ค่าใช้จ่ายที่จ่ายจริงไม่ได้แปลว่าหักภาษีได้เสมอ สิ่งที่สรรพากรและผู้สอบบัญชีต้องดูคือเกี่ยวกับกิจการหรือไม่ มีหลักฐานหรือไม่ และบันทึกถูกช่วงเวลาหรือไม่
บทความนี้สรุปหลักคิดสำหรับ SME ที่อยากลดรายจ่ายต้องห้าม
สารบัญบทความ
หลักพื้นฐานของค่าใช้จ่ายที่หักภาษีได้
ค่าใช้จ่ายที่ดีควรมี 3 องค์ประกอบ คือเกี่ยวข้องกับการหารายได้ของบริษัท มีหลักฐานที่น่าเชื่อถือ และบันทึกในรอบเวลาที่ถูกต้อง หากขาดข้อใดข้อหนึ่ง
รายการนั้นอาจถูกตั้งคำถามหรือถูกบวกกลับเป็นรายจ่ายต้องห้ามตอนคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล
ตัวอย่างเช่น ค่าโฆษณา ค่าเช่าสำนักงาน ค่าโปรแกรมบัญชี ค่าเดินทางไปพบลูกค้า หรือค่าบริการที่ปรึกษา มักมีเหตุผลทางธุรกิจชัดเจน แต่ยังต้องมีใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สัญญา
หรือหลักฐานการโอนเงินประกอบ
เอกสารที่ช่วยให้ค่าใช้จ่ายน่าเชื่อถือ
- ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จที่มีชื่อบริษัทถูกต้อง
- สัญญา ใบเสนอราคา หรือขอบเขตงาน
- หลักฐานโอนเงินจากบัญชีบริษัท
- รายงานผลลัพธ์งาน เช่น รูปภาพ รายงานส่งมอบ หรืออีเมลอนุมัติ
- มติหรือระเบียบบริษัท สำหรับสวัสดิการและค่าตอบแทนบางประเภท
ค่าใช้จ่ายที่มักกลายเป็นรายจ่ายต้องห้าม
รายการที่เสี่ยงสูงคือค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการ ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีผู้รับเงินจริง ค่าใช้จ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าเกี่ยวกับกิจการ ค่าปรับทางภาษี และบิลที่ไม่มีรายละเอียดเพียงพอ
ธุรกิจควรแยกรายการเหล่านี้ตั้งแต่ตอนรับเอกสาร ไม่ใช่รอปลายปี
อีกกรณีที่พบบ่อยคือค่าใช้จ่ายจ่ายจากบัญชีส่วนตัว เมื่อเจ้าของกิจการสำรองจ่ายแทนบริษัท ต้องเก็บหลักฐานให้ครบและทำใบสำคัญจ่ายหรือรายการกรรมการสำรองจ่ายให้ชัด
มิฉะนั้นตัวเลขจะปนกับเงินส่วนตัว
วิธีลดรายจ่ายต้องห้ามตั้งแต่รายเดือน
- กำหนดนโยบายว่าค่าใช้จ่ายใดต้องขออนุมัติก่อนจ่าย
- ใช้บัญชีธนาคารบริษัทจ่ายค่าใช้จ่ายธุรกิจให้มากที่สุด
- ตรวจชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีบนใบกำกับภาษีทันที
- แนบเหตุผลทางธุรกิจกับรายการที่ดูไม่ชัด เช่น รับรองลูกค้า เดินทาง หรือของตัวอย่าง
- ให้สำนักงานบัญชีแจ้งรายการเอกสารขาดทุกเดือน
อยากลดค่าใช้จ่ายที่ถูกบวกกลับปลายปี? ดูบริการ วางแผนภาษี และ บัญชีรายเดือน เพื่อจัดระบบหลักฐานตั้งแต่ต้นปี
อ่านต่อ
- 10 รายจ่ายต้องห้ามที่ SME มักพลาด
- ค่าใช้จ่ายทางบัญชีกับภาษีต่างกันอย่างไร
- นโยบายเบิกค่าใช้จ่ายสำหรับ SME
ตารางนำบทความไปใช้
| ประเด็น | สิ่งที่ต้องตรวจ | ผลที่ต้องบันทึก |
|---|---|---|
| หลักพื้นฐานของค่าใช้จ่ายที่หักภาษีได้ | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| เอกสารที่ช่วยให้ค่าใช้จ่ายน่าเชื่อถือ | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| ค่าใช้จ่ายที่มักกลายเป็นรายจ่ายต้องห้าม | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
แหล่งข้อมูลสำหรับตรวจสอบฉบับปัจจุบัน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
บิลเงินสดใช้เป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้ไหม
ใช้ประกอบการบันทึกได้บางกรณี แต่ควรมีรายละเอียดผู้ขาย รายการ วันที่ และหลักฐานจ่ายเงิน ยิ่งเอกสารสมบูรณ์ยิ่งลดความเสี่ยง
ค่าใช้จ่ายส่วนตัวกรรมการลงบริษัทได้ไหม
ไม่ควรลงเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท หากไม่เกี่ยวกับกิจการจริงควรแยกออกหรือบันทึกเป็นรายการส่วนตัวให้ถูกต้อง
ไม่มีใบกำกับภาษีแต่มีสลิปโอนเงินพอไหม
สลิปโอนเงินช่วยพิสูจน์การจ่าย แต่ยังไม่เพียงพอเสมอไป ต้องมีหลักฐานว่าเป็นรายการอะไร ใครรับเงิน และเกี่ยวกับกิจการอย่างไร
สิ่งใดควรตรวจเพิ่มเติมก่อนใช้เรื่อง ค่าใช้จ่ายบริษัทแบบไหนหักภาษีได้
ตรวจข้อเท็จจริง เอกสารต้นทาง วันที่มีผล และข้อกำหนดฉบับปัจจุบันที่เกี่ยวกับ ค่าใช้จ่ายบริษัทแบบไหนหักภาษีได้ พร้อมระบุผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจหรือยื่นข้อมูล