ย้ายที่อยู่บริษัท ต้องแจ้งสรรพากรอย่างไรและควรเตรียมอะไร

การย้ายที่อยู่บริษัทไม่ได้จบที่การขนของออกจากออฟฟิศเก่า มีงานราชการอย่างน้อยสองถึงสามหน่วยงานที่ต้องแจ้งตามลำดับ และมีกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนดไว้ชัดเจน โดยเฉพาะฝั่งสรรพากรที่บริษัทจด VAT ต้องแจ้งล่วงหน้าก่อนวันย้ายจริง บทความนี้สรุปลำดับงาน เอกสาร และสิ่งที่ต้องอัปเดตภายใน เพื่อให้ช่วงเปลี่ยนผ่านราบรื่นที่สุด

ทำไมต้องแจ้งหลายหน่วยงาน ไม่ใช่แค่แก้กับ DBD

หน่วยงานราชการแต่ละแห่งเก็บฐานข้อมูลบริษัทแยกกัน การแก้ที่อยู่กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) จะได้หนังสือรับรองฉบับใหม่ แต่ ฐานทะเบียน VAT ของกรมสรรพากร และ ทะเบียนนายจ้างของสำนักงานประกันสังคม ยังคงแสดงที่อยู่เก่าอยู่ จนกว่าจะยื่นแจ้งแยกต่างหาก

ผลในทางปฏิบัติคือ ถ้าบริษัทจด VAT แต่ไม่แจ้งสรรพากร ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) จะยังระบุที่อยู่เก่า ซึ่งอาจทำให้ ใบกำกับภาษี ที่ออกหลังย้ายมีข้อมูลสถานประกอบการไม่ตรงกับทะเบียน ซึ่งเป็นประเด็นที่สรรพากรอาจหยิบยกตรวจสอบได้ในภายหลัง

ลำดับงานที่แนะนำคือ DBD ก่อน → สรรพากร → ประกันสังคม เพราะหน่วยงานหลังมักขอสำเนาหนังสือรับรอง DBD ฉบับใหม่เป็นเอกสารประกอบ

ขั้นตอนที่ 1 — จดทะเบียนเปลี่ยนแปลงที่ตั้งกับ DBD

บริษัทจำกัดยื่นแบบ บอจ.4 (รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม) พร้อมแผนที่ตั้งสำนักงานใหม่โดยสังเขป และสัญญาเช่าหรือหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ ยื่นที่สำนักงานกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือทำออนไลน์ผ่านระบบ DBD e-Registration

ย้ายภายในจังหวัดเดียวกัน: ไม่จำเป็นต้องแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิ สามารถยื่นจดทะเบียนแก้ไขได้โดยกรรมการผู้มีอำนาจลงนามโดยตรง ค่าธรรมเนียมสำหรับการแก้ไขที่ตั้งสำนักงานอยู่ที่ 500 บาท (อ้างอิง: DBD)

ย้ายข้ามจังหวัด: ต้องแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิ (ข้อที่ระบุภูมิลำเนา) ซึ่งต้องได้รับมติพิเศษจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นด้วยคะแนนเสียงไม่น้อยกว่าสามในสี่ของจำนวนผู้ถือหุ้นทั้งหมด กระบวนการนี้ต้องการเวลามากขึ้นเพราะต้องบอกกล่าวนัดประชุมล่วงหน้าก่อน

เมื่อยื่นแล้วและ DBD อนุมัติ จะได้หนังสือรับรองฉบับใหม่ที่แสดงที่อยู่ใหม่ ให้นำไปใช้เป็นเอกสารประกอบในขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 2 — แจ้งเปลี่ยนแปลงทะเบียน VAT กับสรรพากร (เฉพาะผู้จด VAT)

ถ้าบริษัทเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องยื่นแบบ ภ.พ.09 (คำขอแจ้งการเปลี่ยนแปลงทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) กับสรรพากรพื้นที่ที่สถานประกอบการเก่าตั้งอยู่ ก่อนวันย้ายไม่น้อยกว่า 15 วัน

การแจ้งที่สรรพากรแบ่งเป็นสองสถานการณ์หลัก:

• ย้ายภายในเขตสรรพากรพื้นที่เดียวกัน: ยื่น ภ.พ.09 ครั้งเดียวที่สรรพากรพื้นที่เดิม แจ้งเปลี่ยนที่อยู่สถานประกอบการ พร้อมคืนใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ฉบับเดิมเพื่อรับ ภ.พ.20 ฉบับใหม่ที่ระบุที่อยู่ถูกต้อง
• ย้ายข้ามเขตสรรพากรพื้นที่: ต้องยื่น ภ.พ.09 ที่สรรพากรพื้นที่เก่าเพื่อแจ้งย้ายออกก่อน จากนั้นนำสำเนา ภ.พ.09 ที่แจ้งย้ายออกแล้ว ไปยื่นแจ้งย้ายเข้าที่สรรพากรพื้นที่ใหม่ ซึ่งทั้งสองขั้นตอนต้องดำเนินการล่วงหน้าก่อนวันเปิดสถานประกอบการใหม่

