ในการทำธุรกิจนิติบุคคล หลายครั้งบริษัทมีความจำเป็นต้องจ้างบุคคลภายนอกหรือฟรีแลนซ์ (Freelancer) เข้ามาช่วยงานเฉพาะกิจ เช่น จ้างเขียนโปรแกรม ออกแบบกราฟิก แปลเอกสาร หรือถ่ายภาพ
การจ่ายเงินค่าจ้างให้บุคคลธรรมดาในนามบริษัทมีข้อแตกต่างจากการจ้างบริษัทด้วยกันอย่างสิ้นเชิง โดยมีเงื่อนไขเรื่อง "ภาษีหัก ณ ที่จ่าย" และ "หลักฐานการจ่ายเงิน"
ที่ต้องควบคุมเป็นพิเศษเพื่อให้บริษัทสามารถนำยอดรายจ่ายนี้ไปหักภาษีได้อย่างปลอดภัย
สารบัญบทความ
1. ประเภทเงินได้ของฟรีแลนซ์และอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย
กรมสรรพากรกำหนดประเภทของเงินได้บุคคลธรรมดาไว้ต่างกัน ซึ่งส่งผลต่ออัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่บริษัทมีหน้าที่ต้องหักไว้และนำส่งแบบ ภ.ง.ด.3 ประจำเดือน:
- สัญญาจ้างทำของ (มาตรา 40(7) หรือ 40(8)): เช่น จ้างเหมาตกแต่งออฟฟิศ หรือจ้างช่างภาพเหมาวัน บริษัทต้อง หัก ณ ที่จ่าย 3% ของยอดค่าจ้าง
- การรับทำงานให้ / ค่านายหน้า (มาตรา 40(2)): เช่น จ้างคนมาแนะนำลูกค้า หรือฟรีแลนซ์ทั่วไปที่จ้างทำงานเป็นชิ้นๆ โดยไม่ได้เป็นจ้างแรงงานประจำ บริษัทต้อง หัก ณ ที่จ่าย 3% (หรือหักตามอัตราก้าวหน้าสำหรับยอดชำระสม่ำเสมอ)
- บริการวิชาชีพอิสระ (มาตรา 40(6)): เช่น จ้างทนายความวิชาชีพ แพทย์ หรือวิศวกรวิชาชีพที่ได้รับใบอนุญาต บริษัทต้อง หัก ณ ที่จ่าย 3%
2. เช็กลิสต์เอกสารที่ต้องใช้เมื่อจ่ายเงินให้ฟรีแลนซ์
การจ่ายเงินให้บุคคลธรรมดา สรรพากรจะเพ่งเล็งเป็นพิเศษว่าเป็นการเมครายจ่ายขึ้นมาเองเพื่อลดภาษีหรือไม่ บริษัทจึงต้องมีชุดเอกสารหลักฐานที่หนาแน่นดังนี้:
- ใบเสนอราคา / สัญญาจ้าง (Contract / Quotation): ระบุขอบเขตงาน ระยะเวลา และมูลค่าค่าจ้างที่ตกลงกันอย่างชัดเจน
- สำเนาบัตรประชาชนของฟรีแลนซ์ (Copy of ID Card): พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้องกำกับ และเขียนข้อความ "ใช้สำหรับประกอบการรับเงินค่าจ้างจาก... เท่านั้น"
- ใบเสร็จรับเงิน / ใบสำคัญรับเงิน (Receipt / Payment Voucher): เมื่อจ่ายเงิน บริษัทต้องพิมพ์ "ใบสำคัญจ่าย" (Payment Voucher) ให้ฟรีแลนซ์เซ็นชื่อในช่องผู้รับเงิน เพื่อเป็นหลักฐานว่าเงินถูกจ่ายออกไปจริง หรือให้ฟรีแลนซ์เขียนใบเสร็จรับเงินบุคคลธรรมดา
- หลักฐานการโอนเงิน (Transaction Slip): สลิปการโอนเงินจากบัญชีธนาคารของบริษัทเข้าบัญชีชื่อของฟรีแลนซ์โดยตรง (ห้ามโอนเข้าบัญชีคนอื่นที่ไม่ใช่คู่สัญญา)
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ): บริษัทต้องออกให้ฟรีแลนซ์เพื่อใช้ยื่นภาษีปลายปี
3. วิธีคำนวณและกรอกตัวเลขเมื่อฟรีแลนซ์ขอ "รับเน็ต" (ออกภาษีให้)
ในชีวิตจริง ฟรีแลนซ์จำนวนมากมักขอตกลงราคากลางแบบ "รับยอดเน็ต" โดยไม่ตกลงให้หักภาษี ณ ที่จ่ายออกไป หากบริษัทต้องรับผิดชอบยอดภาษีตรงนี้แทน บริษัทต้องใช้ สูตรคำนวณภาษีออกให้ตลอดไป
(Gross Up) เพื่อหาฐานภาษีที่ถูกต้องทางกฎหมาย
สรรพากรจึงจะยอมให้ลงเป็นค่าใช้จ่ายได้:
สูตรคำนวณราคากลางรวมภาษี (Gross Up):
ยอดเงินรวมคำนวณภาษี = ยอดเงินที่ตกลงจ่ายจริง (เน็ต) ÷ (1 - อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย)
ตัวอย่าง: ตกลงจ่ายค่าแอดมินเพจให้ฟรีแลนซ์เน็ต 10,000 บาท โดยบริษัทออก WHT 3% ให้แทน
- ยอดเงินรวมคำนวณ = 10,000 ÷ (1 - 0.03) = 10,000 ÷ 0.97 = 10,309.28
บาท
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% ที่ต้องนำส่ง = 10,309.28
× 3% = 309.28 บาท
- ในใบรับรอง 50 ทวิ จะระบุเงินได้ 10,309.28 บาท ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 309.28 บาท และทำเครื่องหมายในช่อง "ออกภาษีให้ตลอดไป"
(ยอดรวมรายจ่ายบริษัทจะเท่ากับ 10,309.28 บาท
ซึ่งหักภาษีเงินได้นิติบุคคลได้เต็มจำนวนอย่างถูกกฎหมาย)
สรุป
การจ้างงานฟรีแลนซ์ไม่ใช่แค่การโอนเงินแล้วจบกระบวนการ ฝ่ายบัญชีต้องตรวจสอบการเก็บสำเนาบัตรประชาชน หลักฐานโอนเงินเข้าชื่อผู้รับตรงตัว และยื่นแบบ ภ.ง.ด.3 ให้ตรงเวลา
การจัดระบบเก็บข้อมูลคู่สัญญาและจ่ายเงินผ่านระบบ Corporate Online Banking
