน
เมื่อบริษัทจ่ายเงินกู้ยืมให้พนักงาน ให้บันทึกบัญชีดังนี้
- ตอนจ่ายเงินกู้: เดบิต บัญชี "ลูกหนี้เงินยืมพนักงาน" (สินทรัพย์หมุนเวียน) เครดิต บัญชีเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร
- ตอนหักคืนจากเงินเดือนแต่ละงวด: เดบิต บัญชีเงินสด (ส่วนที่หักจากเงินเดือน) เครดิต บัญชี "ลูกหนี้เงินยืมพนักงาน" ลดยอดคงเหลือลงทุกเดือน
บัญชีลูกหนี้เงินยืมพนักงานต้องแสดงเป็นรายการแยกต่างหากในงบการเงิน ไม่ควรปะปนกับบัญชีลูกหนี้การค้าปกติ
เพราะผู้ตรวจสอบบัญชีและกรมสรรพากรจะพิจารณารายการนี้เป็นพิเศษเมื่อมีการตรวจสอบ
การบันทึกบัญชีสำหรับเบิกเงินเดือนล่วงหน้า
เนื่องจากเป็นเงินเดือนที่พนักงานมีสิทธิ์ได้รับอยู่แล้ว การบันทึกบัญชีจึงต่างจากเงินกู้ยืม
- ตอนจ่ายเงินล่วงหน้า: เดบิต บัญชี "เงินเดือนจ่ายล่วงหน้า" (สินทรัพย์หมุนเวียนระยะสั้น) เครดิต เงินสดหรือเงินฝากธนาคาร
- ตอนถึงวันจ่ายเงินเดือนจริง: เดบิต บัญชีค่าใช้จ่ายเงินเดือน (เต็มจำนวนที่พนักงานมีสิทธิ์ได้รับ) เครดิต บัญชี "เงินเดือนจ่ายล่วงหน้า" (หักยอดที่จ่ายไปแล้ว) และเครดิตเงินสด (ส่วนที่เหลือจ่ายจริง)
ผลกระทบทางภาษีที่ SME ต้องระวัง
ประเด็นภาษีที่มักถูกมองข้ามคือ หากบริษัทให้พนักงานกู้ยืมเงินโดยไม่คิดดอกเบี้ย หรือคิดดอกเบี้ยต่ำกว่าอัตราตลาด กรมสรรพากรอาจตีความว่าเป็นประโยชน์เพิ่มเติมที่พนักงานได้รับ
ซึ่งอาจต้องนำมาคำนวณเป็นเงินได้พึงประเมินของพนักงานตามมาตรา 40
แห่งประมวลรัษฎากร ทั้งนี้รายละเอียดและอัตราดอกเบี้ยอ้างอิงที่ถูกต้องควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีโดยตรง เพราะมีเงื่อนไขที่ต้องพิจารณาเป็นกรณีไป
นอกจากนี้ เงินกู้ยืมพนักงานที่ค้างนานเกินไปโดยไม่มีการหักคืนอย่างสม่ำเสมอ
อาจถูกกรมสรรพากรตั้งข้อสังเกตว่าเป็นการหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินปันผลหรือผลประโยชน์อื่นแก่ผู้ถือหุ้นที่เป็นพนักงานด้วย
โดยเฉพาะกรณีที่ผู้กู้ยืมเป็นกรรมการหรือผู้ถือหุ้นของบริษัทเอง
ตัวอย่างสถานการณ์จริง
สมมติพนักงานคนหนึ่งขอกู้ยืมเงิน 30,000 บาท เพื่อค่ารักษาพยาบาลฉุกเฉิน บริษัทอนุมัติให้ผ่อนคืน 6 งวด งวดละ 5,000 บาท หักจากเงินเดือนทุกเดือน ฝ่ายบัญชีบันทึกดังนี้
เดือนแรกเดบิตลูกหนี้เงินยืมพนักงาน 30,000 บาท เครดิตเงินฝากธนาคาร 30,000 บาท
จากนั้นทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือน ฝ่ายบัญชีจะหักเงินเดือนสุทธิของพนักงานลง 5,000 บาท พร้อมบันทึกเดบิตเงินสด (รับคืน) เครดิตลูกหนี้เงินยืมพนักงาน 5,000 บาท จนครบ 6
เดือนยอดคงเหลือเป็นศูนย์
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการบริหารเงินกู้ยืมพนักงาน
- ไม่มีสัญญากู้ยืมเป็นลายลักษณ์อักษร: ทำให้ยากต่อการเรียกคืนหากพนักงานลาออกก่อนชำระครบ
- อนุมัติวงเงินโดยไม่มีเพดานชัดเจน: เสี่ยงต่อการที่พนักงานขอยืมเกินความสามารถในการชำระคืน
- ไม่หักคืนอัตโนมัติผ่านระบบเงินเดือน: ต้องพึ่งการติดตามด้วยมือ เสี่ยงต่อการลืมหรือหักผิดจำนวน
- ปะปนบัญชีเงินกู้ยืมพนักงานกับรายจ่ายอื่น: ทำให้งบการเงินไม่สะท้อนความเป็นจริงและอาจถูกตั้งข้อสังเกตจากผู้สอบบัญชี
- ไม่มีนโยบายกรณีพนักงานลาออกก่อนชำระหนี้ครบ: ควรกำหนดชัดเจนว่าจะหักจากเงินเดือนงวดสุดท้ายหรือเงินชดเชยอย่างไร
คำแนะนำเชิงปฏิบัติสำหรับ SME