ค่าธรรมเนียมการแจ้งเปลี่ยนแปลงทะเบียน VAT ไม่มีค่าใช้จ่าย (กรมสรรพากร)

สำหรับบริษัทที่ยังไม่ได้จด VAT แต่มีรายได้ใกล้เคียงหรือเกิน 1,800,000 บาทต่อปี ควรพิจารณาทบทวนว่าถึงเวลาจด VAT หรือยัง การย้ายที่อยู่เป็นโอกาสดีที่จะตรวจสอบสถานะนี้ไปพร้อมกัน (ข้อมูล ณ ปี 2569 — ตรวจสอบเพิ่มเติมที่ บทความ VAT สำหรับ SME)

ขั้นตอนที่ 3 — แจ้งสำนักงานประกันสังคม (กรณีมีลูกจ้าง)

บริษัทที่มีลูกจ้างต้องแจ้งเปลี่ยนแปลงที่ตั้งกับสำนักงานประกันสังคม (สปส.) ในพื้นที่ใหม่ด้วย โดยใช้แบบ สปส.6-15 (แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงสถานที่ทำงาน) ไม่มีค่าธรรมเนียม เอกสารประกอบได้แก่ หนังสือรับรองบริษัทฉบับใหม่และแผนที่ตั้งสำนักงานใหม่

ควรตรวจสอบกับ สปส. พื้นที่ปลายทางด้วยว่ามีเอกสารเพิ่มเติมใดที่กำหนดไว้เฉพาะพื้นที่ เพราะแต่ละสำนักงานอาจมีรายละเอียดต่างกันเล็กน้อย

อัปเดตเอกสารและระบบภายในให้ตรงกัน

หลังได้หนังสือรับรองใหม่จาก DBD และ ภ.พ.20 ใหม่จากสรรพากรแล้ว ขั้นตอนถัดไปที่สำคัญไม่แพ้กันคือการอัปเดตระบบภายในทุกจุดที่ใช้ที่อยู่บริษัท เพราะถ้าระบบยังออกเอกสารด้วยที่อยู่เก่า ใบกำกับภาษี ที่ออกจะไม่ตรงกับทะเบียนใหม่

• แม่แบบ invoice และใบกำกับภาษี — ในซอฟต์แวร์บัญชีหรือระบบออกบิล ต้องแก้ที่อยู่ผู้ขายให้ตรงกับ ภ.พ.20 ฉบับใหม่ทันที
• ตรายางบริษัท — ถ้าใช้ตรายางที่มีที่อยู่ ควรทำใหม่หรือระงับการใช้จนกว่าจะมีตัวใหม่
• ระบบ POS หรือระบบขายหน้าร้าน — ตรวจสอบว่าข้อมูลหัวสลิปหรือใบเสร็จอัตโนมัติได้รับการแก้ไขแล้ว
• เว็บไซต์และสื่อดิจิทัล — ที่อยู่บนหน้า Contact / Footer และ Google Business Profile
• ป้ายชื่อสำนักงาน — ผู้จด VAT มีหน้าที่แสดงชื่อและที่อยู่สถานประกอบการให้ชัดเจน

ผลต่อใบกำกับภาษีในช่วงเปลี่ยนผ่าน

ช่วงที่ยื่นเอกสารกับ DBD และสรรพากรแล้วแต่ยังรอหนังสือรับรองหรือ ภ.พ.20 ฉบับใหม่ อาจเกิด ช่องว่างเวลา ที่บริษัทเริ่มใช้สำนักงานใหม่แต่เอกสารราชการยังไม่อัปเดต

แนวปฏิบัติที่ดีคือ แจ้งนักบัญชีล่วงหน้า เพื่อวางรอบให้ชัดว่าวันใดคือวันสุดท้ายที่ใช้ที่อยู่เก่า และวันใดคือวันแรกที่ใช้ที่อยู่ใหม่ จะได้กำหนดตัดเอกสารได้ถูกต้อง และลดความเสี่ยงที่ต้องออกใบลดหนี้หรือเอกสารแก้ไขย้อนหลัง

หากมีใบกำกับภาษีที่ออกระหว่างช่วงเปลี่ยนผ่านแล้วใช้ที่อยู่ไม่ตรงกับทะเบียน ควรปรึกษานักบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีว่าจำเป็นต้องออกเอกสารแก้ไขหรือไม่ เพราะแต่ละกรณีขึ้นอยู่กับสาระสำคัญและช่วงเวลา