จะช่วยจำกัดความเสี่ยงและลดเวลาในการทำเอกสารปลายเดือนได้อย่างดีที่สุด
ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง
บทความเรื่อง วิธีจ่ายเงินค่าจ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัท: เอกสารที่ต้องใช้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ควรอ่านคู่กับประเภทเงินได้ ผู้รับเงิน และสัญญาที่ใช้จริง เพราะอัตราภาษีหัก ณ
ที่จ่ายไม่ได้ขึ้นกับชื่อเอกสารอย่างเดียว แต่ขึ้นกับลักษณะการจ่ายเงิน
เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ
- แยกประเภทการจ่ายเงินว่าเป็นค่าจ้างทำของ ค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง เงินเดือน หรือค่าสิทธิ
- ตรวจสถานะผู้รับเงินว่าเป็นบุคคลธรรมดา นิติบุคคล หรือผู้รับเงินต่างประเทศ
- ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายและนำส่งแบบ ภ.ง.ด. ที่ถูกต้องให้ตรงรอบการจ่ายเงินจริง
ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง
- ใช้อัตราหัก ณ ที่จ่ายตามความเคยชินโดยไม่ดูประเภทเงินได้และสัญญา
- ออกหนังสือรับรองยอดไม่ตรงกับยอดจ่ายจริงหรือยอดที่บันทึกบัญชี
- ลืมนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายเงินผ่านกรรมการหรือพนักงานสำรองจ่าย
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร: ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
- กรมสรรพากร: ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing
- กรมสรรพากร: ภาษีเงินได้นิติบุคคล
ตารางนำบทความไปใช้
| ประเด็น | สิ่งที่ต้องตรวจ | ผลที่ต้องบันทึก |
|---|---|---|
| 1. ประเภทเงินได้ของฟรีแลนซ์และอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| 2. เช็กลิสต์เอกสารที่ต้องใช้เมื่อจ่ายเงินให้ฟรีแลนซ์ | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| 3. วิธีคำนวณและกรอกตัวเลขเมื่อฟรีแลนซ์ขอ "รับเน็ต" (ออกภาษีให้) | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
กรณีใดบ้างที่ธุรกิจนิติบุคคลมีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อมีการจ่ายเงิน?
นิติบุคคลมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายเงินค่าบริการ ค่าจ้างทำของ ค่าเช่า ค่าขนส่ง หรือเงินเดือน ตามอัตราที่ประมวลรัษฎากรกำหนด
โดยยอดเงินที่จ่ายในแต่ละครั้งหรือตามสัญญารวมกันต้องมีมูลค่าตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป
เอกสารหลักฐานที่ต้องจัดทำและส่งมอบให้แก่คู่สัญญาเมื่อหักภาษี ณ ที่จ่ายคืออะไร?
ต้องจัดทำและออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) จำนวน 2 ฉบับ (สำหรับผู้ถูกหักเก็บไว้เป็นหลักฐาน และสำหรับนำไปยื่นแสดงรายการภาษี) โดยข้อมูลชื่อ ที่อยู่
และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่ายต้องถูกต้องครบถ้วน
หากคำนวณหรือหักภาษี ณ ที่จ่ายผิดพลาด หรือนำส่งภาษีไม่ตรงรอบเดือน ต้องแก้ไขอย่างไร?
ให้ทำการตรวจสอบและออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายฉบับที่ถูกต้องส่งให้คู่สัญญา และให้ผู้ทำบัญชีจัดทำแบบยื่นภาษีเพิ่มเติม (เช่น ภ.ง.ด.3 หรือ ภ.ง.ด.53 เพิ่มเติม)
นำส่งกรมสรรพากรพร้อมชำระเงินภาษีที่ขาดและเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 1.5 ต่อเดือน
สิ่งใดควรตรวจเพิ่มเติมก่อนใช้เรื่อง วิธีจ่ายเงินค่าจ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัท: เอกสารที่ต้องใช้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ตรวจข้อเท็จจริง เอกสารต้นทาง วันที่มีผล และข้อกำหนดฉบับปัจจุบันที่เกี่ยวกับ วิธีจ่ายเงินค่าจ้างฟรีแลนซ์ในนามบริษัท: เอกสารที่ต้องใช้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
พร้อมระบุผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจหรือยื่นข้อมูล
ก่อนตัดสินใจเรื่องภาษีที่อาจส่งผลต่อธุรกิจในระยะยาว ควรศึกษาแนวทางวางแผนภาษีของ A Plus Me เพื่อประเมินความเสี่ยงและทางเลือกอย่างรอบด้าน