สำนักงานใหญ่จ่ายค่าเช่าให้สาขา โอนสินค้าให้สาขา รับเงินสดจากสาขา หรือจ่าย vendor แทนสาขาอยู่ตลอด หากไม่มีกระทบยอดบัญชีระหว่างกัน ยอดค้างจะสะสมจนไม่รู้ว่าเป็นเงินจริงหรือแค่รายการภายใน
สรุปประเด็นที่ควรรู้
- รหัสสาขา
- หลักฐานโอนเงิน
- ยอดค้างสำนักงานใหญ่
ตั้งบัญชี current account ตามสาขา
ควรมีรหัสบัญชีหรือมิติรายงานแยกสำนักงานใหญ่กับแต่ละสาขา เพื่อบันทึกเงินโอน ค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทน และรายการสต๊อกที่โอนระหว่างกัน
ข้อมูลที่ควรตั้งเป็น master data ก่อนเริ่มใช้งานคือ รหัสสาขา, current account, เงินโอน, ค่าใช้จ่ายจ่ายแทน, รายการภายใน เพราะธุรกิจหลายสาขาจะปิดบัญชีได้เร็วต่อเมื่อสำนักงานใหญ่และสาขาใช้รหัสเดียวกัน
- รหัสสาขา
- current account
- เงินโอน
- ค่าใช้จ่ายจ่ายแทน
- รายการภายใน
กระทบยอดรายการภายในทุกเดือน
รายการที่สำนักงานใหญ่บันทึกว่าค้างจากสาขา ควรตรงกับรายการที่สาขาบันทึกว่าค้างต่อสำนักงานใหญ่ หากไม่ตรงต้องตามเอกสารก่อนปิดเดือน
เอกสารที่ควรเก็บเป็นชุดเดียวกันคือ หลักฐานโอนเงิน, ใบแจ้งค่าใช้จ่าย, ใบโอนสินค้า, รายงานค่าใช้จ่ายสาขา, bank statement เพื่อให้ตรวจย้อนจากยอดขาย สต๊อก เงินสด VAT และค่าใช้จ่ายสาขาได้ครบ
- หลักฐานโอนเงิน
- ใบแจ้งค่าใช้จ่าย
- ใบโอนสินค้า
- รายงานค่าใช้จ่ายสาขา
- bank statement
แยกรายการภายในออกจากลูกหนี้เจ้าหนี้จริง
บัญชีระหว่างสาขาไม่ควรปนกับลูกหนี้ลูกค้าหรือเจ้าหนี้ vendor เพราะจะทำให้รายงานเงินสดและ working capital ผิด
รายงานที่เจ้าของกิจการควรดูทุกเดือนคือ ยอดค้างสำนักงานใหญ่, ยอดค้างสาขา, รายการไม่ตรง, เงินโอนระหว่างกัน, ค่าใช้จ่ายจ่ายแทน เพื่อรู้ว่าสาขาใดทำกำไรจริง สาขาใดมีเงินรั่ว และสาขาใดต้องปรับระบบก่อนขยายต่อ
- ยอดค้างสำนักงานใหญ่
- ยอดค้างสาขา
- รายการไม่ตรง
- เงินโอนระหว่างกัน
- ค่าใช้จ่ายจ่ายแทน
ตารางการควบคุมบัญชีเดินสะพัดระหว่างสำนักงานใหญ่และสาขา (Intercompany Current Account Reconciliation)
เกณฑ์กระทบยอดและล้างยอดคงค้างระหว่างสำนักงานใหญ่กับสาขาย่อย:
| ประเภทรายการระหว่างกัน | การบันทึกฝั่งสำนักงานใหญ่ (Head Office) | การบันทึกฝั่งสาขา (Branch) | กระบวนการกระทบยอดประจำสิ้นเดือน |
|---|---|---|---|
| เงินโอนรายวันจากเครื่องเก็บเงินสาขา | เดบิต ธนาคาร (เงินสดรับฝากจากสาขา) / เครดิต บัญชีระหว่างกัน-สาขา | เดบิต บัญชีระหว่างกัน-สนง.ใหญ่ / เครดิต เงินสดหน้าร้าน/ยอดขายประจำวัน | ตรวจดูว่ายอดเงินโอนและสลิป POS ยืนยันตรงกันโดยไม่มีรายการค้างในบัญชีลอย |
| สำนักงานใหญ่ออกรายจ่ายค่าเช่าแทนสาขา | เดบิต บัญชีระหว่างกัน-สาขา / เครดิต ธนาคารบริษัท | เดบิต ค่าเช่าสำนักงานสาขา / เครดิต บัญชีระหว่างกัน-สนง.ใหญ่ | จัดส่งสำเนาใบเสร็จรับเงินค่าเช่าให้สาขาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายตรงตามงวดเดือน |
| การโอนย้ายเครื่องใช้และโต๊ะอุปกรณ์สำนักงาน | เดบิต บัญชีระหว่างกัน-สาขา / เครดิต สินทรัพย์ถาวร (โอนเครื่องตกแต่ง) | เดบิต สินทรัพย์ถาวร (รับเครื่องตกแต่ง) / เครดิต บัญชีระหว่างกัน-สนง.ใหญ่ | ตรวจสอบรหัสสินทรัพย์และเซ็นลงนามโอนกรรมสิทธิ์คุมของมีอยู่จริงทางกายภาพ |
เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
สิ่งที่ควรทำทันที
- ตั้งรหัส current account
- บันทึกค่าใช้จ่ายจ่ายแทน
- กระทบยอดรายเดือน
- เคลียร์รายการเก่า
- แยกจากลูกหนี้เจ้าหนี้ภายนอก
ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร
- ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- ระบบ DBD e-Filing
- สำนักงานประกันสังคม
หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
บัญชีระหว่างสำนักงานใหญ่และสาขาจำเป็นไหม
จำเป็นเมื่อมีการโอนเงินหรือจ่ายแทนกันบ่อย เพราะช่วยให้รายงานแต่ละสาขาและสำนักงานใหญ่ไม่ปนกัน
ยอดค้างระหว่างสาขาค้างนานผิดไหม
ไม่เสมอไป แต่ควรมีคำอธิบายและเอกสาร หากค้างนานโดยไม่มี movement อาจเป็นรายการบันทึกผิดหรือขาดเอกสาร
ควรส่งอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน
ควรส่งรายงานยอดขายรายสาขา รายงาน POS รายงานรับเงิน รายงานโอนสต๊อก ใบกำกับภาษีซื้อขาย ใบหัก ณ ที่จ่าย และ bank statement ของสำนักงานใหญ่กับสาขาที่เกี่ยวข้อง