การจ้างสำนักงานบัญชีภายนอกเป็นทางเลือกยอดนิยมสำหรับ SME ที่ต้องการลดต้นทุนและมีผู้เชี่ยวชาญดูแลงานบัญชีภาษี แต่ก่อนจะเซ็นสัญญา
มีข้อสำคัญหลายประการที่ต้องตรวจสอบอย่างละเอียดเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลัง
สารบัญบทความ
- ทำไมการตรวจสัญญาจ้างสำนักงานบัญชีจึงสำคัญ
- ข้อสำคัญที่ 1: ขอบเขตงานที่ชัดเจน (Scope of Work)
- ข้อสำคัญที่ 2: ค่าบริการและเงื่อนไขการชำระเงิน
- ข้อสำคัญที่ 3: กำหนดเวลาส่งมอบงาน
- ข้อสำคัญที่ 4: ความรับผิดในกรณีเกิดความผิดพลาด
- ข้อสำคัญที่ 5: การรักษาความลับ (Confidentiality)
- ข้อสำคัญที่ 6: เงื่อนไขการยกเลิกสัญญา
- ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเซ็นสัญญาจ้างสำนักงานบัญชี
- สัญญาณเตือนที่ควรระวัง
- แนวทางการเจรจาต่อรองสัญญา
- แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
ทำไมการตรวจสัญญาจ้างสำนักงานบัญชีจึงสำคัญ
สัญญาจ้างสำนักงานบัญชีไม่ใช่แค่เอกสารพิธีการ มันคือข้อตกลงทางกฎหมายที่กำหนดขอบเขตงาน ความรับผิดชอบ และการคุ้มครองสิทธิของทั้งสองฝ่าย หากเซ็นโดยไม่อ่านหรือไม่เข้าใจ
อาจเจอปัญหาเช่น ค่าบริการที่ไม่ชัดเจน งานที่ไม่ครอบคลุมตามที่คาดหวัง
หรือข้อจำกัดที่ทำให้เปลี่ยนสำนักงานบัญชียากในภายหลัง
ข้อสำคัญที่ 1: ขอบเขตงานที่ชัดเจน (Scope of Work)
ข้อสำคัญที่สุดในสัญญาคือขอบเขตงานที่ระบุอย่างละเอียดว่าสำนักงานบัญชีจะดำเนินการอะไรบ้าง ขอบเขตงานที่ดีควรระบุ
- การจัดทำสมุดบัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท และงบทดลอง
- การจัดทำงบการเงินรายเดือน รายไตรมาส และประจำปี
- การยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) รายเดือน
- การยื่นแบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.3)
- การยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- การยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปีและประจำปี
- การให้คำปรึกษาด้านภาษีและบัญชีเบื้องต้น
หากงานใดไม่ได้ระบุในสัญญา ให้ถือว่าไม่รวมอยู่ในบริการ และอาจถูกเรียกเก็บเพิ่มในภายหลัง
ข้อสำคัญที่ 2: ค่าบริการและเงื่อนไขการชำระเงิน
ควรตรวจสอบรายละเอียดค่าบริการให้ชัดเจนใน 3 ประเด็นหลัก ได้แก่ ค่าบริการรายเดือนหรือรายปีและสิ่งที่รวมอยู่ในค่าบริการนั้น รายการที่ไม่รวมและอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น
การตรวจสอบพิเศษ ยื่นขอคืนภาษี และเงื่อนไขการขึ้นราคาค่าบริการในอนาคต
ข้อแนะนำ: ควรระบุในสัญญาว่าหากมีงานนอกขอบเขต จะต้องแจ้งและตกลงราคากันล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษรก่อน ไม่ใช่เรียกเก็บหลังทำงานแล้ว
ข้อสำคัญที่ 3: กำหนดเวลาส่งมอบงาน
สัญญาควรระบุกำหนดเวลาที่ชัดเจนสำหรับงานแต่ละประเภท เช่น
| ประเภทงาน | กำหนดส่ง |
|---|---|
| ยื่น ภ.พ.30 | ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป หรือตามกำหนดกรมสรรพากร |
| งบการเงินรายเดือน | ภายในวันที่ที่ตกลงกันของเดือนถัดไป |
| งบการเงินประจำปี | ภายใน 150 วันหลังจากวันสิ้นสุดรอบบัญชี |
| ภาษีเงินได้นิติบุคคล | ภายใน 150 วันหลังจากวันสิ้นสุดรอบบัญชี |
หากสำนักงานบัญชีไม่ส่งงานตามกำหนดและทำให้กิจการถูกปรับจากหน่วยงานราชการ ควรมีข้อกำหนดเรื่องความรับผิดชอบไว้ในสัญญาด้วย
ข้อสำคัญที่ 4: ความรับผิดในกรณีเกิดความผิดพลาด
