ธุรกิจบริการจำนวนมากดูเหมือนยอดขายดี แต่เงินสดไม่เหลือ เพราะบางโปรเจกต์ใช้ทีมมากเกิน budget มีแก้งานหลายรอบ หรือมีต้นทุนฟรีแลนซ์แฝง การทำ project profitability ช่วยให้เห็นว่างานใดควรรับต่อ งานใดควรปรับราคา

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • project code
  • ใบเสนอราคา
  • รายได้ต่อโปรเจกต์

ตั้ง project code ตั้งแต่รับงาน

ทุกใบเสนอราคา ใบสั่งจ้าง ต้นทุนฟรีแลนซ์ ค่าเดินทาง และชั่วโมงทีมควรถูกผูกกับ project code เดียวกัน เพื่อให้ดึงรายงานกำไรต่อโปรเจกต์ได้จริง

จุดที่ต้องตกลงก่อนออกใบแจ้งหนี้คือ project code, direct cost, ชั่วโมงทีม, overhead, scope change เพราะเป็นฐานให้บัญชีแยกรายได้ ต้นทุน และภาษีได้ตรงกับข้อเท็จจริงของงาน

  • project code
  • direct cost
  • ชั่วโมงทีม
  • overhead
  • scope change

แยก direct cost กับ overhead

ต้นทุนตรง เช่น ฟรีแลนซ์ production media spend หรือค่าเดินทาง ควรแยกจาก overhead เช่น เงินเดือนทีมประจำ ค่าเช่า หรือซอฟต์แวร์ เพื่อให้เห็น margin หลายระดับ

เอกสารที่ควรเก็บคู่กันคือ ใบเสนอราคา, timesheet, ใบสั่งจ้างฟรีแลนซ์, ใบเสร็จค่าใช้จ่าย, รายงานส่งมอบ เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ทั้งตอนปิดบัญชีรายเดือน ยื่น VAT หักภาษี ณ ที่จ่าย และปิดงบประจำปี

  • ใบเสนอราคา
  • timesheet
  • ใบสั่งจ้างฟรีแลนซ์
  • ใบเสร็จค่าใช้จ่าย
  • รายงานส่งมอบ

ใช้รายงานกำไรต่อโปรเจกต์ปรับราคา

เมื่อรู้ต้นทุนจริง เจ้าของกิจการสามารถปรับ rate card, ลดงานนอก scope, เพิ่มงวด billing หรือเลือกประเภทลูกค้าที่ทำกำไรสูงกว่า

รายงานที่เจ้าของกิจการควรดูทุกเดือน ได้แก่ รายได้ต่อโปรเจกต์, direct margin, ชั่วโมงทีม, scope creep, กำไรสุทธิประมาณการ เพื่อรู้ว่ากำไรจริงมาจากลูกค้าใด โครงการใด และงานใดกำลังกินเงินสด

  • รายได้ต่อโปรเจกต์
  • direct margin
  • ชั่วโมงทีม
  • scope creep
  • กำไรสุทธิประมาณการ

ตารางการแบ่งประเภทและจัดสรรรายจ่ายเพื่อวิเคราะห์กำไรรายโครงการ (Project Profitability Allocation Grid)

เกณฑ์ปันส่วนค่าใช้จ่ายเพื่อวัดประสิทธิภาพความคุ้มค่าของการทำโครงการ:

หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย (Cost Category) วิธีการจัดสรรเข้าโครงการ (Allocation Method) ตัวอย่างรายการ (Example) ตัวชี้วัดสำหรับควบคุมประสิทธิภาพ
ต้นทุนทางตรง (Direct Costs) ปันส่วนเข้าโครงการ 100% ตามหน้าตั๋วสัญญาซื้อหรือจ่าย ค่าซื้อสื่อโฆษณาเฉพาะแคมเปญ, ค่าตัวซัพพลายเออร์ภายนอก อัตราส่วนกำไรขั้นต้นรายโครงการ (Project Gross Margin)
ต้นทุนค่าแรงกำลังคน (Direct Labor) ปันส่วนตามสัดส่วนชั่วโมงทำงานจริงในระบบบันทึกเวลา (Timesheet) เงินเดือนนักพัฒนา (Developer) หรือนักออกแบบแบ่งตามชั่วโมงทำงาน อัตราประสิทธิภาพของกำลังคน (Labor Utilization Rate)
ค่าใช้จ่ายส่วนกลางจัดสรร (Indirect) ปันส่วนตามสัดส่วนรายได้หรือสัดส่วนจำนวนโครงการหลัก ค่าเสื่อมราคาซอฟต์แวร์พัฒนาโปรเจกต์, ค่าเช่าสำนักงานส่วนกลางจัดสรร อัตราส่วนกำไรสุทธิรายโครงการ (Project Net Profit Margin)

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • สร้าง project code ทุกงาน
  • บันทึกต้นทุนตรง
  • เก็บ timesheet
  • ติดตาม scope change
  • รีวิว margin หลังจบงาน

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ธุรกิจบริการเล็กต้องทำ project profitability ไหม

ควรทำอย่างน้อยกับงานใหญ่หรืองานที่ใช้ทีมหลายคน เพราะช่วยรู้ว่าราคาที่ตั้งไว้คุ้มกับต้นทุนจริงหรือไม่

ต้องปันส่วนเงินเดือนทีมประจำเข้าโปรเจกต์ไหม

ขึ้นกับความละเอียดที่ต้องการ เริ่มจากต้นทุนตรงก่อน แล้วค่อยเพิ่มการปันส่วนชั่วโมงทีมเมื่อระบบพร้อม

ควรส่งข้อมูลอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

ควรส่งสัญญา ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบหัก ณ ที่จ่าย รายงานต้นทุนโครงการ และหลักฐานรับจ่ายเงินของเดือนนั้น