อัปเดตธนาคารและคู่สัญญา

นอกจากหน่วยงานราชการ ยังมีภาคเอกชนที่ต้องแจ้งด้วย:

• ธนาคาร — ที่อยู่ในบัญชีนิติบุคคลต้องตรงกับหนังสือรับรองล่าสุด บางธนาคารกำหนดให้นำหนังสือรับรองฉบับใหม่ไปแก้ไขข้อมูลในระบบ
• คู่สัญญาหลัก — ลูกค้าและซัพพลายเออร์ที่ออกเช็ค โอนเงิน หรือมีสัญญาอยู่กับบริษัทควรทราบที่อยู่ใหม่ โดยเฉพาะถ้ามีการระบุที่อยู่ในสัญญา
• บริษัทประกันภัย — กรมธรรม์ที่ผูกกับที่ตั้งสำนักงาน เช่น ประกันอาคาร ประกันทรัพย์สิน ควรแจ้งเปลี่ยนแปลงด้วย

สรุปลำดับงาน และสิ่งที่มักลืม

การย้ายที่อยู่บริษัทมีงานสามชั้นที่ต้องทำพร้อมกัน ได้แก่ งานทะเบียนราชการ งานภาษี และงานอัปเดตระบบภายใน ถ้าทำครบทั้งสามชั้นและวางลำดับถูก งานจะราบรื่น ถ้าขาดชั้นใดชั้นหนึ่งไป มักเกิดปัญหาเอกสารไม่ตรงในภายหลัง

สิ่งที่บริษัทมักลืมบ่อยที่สุด ได้แก่ การแจ้งสรรพากร (ภ.พ.09) ล่วงหน้า 15 วัน ซึ่งถ้าลืมจะทำให้ต้องรีบยื่นย้อนหลัง การแจ้งประกันสังคมเมื่อมีลูกจ้าง และการอัปเดตที่อยู่ในซอฟต์แวร์บัญชีก่อนออกใบกำกับภาษีฉบับแรกจากสถานที่ใหม่

หากต้องการให้ทีมงานช่วยวางลำดับงานและเตรียมเอกสาร สามารถดูบริการ จดทะเบียนและแก้ไขข้อมูลนิติบุคคล หรือใช้ Business Health Check เพื่อประเมินสถานะเอกสารและภาษีของบริษัทก่อนย้าย

เช็กลิสต์ก่อนวันย้ายที่อยู่บริษัท

ใช้รายการด้านล่างนี้ตรวจสอบความพร้อมก่อนยื่นเอกสาร เพื่อให้งานทะเบียนและงานภาษีเดินหน้าได้พร้อมกัน

แหล่งอ้างอิง

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: บริการจดทะเบียนและข้อมูลนิติบุคคล
• กรมสรรพากร: การแจ้งเปลี่ยนแปลงการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

บริษัทที่จด VAT ต้องแจ้งสรรพากรเมื่อย้ายที่อยู่ภายในกี่วัน?

บริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องยื่นแบบ ภ.พ.09 แจ้งเปลี่ยนแปลงที่อยู่สถานประกอบการกับสรรพากรพื้นที่ก่อนวันย้ายไม่น้อยกว่า 15 วัน ไม่มีค่าธรรมเนียม และต้องนำ ภ.พ.20 ฉบับเดิมไปคืนเพื่อรับฉบับใหม่ที่แสดงที่อยู่ถูกต้อง

ย้ายที่อยู่บริษัทข้ามจังหวัดกับข้ามเขตสรรพากรต่างกันอย่างไร?

การย้ายข้ามจังหวัดที่ DBD ต้องแก้ไขหนังสือบริคณห์สนธิและขอมติพิเศษจากผู้ถือหุ้นไม่น้อยกว่าสามในสี่ ส่วนการย้ายภายในจังหวัดเดียวกันทำได้ง่ายกว่า สำหรับสรรพากร ถ้าย้ายข้ามเขตพื้นที่สรรพากรต้องยื่น ภ.พ.09 แจ้งย้ายออกที่สรรพากรพื้นที่เก่าก่อน แล้วจึงยื่นแจ้งย้ายเข้าที่สรรพากรพื้นที่ใหม่

หลังย้ายที่อยู่บริษัทแล้ว ยังต้องแจ้งหน่วยงานใดอีกบ้าง?

นอกจาก DBD และสรรพากร ยังต้องแจ้งสำนักงานประกันสังคม (แบบ สปส.6-15) กรณีมีลูกจ้าง รวมถึงธนาคารที่เปิดบัญชีนิติบุคคล คู่สัญญาหลัก และบริษัทประกันภัยที่ผูกกับสถานที่ตั้ง นอกจากนี้ต้องอัปเดตที่อยู่ในซอฟต์แวร์บัญชี ระบบออกใบกำกับภาษี เว็บไซต์ และป้ายชื่อสำนักงาน