ธุรกิจบริการมักมีค่าใช้จ่ายที่จ่ายแทนลูกค้า เช่น ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าอุปกรณ์ ค่า media หรือค่า vendor ถ้าไม่ตกลงวิธีเรียกเก็บคืนตั้งแต่สัญญา ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจกลายเป็นต้นทุนที่บริษัทต้องรับเอง

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • รายการเรียกคืนได้
  • สัญญาบริการ
  • ค่าใช้จ่ายรอเรียกคืน

เขียน reimbursable expense ในสัญญา

ควรระบุว่าค่าใช้จ่ายใดเรียกเก็บคืนได้ ต้องอนุมัติก่อนหรือไม่ มี markup หรือ management fee หรือไม่ และต้องแนบเอกสารอะไรให้ลูกค้า

จุดที่ต้องตกลงก่อนออกใบแจ้งหนี้คือ รายการเรียกคืนได้, อนุมัติก่อนจ่าย, markup, เอกสารแนบ, รอบเรียกเก็บ เพราะเป็นฐานให้บัญชีแยกรายได้ ต้นทุน และภาษีได้ตรงกับข้อเท็จจริงของงาน

  • รายการเรียกคืนได้
  • อนุมัติก่อนจ่าย
  • markup
  • เอกสารแนบ
  • รอบเรียกเก็บ

แยกค่าใช้จ่ายจริงกับค่าบริการเพิ่ม

การเรียกเก็บคืนตามเอกสารจริงอาจมีผลต่างจากการคิดค่าบริการหรือ markup เพิ่ม จึงต้องแยกบรรทัดใน invoice และให้บัญชีตรวจ VAT กับหัก ณ ที่จ่ายตามข้อเท็จจริง

เอกสารที่ควรเก็บคู่กันคือ สัญญาบริการ, ใบเสร็จค่าใช้จ่าย, ใบแจ้งหนี้ recharge, หลักฐานอนุมัติ, หลักฐานรับเงินคืน เพื่อให้ตรวจย้อนหลังได้ทั้งตอนปิดบัญชีรายเดือน ยื่น VAT หักภาษี ณ ที่จ่าย และปิดงบประจำปี

  • สัญญาบริการ
  • ใบเสร็จค่าใช้จ่าย
  • ใบแจ้งหนี้ recharge
  • หลักฐานอนุมัติ
  • หลักฐานรับเงินคืน

ติดตามเงินทดรองจ่ายแทนลูกค้า

ถ้าบริษัทจ่ายเงินแทนลูกค้าก่อน ควรมีรายงานเงินทดรองตามลูกค้าและอายุค้าง เพื่อไม่ให้เงินสดบริษัทถูกล็อกในค่าใช้จ่ายที่ยังไม่เรียกคืน

รายงานที่เจ้าของกิจการควรดูทุกเดือน ได้แก่ ค่าใช้จ่ายรอเรียกคืน, ลูกหนี้ reimbursement, อายุค้าง, markup revenue, เงินสดถูกผูก เพื่อรู้ว่ากำไรจริงมาจากลูกค้าใด โครงการใด และงานใดกำลังกินเงินสด

  • ค่าใช้จ่ายรอเรียกคืน
  • ลูกหนี้ reimbursement
  • อายุค้าง
  • markup revenue
  • เงินสดถูกผูก

ตารางเงื่อนไขทางบัญชีและภาษีของเงินจ่ายแทนลูกค้า (Client Reimbursement Tax & Document Protocol)

ระเบียบการจัดทำใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินค่าใช้จ่ายทดรองจ่ายคืน:

รูปแบบการออกบิลทดรองจ่าย การบันทึกบัญชีของบริษัท ภาระภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หลักฐานเอกสารที่ต้องใช้เรียกเก็บ
ใบกำกับภาษีระบุชื่อลูกค้าโดยตรง บันทึกเป็นเงินรับฝาก/ลูกหนี้หมุนเวียน (ไม่ใช่รายได้/ค่าใช้จ่าย) ไม่มีภาษีซื้อฝั่งบริษัท และไม่ต้องออกใบกำกับภาษีขายเพิ่ม ใบเสร็จตัวจริงชื่อลูกค้าแนบใบสำคัญขอเบิกเงินทดรองจ่าย
ใบกำกับภาษีระบุชื่อบริษัทเรา บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทและรายได้อื่นเมื่อเรียกคืน ต้องออกใบกำกับภาษีขายเรียกเก็บ VAT 7% จากลูกค้าเต็มจำนวน ใบกำกับภาษีซื้อชื่อบริษัทเรา คู่กับ ใบกำกับภาษีขายเรียกเก็บคืน
การจ่ายเงินชดเชยค่าบริการเหมาจ่าย บันทึกเป็นรายได้ค่าบริการปกติ เกิดภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ทันที ณ จุดออกเอกสารเรียกเก็บ ใบแจ้งหนี้ค่าบริการและเอกสารแจกแจงรายละเอียดแนบท้าย

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • กำหนด reimbursable expense
  • ขออนุมัติก่อนจ่ายก้อนใหญ่
  • เก็บใบเสร็จครบ
  • แยกบรรทัดใน invoice
  • ติดตามลูกหนี้ค่าใช้จ่ายคืน

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ค่าใช้จ่ายที่เรียกคืนจากลูกค้าต้องมี VAT ไหม

ต้องดูว่าการเรียกเก็บเป็นส่วนหนึ่งของค่าบริการหรือเป็นการจ่ายแทนตามข้อเท็จจริง เอกสารต้องสอดคล้องกับรูปแบบนั้น

ถ้าใบเสร็จออกชื่อบริษัทเรา เรียกคืนลูกค้าได้ไหม

เรียกคืนได้ถ้าสัญญาหรืออนุมัติรองรับ แต่ผลทาง VAT และบัญชีต้องดูชื่อบนเอกสารและลักษณะการเรียกเก็บ

ควรส่งข้อมูลอะไรให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน

ควรส่งสัญญา ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบหัก ณ ที่จ่าย รายงานต้นทุนโครงการ และหลักฐานรับจ่ายเงินของเดือนนั้น