ประเด็นที่ SME มักมองข้ามคือ หากสำนักงานบัญชีทำงานผิดพลาดและทำให้กิจการถูกเรียกเก็บภาษีเพิ่มหรือถูกปรับ ใครต้องรับผิดชอบ
สัญญาที่ดีควรระบุว่าสำนักงานบัญชีรับผิดชอบค่าปรับที่เกิดจากความผิดพลาดของตนเอง
กิจการรับผิดชอบในกรณีที่ให้ข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง และควรมีการกำหนดวิธีการชดเชยและแก้ไขเมื่อเกิดความผิดพลาด
ข้อสำคัญที่ 5: การรักษาความลับ (Confidentiality)
สำนักงานบัญชีจะเข้าถึงข้อมูลทางการเงินและธุรกิจที่เป็นความลับของกิจการ สัญญาควรมีข้อกำหนดห้ามไม่ให้สำนักงานบัญชีเปิดเผยข้อมูลดังกล่าวต่อบุคคลที่สาม
และมีบทลงโทษที่ชัดเจนหากละเมิด โดยเฉพาะข้อมูลที่อาจกระทบคู่แข่งหรือการเจรจาธุรกิจ
ข้อสำคัญที่ 6: เงื่อนไขการยกเลิกสัญญา
ข้อยกเลิกสัญญาเป็นสิ่งที่ต้องตรวจสอบอย่างละเอียด ควรมีระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าที่สมเหตุสมผล โดยทั่วไป 30-90 วัน ไม่มีค่าปรับที่สูงเกินสมควรสำหรับการยกเลิกก่อนกำหนด
และต้องมีข้อกำหนดว่าสำนักงานบัญชีต้องส่งมอบเอกสารและข้อมูลทั้งหมดคืนให้กิจการเมื่อยกเลิกสัญญา
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเซ็นสัญญาจ้างสำนักงานบัญชี
ข้อผิดพลาดที่ 1: ไม่ระบุขอบเขตงานให้ชัดเจน
กิจการหลายแห่งเซ็นสัญญาที่ระบุแค่ "บริการบัญชีครบวงจร" โดยไม่มีรายละเอียด ทำให้เกิดความเข้าใจผิดในภายหลังว่าอะไรรวมอยู่ในบริการบ้าง ควรรบเร้าให้ระบุรายการงานทุกข้อให้ชัดเจน
ข้อผิดพลาดที่ 2: ไม่มีข้อกำหนดการส่งมอบเอกสารเมื่อยกเลิกสัญญา
บางกรณีเมื่อกิจการต้องการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ปรากฏว่าสำนักงานบัญชีเดิมไม่ยอมส่งมอบเอกสารทางบัญชีคืน ทำให้กิจการลำบากมาก ควรระบุในสัญญาให้ชัดว่าเอกสารทั้งหมดเป็นของกิจการ
ข้อผิดพลาดที่ 3: ไม่ตรวจสอบใบอนุญาตของสำนักงานบัญชี
ผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด และสำนักงานบัญชีควรมีผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียนไว้กับสภาวิชาชีพบัญชี ควรตรวจสอบก่อนเซ็นสัญญาจากเว็บไซต์สภาวิชาชีพบัญชี (tfac.or.th)
ข้อผิดพลาดที่ 4: ไม่กำหนดช่องทางการสื่อสาร
ควรระบุในสัญญาว่าใครเป็นผู้ติดต่อหลักจากสำนักงานบัญชี และมีการกำหนดเวลาตอบสนองสำหรับคำถามหรือข้อร้องขอเร่งด่วน เช่น ภายใน 1-2 วันทำการ
สัญญาณเตือนที่ควรระวัง
ก่อนเซ็นสัญญา หากพบสัญญาณเหล่านี้ควรพิจารณาให้ดี ได้แก่ สำนักงานบัญชีไม่ยอมให้ดูสัญญาล่วงหน้า เร่งรัดให้เซ็นโดยไม่มีเวลาตรวจสอบ ค่าบริการต่ำผิดปกติโดยไม่มีคำอธิบาย
ไม่สามารถระบุชื่อผู้ทำบัญชีที่รับผิดชอบงานได้
และไม่มีกระบวนการรับเอกสารหรือส่งมอบงานที่ชัดเจน
แนวทางการเจรจาต่อรองสัญญา
ในการเจรจาสัญญาจ้างสำนักงานบัญชี ผู้ประกอบการ SME ควรไม่กลัวที่จะขอแก้ไขข้อสัญญา ขอเพิ่มรายละเอียดขอบเขตงาน และขอลดระยะเวลาแจ้งยกเลิกให้สั้นลง
สำนักงานบัญชีที่มีคุณภาพจะยินดีเจรจาและปรับแก้เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายพึงพอใจ
การลงทุนเวลาในการตรวจสอบสัญญาจ้างสำนักงานบัญชีอย่างละเอียดก่อนเซ็น จะช่วยลดความเสี่ยงและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้มาก
และทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างกิจการและสำนักงานบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่น
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
สัญญาจ้างสำนักงานบัญชีควรมีระยะเวลาเท่าไร?
