เมื่อพนักงานสำรองจ่ายแทนบริษัท เช่น ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าอุปกรณ์ หรือค่ารับรอง ระบบ reimbursement ที่ดีจะทำให้พนักงานได้เงินคืนเร็ว และบัญชีได้เอกสารครบโดยไม่ต้องตามซ้ำตอนสิ้นเดือน

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • รายการเบิกได้
  • แบบฟอร์มเคลม
  • ค่าใช้จ่ายตามพนักงาน

กำหนดรายการที่เคลมได้และไม่ได้

นโยบายควรบอกชัดว่าค่าใช้จ่ายใดเบิกได้ เพดานเท่าไร ต้องอนุมัติก่อนหรือไม่ และต้องแนบเอกสารอะไร

จุดควบคุมที่ควรมีใน workflow คือ รายการเบิกได้, เพดานเบิก, เอกสารภาษี, ผู้อนุมัติ, รอบจ่าย เพื่อให้ HR บัญชี และผู้อนุมัติใช้ข้อมูลชุดเดียวกันก่อนปิดเงินเดือน

  • รายการเบิกได้
  • เพดานเบิก
  • เอกสารภาษี
  • ผู้อนุมัติ
  • รอบจ่าย

ตรวจเอกสารภาษีก่อนคืนเงิน

ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และชื่อผู้ซื้อควรถูกตรวจตามประเภทค่าใช้จ่าย หากเอกสารไม่ครบควรมีขั้นตอนแก้ไขก่อนคืนเงิน

เอกสารหลักที่ควรเก็บคู่กับรายงานเดือนนี้ ได้แก่ แบบฟอร์มเคลม, ใบเสร็จ, ใบกำกับภาษี, หลักฐานอนุมัติ, รายงานจ่ายคืน เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้เมื่อต้องยื่นภาษี ตรวจประกันสังคม หรือปิดงบ

  • แบบฟอร์มเคลม
  • ใบเสร็จ
  • ใบกำกับภาษี
  • หลักฐานอนุมัติ
  • รายงานจ่ายคืน

แยก reimbursement ออกจาก payroll

เงินคืนค่าใช้จ่ายตามเอกสารจริงไม่ควรถูกปนกับเงินเดือนหรือ allowance โดยไม่มีคำอธิบาย เพราะจะทำให้สลิปเงินเดือนและภาษีสับสน

รายงานที่เจ้าของกิจการควรรีวิวอย่างน้อยเดือนละครั้งคือ ค่าใช้จ่ายตามพนักงาน, ค่าใช้จ่ายตามแผนก, รายการไม่มีเอกสาร, ภาษีซื้อ, เงินคืนรอจ่าย เพราะช่วยให้เห็นทั้งต้นทุนบุคลากร กระแสเงินสด และความเสี่ยงเอกสารก่อนสิ้นปี

  • ค่าใช้จ่ายตามพนักงาน
  • ค่าใช้จ่ายตามแผนก
  • รายการไม่มีเอกสาร
  • ภาษีซื้อ
  • เงินคืนรอจ่าย

ตารางสรุปการคัดแยกประเภทเงินชดเชยค่าใช้จ่ายไม่ให้เป็นเงินได้พนักงาน (Reimbursement Tax Shield Grid)

การคัดกรองใบเสร็จและการบันทึกบัญชีค่าเคลม:

รูปแบบการเคลมค่าใช้จ่าย สภาพการเป็นรายจ่ายบริษัท การประเมินเป็นรายได้พนักงาน (ภ.ง.ด.1) หลักฐานใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง
ค่ารับรองลูกค้า (ใบเสร็จชื่อบริษัท) หักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้ตามระเบียบ (ไม่เกินเพดานสรรพากร) ได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้พนักงาน ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีชื่อบริษัท, ใบอนุมัติการรับรอง (Client Host Form)
ค่าเดินทางทำงานนอกสถานที่ (ตามจริง) หักเป็นรายจ่ายได้เต็มจำนวน ได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้พนักงาน ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมัน/ตั๋วเดินทาง, ใบสรุปค่าใช้จ่ายเดินทางแนบตารางทำงาน
ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดฉุกเฉิน หักเป็นรายจ่ายได้ตามหมวดบัญชีจริง ได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้พนักงาน ใบสำคัญจ่ายเงินพนักงาน (Payment Voucher) แนบบิลฉับจริงทุกใบ
เงินเหมาจ่ายค่าสวัสดิการ (Allowance) หักเป็นรายจ่ายพนักงานของบริษัทได้ ต้องนำไปรวมคำนวณภาษีเงินได้พนักงาน (ถือเป็นสวัสดิการประจำ) ระเบียบการจ่ายค่าสวัสดิการของบริษัท, เอกสารแสดงตัวตนผู้รับเงิน

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ทำ policy เบิกค่าใช้จ่าย
  • กำหนดแบบฟอร์มเคลม
  • ตรวจใบกำกับภาษีก่อนจ่าย
  • แยก reimbursement จากเงินเดือน
  • ทำรายงานค่าใช้จ่ายตามแผนก

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

คืนเงินพนักงานต้องหักภาษีไหม

ถ้าเป็นการคืนเงินค่าใช้จ่ายบริษัทตามเอกสารจริงอาจไม่เหมือนเงินได้พนักงาน แต่ต้องดูข้อเท็จจริงและเอกสาร

ใบเสร็จชื่อพนักงานใช้ได้ไหม

บางกรณีอาจใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายได้แต่มีผลต่อภาษีซื้อและความสมบูรณ์ของเอกสาร ควรให้บัญชีตรวจ

ควรให้ใครตรวจข้อมูลนี้ก่อนปิดเดือน

ให้ HR เตรียมข้อมูลต้นทาง บัญชีตรวจผลต่อภาษีและการบันทึกบัญชี และผู้มีอำนาจอนุมัติยอดก่อนจ่ายหรือยื่นแบบ