ธุรกิจบริการ รับเหมา ออกแบบ ซอฟต์แวร์ อีเวนต์ และงานตามสัญญามักมีปัญหาเดียวกันคือรู้ยอดขายรวม แต่ไม่รู้ว่าโครงการไหนกำไรจริง โครงการไหนกินต้นทุนเกิน Project Accounting
ช่วยแยกข้อมูลรายโครงการเพื่อให้ตั้งราคา คุมต้นทุน
และเจรจางานใหม่ได้ดีขึ้น
สารบัญบทความ
สรุปประเด็นที่ควรรู้
- ต้องมีรหัสโครงการตั้งแต่เปิดงานจนปิดงาน
- ต้นทุนตรงและค่าใช้จ่ายร่วมต้องมีเกณฑ์จัดสรรที่ตกลงไว้
- รายงานปิดโครงการช่วยให้ทีมขายตั้งราคางานถัดไปแม่นขึ้น
สร้างรหัสโครงการก่อนเริ่มรับรายจ่าย
รหัสโครงการควรถูกใช้ในใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ ใบสำคัญจ่าย และการบันทึกบัญชี เพื่อให้รายได้และต้นทุนกลับมารวมกันได้ครบ ถ้ารอทำตอนปลายโครงการ
มักต้องไล่ข้อมูลย้อนหลังและมีรายการตกหล่น
ธุรกิจที่มีหลายทีมควรกำหนด format รหัสให้เข้าใจง่าย เช่น ปี ลูกค้า ประเภทงาน และเลขลำดับ
- เปิดรหัสเมื่อรับงาน
- ผูกกับลูกค้าและสัญญา
- ใช้ในเอกสารซื้อและจ่าย
- ปิดรหัสเมื่อส่งมอบงาน
แยกต้นทุนตรงและต้นทุนร่วม
ต้นทุนตรงคือค่าใช้จ่ายที่รู้ว่าเกิดกับโครงการใด เช่น ค่าผู้รับเหมา ค่าวัสดุ ค่าเดินทางเฉพาะงาน หรือค่าเช่าสถานที่ ส่วนต้นทุนร่วมคือค่าใช้จ่ายที่ใช้หลายโครงการ เช่น
เงินเดือนทีมบริหารโครงการ ซอฟต์แวร์ หรืออุปกรณ์สำนักงาน
ต้นทุนร่วมควรมีเกณฑ์จัดสรร เช่น ชั่วโมงทำงาน สัดส่วนรายได้ หรือจำนวนโครงการ เพื่อไม่ให้กำไรโครงการบิดเบือน
- ค่าแรงและผู้รับเหมา
- วัสดุและค่าเดินทาง
- ค่าใช้จ่ายร่วม
- เกณฑ์จัดสรร
- รายการแก้ไขงาน
ทำรายงานปิดโครงการ
เมื่อส่งมอบงานแล้วควรสรุปรายได้ ต้นทุน กำไร งานเพิ่ม งานลด เครดิตโน้ต และเหตุผลที่ต้นทุนเกินแผน รายงานนี้มีค่ามากกว่าการรู้กำไรรวม เพราะช่วยปรับราคางานถัดไป
หากโครงการขาดทุน ต้องแยกว่าเกิดจากตั้งราคาต่ำ ขอบเขตงานบาน เอกสารไม่ครบ หรือควบคุมต้นทุนไม่ดี
- รายได้ตามงวด
- ต้นทุนจริง
- กำไรขั้นต้น
- งานเพิ่มลด
- บทเรียนสำหรับโครงการถัดไป
ตารางเปรียบเทียบเกณฑ์และการปันส่วนต้นทุนโครงการ (Project Cost Allocation Matrix)
แนวทางการแยกแยะและปันส่วนค่าใช้จ่ายสำหรับการทำบัญชีโครงการเพื่อให้เห็นกำไรสุทธิที่แท้จริง:
| หมวดหมู่ต้นทุนโครงการ | ลักษณะของรายจ่าย | เกณฑ์การปันส่วนเข้าโครงการ (Allocation Basis) |
|---|---|---|
| ต้นทุนทางตรง (Direct Costs) | ค่าแรงคนงานหน้างาน, ค่าวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้เฉพาะงาน, ค่าจ้างผู้รับเหมาช่วง | บันทึกเข้าโครงการโดยตรง 100% ตามใบเบิกหรือใบแจ้งหนี้รายโครงการ |
| ต้นทุนทางอ้อมหน้างาน (Indirect Project Costs) | ค่าวิศวกรผู้ควบคุมหลายโครงการ, ค่าเช่าเครื่องจักรที่ใช้ร่วมกัน | ปันส่วนตามสัดส่วนชั่วโมงการใช้งานจริง หรือตามสัดส่วนพื้นที่หน้างาน |
| ค่าใช้จ่ายบริหารส่วนกลาง (SG&A Allocation) | เงินเดือนทีมจัดซื้อส่วนกลาง, ค่าเช่าสำนักงานใหญ่, ค่าบัญชีภาษี | ปันส่วนตามสัดส่วนมูลค่าสัญญาโครงการ หรือสัดส่วนยอดขายของแต่ละโครงการ |
เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
สิ่งที่ควรทำทันที
- กำหนดรหัสโครงการ
- ให้ทีมซื้อระบุรหัสทุกครั้ง
- บันทึกเวลาทำงานถ้าจำเป็น
- ทำรายงานกำไรต่อโครงการ
- ประชุมปิดโครงการหลังส่งมอบ
ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร
- ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- ระบบ DBD e-Filing
- สำนักงานประกันสังคม
หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ
ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ธุรกิจบริการเล็กต้องทำ Project Accounting ไหม
ควรทำถ้ามีงานหลายโครงการพร้อมกันหรือกำไรแต่ละงานต่างกันมาก เริ่มแบบง่ายด้วยรหัสโครงการและรายงานรายได้ต้นทุนก่อน
ค่าใช้จ่ายร่วมควรจัดสรรอย่างไร
เลือกเกณฑ์ที่สะท้อนการใช้ทรัพยากรจริง เช่น ชั่วโมงทำงาน จำนวนงาน หรือสัดส่วนรายได้ และใช้เกณฑ์เดียวกันอย่างสม่ำเสมอ
Project Accounting ช่วยเรื่องภาษีไหม
ช่วยให้เอกสารรายได้และต้นทุนครบขึ้น แต่การหักรายจ่ายและภาษีต้องพิจารณาจากหลักฐานจริงและกฎภาษีที่เกี่ยวข้อง
สิ่งใดควรตรวจเพิ่มเติมก่อนใช้เรื่อง Project Accounting บัญชีแยกตามโครงการสำหรับธุรกิจบริการ รับเหมา และงานตามสัญญา
ตรวจข้อเท็จจริง เอกสารต้นทาง วันที่มีผล และข้อกำหนดฉบับปัจจุบันที่เกี่ยวกับ Project Accounting บัญชีแยกตามโครงการสำหรับธุรกิจบริการ รับเหมา และงานตามสัญญา
พร้อมระบุผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจหรือยื่นข้อมูล