โดยทั่วไปสัญญาจ้างสำนักงานบัญชีมีระยะเวลา 1 ปีและต่ออายุอัตโนมัติ แต่ควรมีข้อกำหนดการยกเลิกที่สมเหตุสมผล เช่น แจ้งล่วงหน้า 30-60 วัน
เพื่อให้มีเวลาเตรียมตัวหาสำนักงานบัญชีใหม่และโอนเอกสารได้ทันก่อนสิ้นปีบัญชี
สำนักงานบัญชีต้องมีใบอนุญาตอะไรบ้าง?
ผู้ทำบัญชีต้องมีใบอนุญาตเป็นผู้ทำบัญชีจากสภาวิชาชีพบัญชี ส่วนผู้สอบบัญชีต้องมีใบอนุญาตผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ควรตรวจสอบทะเบียนผู้ทำบัญชีจากเว็บไซต์สภาวิชาชีพบัญชี
(tfac.or.th) ก่อนเซ็นสัญญา
ถ้าสำนักงานบัญชียื่นภาษีผิดพลาด กิจการต้องรับผิดชอบแทนไหม?
โดยกฎหมาย กิจการเป็นผู้มีหน้าที่เสียภาษีและรับผิดชอบต่อกรมสรรพากร แต่ในสัญญาจ้างบัญชีควรมีข้อกำหนดให้สำนักงานบัญชีรับผิดชอบค่าปรับที่เกิดจากความผิดพลาดของตน
เพื่อให้สามารถเรียกร้องค่าชดเชยได้หากเกิดกรณีดังกล่าว
ค่าจ้างสำนักงานบัญชีโดยเฉลี่ยสำหรับ SME เป็นเท่าไร?
ค่าจ้างสำนักงานบัญชีสำหรับ SME ขนาดเล็กอยู่ที่ประมาณ 2,000-8,000 บาทต่อเดือน ขึ้นอยู่กับปริมาณงานและขนาดกิจการ ควรเปรียบเทียบราคาและขอบเขตงานจากหลายสำนักงานก่อนตัดสินใจ
ไม่ควรเลือกเพราะราคาถูกที่สุดเพียงอย่างเดียว
เมื่อยกเลิกสัญญา สำนักงานบัญชีต้องส่งคืนเอกสารอะไรบ้าง?
สำนักงานบัญชีต้องส่งคืนเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจการ ได้แก่ สมุดบัญชี เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี งบการเงิน ใบกำกับภาษีต้นฉบับ และไฟล์ข้อมูลบัญชีทั้งหมด
กิจการมีสิทธิในเอกสารเหล่านี้ทั้งหมด
ควรมีบทลงโทษสำนักงานบัญชีในสัญญาไหม?
ควรมีครับ สัญญาที่ดีควรระบุบทลงโทษหากสำนักงานบัญชียื่นเอกสารล่าช้าและทำให้กิจการถูกปรับ หรือหากมีการละเมิดความลับ
บทลงโทษนี้ช่วยสร้างแรงจูงใจให้สำนักงานบัญชีทำงานอย่างรอบคอบและตรงเวลา
ควรทำสัญญาบัญชีเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอไหม?
ใช่ครับ ควรทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ แม้แต่กับสำนักงานบัญชีที่รู้จักกันมานานหรือเป็นคนรู้จัก เพราะเมื่อเกิดข้อพิพาท สัญญาที่ทำไว้เป็นหลักฐานทางกฎหมายที่ใช้ยืนยันข้อตกลงได้
สำหรับกิจการที่ต้องปิดงบย้อนหลังหรือขอคืนภาษี สามารถดูรายละเอียดบริการเสริมของ A Plus Me เพื่อประเมินขอบเขตงานเบื้องต้น