การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเป็นเรื่องที่ SME หลายรายต้องเผชิญ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลด้านราคา คุณภาพงาน หรือการขยายกิจการ
สิ่งที่สำคัญที่สุดในกระบวนการนี้คือการรับเอกสารและข้อมูลทั้งหมดจากสำนักงานเดิมให้ครบถ้วนก่อนเริ่มงานกับสำนักงานใหม่
สารบัญบทความ
- ทำไมการส่งมอบเอกสารจึงสำคัญมาก?
- หมวดที่ 1: เอกสารทางกฎหมายและการจดทะเบียน
- หมวดที่ 2: เอกสารงบการเงินและบัญชี
- หมวดที่ 3: เอกสารภาษีและการยื่นแบบ
- หมวดที่ 4: ไฟล์ดิจิทัลและรหัสผ่านระบบ
- หมวดที่ 5: เอกสารเงินเดือนและทรัพยากรบุคคล
- ขั้นตอนที่แนะนำในการรับมอบเอกสาร
- หากสำนักงานเดิมไม่ยอมส่งมอบเอกสารควรทำอย่างไร?
- แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- ตารางนำบทความไปใช้
ทำไมการส่งมอบเอกสารจึงสำคัญมาก?
เมื่อบริษัทตัดสินใจเปลี่ยนสำนักงานบัญชี หนึ่งในความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดคือการสูญหายหรือขาดหายของเอกสารสำคัญ ซึ่งอาจทำให้สำนักงานบัญชีใหม่ไม่สามารถทำงานได้ถูกต้อง
หรือเกิดปัญหาเมื่อกรมสรรพากรขอตรวจสอบภาษีย้อนหลัง
การมีรายการเอกสารที่ชัดเจนและตรวจรับอย่างละเอียดจึงเป็นสิ่งจำเป็น
หมวดที่ 1: เอกสารทางกฎหมายและการจดทะเบียน
เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารพื้นฐานของบริษัทที่ต้องมีและครบถ้วนเสมอ
- หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด (ออกจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า)
- บริคณห์สนธิและข้อบังคับของบริษัท
- ทะเบียนผู้ถือหุ้นล่าสุด
- รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นทุกครั้ง (ย้อนหลังอย่างน้อย 5 ปี)
- รายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัท (ที่สำคัญ)
- ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) หากจด VAT
- บัตรประจำตัวผู้เสียภาษีของนิติบุคคล
หมวดที่ 2: เอกสารงบการเงินและบัญชี
เอกสารเหล่านี้สำคัญมากสำหรับการทำงานต่อเนื่อง
- งบการเงินประจำปีที่ผ่านการตรวจสอบโดย CPA ย้อนหลัง 5 ปี
- รายงานผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (Auditor Report) ทุกปี
- สมุดรายวันและบัญชีแยกประเภทของทุกปี
- งบทดลองปิดบัญชีล่าสุด
- รายละเอียดลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้าคงค้าง ณ วันสิ้นงวดล่าสุด
- รายละเอียดสินค้าคงเหลือ (ถ้ามี)
- รายการทรัพย์สินถาวรและตารางค่าเสื่อมราคาสะสม
- รายละเอียดเงินกู้และดอกเบี้ยคงค้าง
หมวดที่ 3: เอกสารภาษีและการยื่นแบบ
สำนักงานบัญชีใหม่จำเป็นต้องมีข้อมูลเหล่านี้เพื่อทำงานได้อย่างถูกต้อง
- สำเนาแบบยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50) ย้อนหลัง 5 ปี
- สำเนาแบบยื่นภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.51) ย้อนหลัง 5 ปี
- สำเนาแบบ ภ.พ.30 (VAT รายเดือน) ย้อนหลังอย่างน้อย 3 ปี
- สำเนาแบบ ภ.ง.ด.1, 3, 53 (ภาษีหัก ณ ที่จ่าย) ย้อนหลัง 3 ปี
- สำเนาแบบ ภ.ง.ด.1ก (รายปีของพนักงาน) ย้อนหลัง 3 ปี
- ใบเสร็จรับเงินการชำระภาษีทุกรายการ
- หนังสือแจ้งผลการตรวจสอบภาษีจากกรมสรรพากร (ถ้ามี)
- หนังสือโต้ตอบกับกรมสรรพากรทุกฉบับ
หมวดที่ 4: ไฟล์ดิจิทัลและรหัสผ่านระบบ
ในยุคดิจิทัล ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มีความสำคัญไม่แพ้เอกสารกระดาษ
- ไฟล์ข้อมูลโปรแกรมบัญชี (เช่น Express, Sage, หรือโปรแกรมที่ใช้) ทั้งฐานข้อมูลและ backup
- รหัสผ่านเข้าระบบ e-Filing ของกรมสรรพากร
- รหัสผ่านเข้าระบบ DBD e-Filing
- ข้อมูล username/password ระบบ e-WHT หรือ e-Payment ที่เกี่ยวข้อง
- ไฟล์ Excel สรุปรายการต่างๆ ที่สำนักงานเดิมจัดทำ
- อีเมลหรือ Line OA ที่ลงทะเบียนไว้กับหน่วยงานราชการ
หมวดที่ 5: เอกสารเงินเดือนและทรัพยากรบุคคล
- ทะเบียนพนักงานปัจจุบันพร้อมอัตราเงินเดือน
- สลิปเงินเดือนย้อนหลัง 12 เดือนของพนักงานทุกคน
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ปีล่าสุด
- ทะเบียนประกันสังคมและหมายเลขสมาชิก
- ใบนำส่งประกันสังคมย้อนหลัง 12 เดือน
- ข้อมูลกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
ขั้นตอนที่แนะนำในการรับมอบเอกสาร
เพื่อให้การส่งมอบเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่มีข้อพิพาทในภายหลัง แนะนำให้ปฏิบัติดังนี้
- จัดทำรายการเอกสารที่ต้องรับมอบเป็นลายลักษณ์อักษรล่วงหน้า
- นัดประชุมส่งมอบอย่างเป็นทางการกับสำนักงานเดิม
- ตรวจนับเอกสารทุกรายการพร้อมกันและให้ทั้งสองฝ่ายลงนามในใบส่งมอบ
- สแกนหรือถ่ายสำเนาเอกสารสำคัญทันทีหลังรับมอบ
- ให้สำนักงานบัญชีใหม่ตรวจสอบความครบถ้วนก่อนเซ็นรับ
หากสำนักงานเดิมไม่ยอมส่งมอบเอกสารควรทำอย่างไร?