SME ควรจัดทำนโยบายเงินกู้ยืมพนักงานและเบิกเงินเดือนล่วงหน้าเป็นเอกสารทางการ กำหนดวงเงินสูงสุดตามระดับตำแหน่งหรืออายุงาน กำหนดขั้นตอนอนุมัติที่ชัดเจน
และเชื่อมโยงกับระบบเงินเดือนเพื่อหักคืนอัตโนมัติ ที่สำคัญที่สุดคือ
ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีเกี่ยวกับผลกระทบทางภาษีก่อนกำหนดอัตราดอกเบี้ยหรือเงื่อนไขการกู้ยืม โดยเฉพาะกรณีที่เกี่ยวข้องกับกรรมการหรือผู้ถือหุ้น เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาภาษีย้อนหลัง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
ตารางนำบทความไปใช้
| ประเด็น | สิ่งที่ต้องตรวจ | ผลที่ต้องบันทึก |
|---|---|---|
| ทำไม SME ต้องมีนโยบายเงินกู้ยืมพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| ความแตกต่างระหว่างเงินกู้ยืมพนักงานกับเบิกเงินเดือนล่วงหน้า | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| การบันทึกบัญชีสำหรับเงินกู้ยืมพนักงาน | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
เงินกู้ยืมพนักงานต้องคิดดอกเบี้ยหรือไม่
ไม่มีกฎหมายบังคับตายตัวว่าต้องคิดดอกเบี้ย แต่หากให้กู้ยืมโดยไม่คิดดอกเบี้ยหรือคิดต่ำกว่าอัตราตลาด อาจถูกกรมสรรพากรตีความว่าเป็นประโยชน์เพิ่มเติมของพนักงานที่ต้องนำมาคำนวณภาษี
ควรปรึกษานักบัญชีเพื่อกำหนดอัตราที่เหมาะสมและไม่มีความเสี่ยงทางภาษี
เบิกเงินเดือนล่วงหน้าถือเป็นเงินกู้ยืมหรือไม่
ไม่ใช่เงินกู้ยืมในทางเทคนิค เพราะเป็นเงินเดือนที่พนักงานมีสิทธิ์ได้รับอยู่แล้วแต่ขอรับเร็วขึ้นกว่ากำหนด จึงบันทึกบัญชีเป็น "เงินเดือนจ่ายล่วงหน้า"
แทนที่จะเป็นลูกหนี้เงินยืม และหักคืนเมื่อถึงรอบจ่ายเงินเดือนจริง
ถ้าพนักงานลาออกก่อนชำระเงินกู้ยืมครบ ต้องทำอย่างไร
บริษัทควรมีนโยบายกำหนดไว้ล่วงหน้าว่าจะหักยอดคงเหลือจากเงินเดือนงวดสุดท้ายหรือเงินชดเชยต่างๆ ก่อนจ่ายให้พนักงาน หากยอดคงเหลือมากกว่าเงินที่ต้องจ่าย
ควรมีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรเรื่องวิธีการชำระส่วนที่เหลือ
เงินกู้ยืมกรรมการบริษัทมีข้อควรระวังอะไรบ้าง
กรณีกรรมการหรือผู้ถือหุ้นกู้ยืมเงินจากบริษัท มีความละเอียดอ่อนทางภาษีมากกว่าพนักงานทั่วไป เพราะกรมสรรพากรอาจตรวจสอบว่าเป็นการหลีกเลี่ยงภาษีเงินปันผลหรือไม่
ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนดำเนินการทุกครั้ง
ควรกำหนดวงเงินกู้ยืมพนักงานสูงสุดเท่าไหร่
ไม่มีเกณฑ์ตายตัว ขึ้นอยู่กับนโยบายและความสามารถทางการเงินของแต่ละบริษัท SME ส่วนใหญ่นิยมกำหนดวงเงินไม่เกิน 1-3 เท่าของเงินเดือน และผ่อนชำระคืนไม่เกิน 3-6 งวด
เพื่อควบคุมความเสี่ยงด้านกระแสเงินสด
บันทึกบัญชีลูกหนี้เงินยืมพนักงานผิดจากบัญชีลูกหนี้การค้าอย่างไร
ลูกหนี้เงินยืมพนักงานต้องแยกเป็นบัญชีย่อยต่างหากในหมวดสินทรัพย์หมุนเวียน ไม่ควรรวมกับลูกหนี้การค้าปกติ เพราะมีลักษณะและความเสี่ยงต่างกัน
ผู้สอบบัญชีมักตรวจสอบรายการนี้เป็นพิเศษเมื่อปิดงบการเงินประจำปี
จำเป็นต้องมีสัญญากู้ยืมเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่
จำเป็นอย่างยิ่ง เพราะสัญญากู้ยืมช่วยป้องกันข้อพิพาทและเป็นหลักฐานทางกฎหมายหากพนักงานไม่ชำระคืนตามกำหนด ควรระบุจำนวนเงิน อัตราดอกเบี้ย (ถ้ามี) งวดผ่อนชำระ
และเงื่อนไขกรณีลาออกก่อนชำระครบไว้อย่างชัดเจน
สำหรับกิจการที่ต้องปิดงบย้อนหลังหรือขอคืนภาษี สามารถดูรายละเอียดบริการเสริมของ A Plus Me เพื่อประเมินขอบเขตงานเบื้องต้น