การให้เครดิตลูกค้าช่วยเพิ่มยอดขายได้ แต่ถ้าไม่มี policy ชัดเจน ยอดขายจะกลายเป็นลูกหนี้ค้างและทำให้เงินสดตึง Customer Credit Policy คือกติกาที่ทำให้ฝ่ายขาย การเงิน และผู้บริหารรู้ตรงกันว่าลูกค้ารายใดให้เครดิตได้เท่าไรและต้องติดตามเมื่อไร

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • วงเงินเครดิต
  • ยอดใช้วงเงิน
  • ลูกค้าจ่ายช้าซ้ำ

กำหนดวงเงินและเครดิตเทอม

ควรตั้งวงเงินตามประวัติการซื้อ ความน่าเชื่อถือ เอกสารเปิดบัญชี และความสามารถในการชำระ ไม่ควรให้เครดิตจากความรู้สึกหรือความสนิทเพียงอย่างเดียว

เครดิตเทอมควรถูกบันทึกในระบบและปรากฏในรายงานลูกหนี้ เพื่อให้ทีมเห็นทันทีว่ารายใดเกินกำหนด

  • วงเงินเครดิต
  • เครดิตเทอม
  • เอกสารเปิดบัญชีลูกค้า
  • ผู้อนุมัติวงเงิน
  • วันที่ทบทวนวงเงิน

ผูกกับรายงานลูกหนี้

รายงาน Aging ลูกหนี้ควรแสดงยอดใช้วงเงิน ยอดเกินกำหนด และประวัติการชำระ เพื่อให้ทีมขายรู้ว่าควรขายเพิ่มหรือควรติดตามเงินก่อน

หากลูกค้าเกินวงเงินหรือเกินกำหนดซ้ำ ควรมีกติกาว่าต้องหยุดส่งสินค้า ขอเงินมัดจำ หรือขออนุมัติพิเศษ

  • ยอดใช้วงเงิน
  • ยอดเกินกำหนด
  • ประวัติชำระเงิน
  • สถานะระงับขาย
  • เงื่อนไขอนุมัติพิเศษ

ทบทวน policy อย่างสม่ำเสมอ

ลูกค้าที่เคยจ่ายดีอาจเริ่มจ่ายช้าหากธุรกิจเขามีปัญหา ส่วนลูกค้าใหม่ที่จ่ายตรงต่อเนื่องอาจได้วงเงินเพิ่ม การทบทวน policy จึงควรทำเป็นรายไตรมาสหรือเมื่อมีเหตุผิดปกติ

ข้อมูลบัญชีรายเดือนช่วยให้การตัดสินใจเรื่องเครดิตไม่ใช่ความรู้สึก แต่เป็นข้อมูลจริง

  • ลูกค้าจ่ายช้าซ้ำ
  • ลูกค้าใช้วงเงินเต็ม
  • ลูกค้าโตเร็ว
  • ลูกค้ามีข้อพิพาท
  • ลูกค้าที่ต้องเปลี่ยนเงื่อนไข

ตารางกำหนดมาตรฐานวงเงินและเกณฑ์การให้เครดิตเทอมลูกค้า (Standard Customer Credit Terms Matrix)

เกณฑ์อนุมัติระยะเวลาชำเนิดเงินและวงเงินค้างรับสำหรับแบ่งกลุ่มลูกค้าเพื่อความปลอดภัยทางการเงิน:

ระดับกลุ่มลูกค้า (Client Tier) ระยะเวลาชำระเงินแนะนำ (Credit Terms) วงเงินค้างรับสูงสุดแนะนำ (Credit Limit) เกณฑ์การอนุมัติสิทธิ์ (Approval Criteria)
ลูกค้าใหม่ / ทราฟฟิกน้อย (Tier C) ชำระเงินสดทันที (Cash on Delivery / Advance) 0 บาท (มัดจำ 100%) ไม่มีประวัติการซื้อขายมาก่อน หรือประวัติการชำระเงินช้าในอดีต
ลูกค้าพันธมิตรทั่วไป (Tier B) เครดิต 15 - 30 วัน ไม่เกิน 100,000 บาท มียอดสั่งซื้อต่อเนื่องเกิน 6 เดือนขึ้นไป และมีงบการเงินน่าเชื่อถือ
ลูกค้ารายใหญ่ / นิติบุคคลมหาชน (Tier A) เครดิต 30 - 60 วัน ตามการประเมินวิเคราะห์ (เช่น สูงสุด 500,000 - 1,000,000 บาท) ผ่านการประเมินประวัติเครดิตบูโรนิติบุคคล และมีสัญญาการสั่งซื้อระยะยาวชัดเจน

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ทำแบบฟอร์มเปิดเครดิตลูกค้า
  • กำหนดวงเงินและเครดิตเทอม
  • ตั้งรายงาน Aging ลูกหนี้
  • กำหนดกติกาเมื่อเกินวงเงิน
  • ทบทวนวงเงินรายไตรมาส

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ธุรกิจเล็กควรให้เครดิตลูกค้าหรือไม่

ให้ได้ถ้ามีระบบติดตามและวงเงินชัดเจน ไม่ควรให้เครดิตแบบไม่จำกัดเพราะกระทบเงินสดโดยตรง

ใครควรอนุมัติวงเงินลูกค้า

ควรเป็นผู้บริหารหรือผู้ที่ดูทั้งยอดขายและเงินสด ไม่ควรให้ฝ่ายขายอนุมัติฝ่ายเดียว

ถ้าลูกค้าเกินกำหนดควรหยุดขายทันทีไหม

ขึ้นกับ policy และความสำคัญของลูกค้า แต่ต้องมีการอนุมัติพิเศษหากจะขายต่อ