เอกสารทั้งหมดที่กล่าวถึงเป็นทรัพย์สินของบริษัทลูกค้า ไม่ใช่ของสำนักงานบัญชี สำนักงานเดิมมีหน้าที่ตามกฎหมายในการส่งมอบเอกสารคืนให้บริษัท หากปฏิเสธ
บริษัทมีสิทธิ์ดำเนินการทางกฎหมายได้
และสามารถร้องเรียนต่อสภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์ได้อีกทางหนึ่ง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
ตารางนำบทความไปใช้
| ประเด็น | สิ่งที่ต้องตรวจ | ผลที่ต้องบันทึก |
|---|---|---|
| ทำไมการส่งมอบเอกสารจึงสำคัญมาก? | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| หมวดที่ 1: เอกสารทางกฎหมายและการจดทะเบียน | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| หมวดที่ 2: เอกสารงบการเงินและบัญชี | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ต้องรับเอกสารย้อนหลังกี่ปีเมื่อเปลี่ยนสำนักงานบัญชี?
กรมสรรพากรมีอำนาจตรวจสอบภาษีย้อนหลังได้ 5 ปี และกรณีพิเศษสูงสุด 10 ปี ดังนั้นควรรับเอกสารทางภาษีและงบการเงินย้อนหลังอย่างน้อย 5 ปีเพื่อความปลอดภัย
สำนักงานบัญชีเดิมมีสิทธิ์กักเอกสารของบริษัทไว้หรือไม่?
ไม่มีสิทธิ์ เอกสารทางบัญชีและภาษีทั้งหมดเป็นทรัพย์สินของบริษัทลูกค้า สำนักงานบัญชีมีหน้าที่ส่งคืนเมื่อสัญญาสิ้นสุด หากปฏิเสธสามารถร้องเรียนต่อสภาวิชาชีพบัญชีฯ ได้
หากเอกสารบางส่วนสูญหาย สำนักงานบัญชีใหม่จะทำอย่างไรได้บ้าง?
สำนักงานบัญชีใหม่สามารถขอสำเนาจากกรมสรรพากรหรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้บางส่วน เช่น สำเนาแบบยื่นภาษี หรืองบการเงินที่นำส่งไว้แล้ว
แต่สมุดบัญชีและเอกสารภายในที่สูญหายอาจต้องจัดทำใหม่จากหลักฐานที่มีอยู่
ควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชีช่วงไหนของปีจึงเหมาะสมที่สุด?
ช่วงที่เหมาะสมที่สุดคือต้นปีบัญชีใหม่ เช่น หลังปิดงบสิ้นปีแล้ว เพื่อให้สำนักงานใหม่เริ่มงานจากต้นรอบบัญชีใหม่ ซึ่งทำให้การรับช่วงงานง่ายและสะอาดขึ้นมาก
รหัสผ่านระบบ e-Filing ของกรมสรรพากร สำนักงานบัญชีเดิมต้องส่งมอบหรือไม่?
ต้องส่งมอบ เพราะเป็นข้อมูลการเข้าถึงระบบในนามบริษัท หลังจากรับมอบแล้วควรเปลี่ยนรหัสผ่านทันที และอัปเดตอีเมลและเบอร์โทรศัพท์ที่ผูกไว้กับระบบให้เป็นของบริษัทโดยตรง
ต้องแจ้งกรมสรรพากรหรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเมื่อเปลี่ยนสำนักงานบัญชีหรือไม่?
ไม่จำเป็นต้องแจ้งโดยตรง แต่หากสำนักงานบัญชีใหม่เป็นผู้ทำบัญชีของบริษัท ต้องส่งแบบแจ้งชื่อผู้ทำบัญชีใหม่ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าด้วยแบบฟอร์มที่กำหนด
การดูแลบัญชีและภาษีให้ครบทุกเดือนต้องอาศัยเวลาและความละเอียดพอสมควร แพ็กเกจดูแลบัญชีรายเดือนของ A Plus Me จึงถูกออกแบบมาเพื่อช่วยรับผิดชอบงานส่วนนี้แทนเจ้าของกิจการ