ยอดขายที่ยังเก็บเงินไม่ได้ไม่ช่วยให้ธุรกิจมีเงินสด DSO หรือ Days Sales Outstanding ช่วยวัดว่าธุรกิจใช้เวลากี่วันในการเก็บเงินจากลูกค้า ส่วนรายงานลูกหนี้เกินกำหนดช่วยบอกว่าควรโทรหาใครก่อนและความเสี่ยงหนี้เสียอยู่ตรงไหน

สรุปประเด็นที่ควรรู้

  • DSO ช่วยวัดความเร็วในการเก็บเงิน
  • รายงาน Aging ต้องแยกตามช่วงเกินกำหนดและผู้รับผิดชอบ
  • การเก็บเงินควรเป็นระบบ ไม่ใช่รอจนเงินสดตึงแล้วค่อยทวง

ทำ Aging ลูกหนี้ให้ใช้งานได้

รายงานควรแบ่งลูกหนี้ตามอายุ เช่น ยังไม่ถึงกำหนด เกิน 1-30 วัน เกิน 31-60 วัน เกิน 61-90 วัน และเกิน 90 วัน พร้อมระบุพนักงานขาย เจ้าของลูกค้า และสถานะติดตาม

ถ้ารายงานมีแค่ยอดรวม จะไม่ช่วยให้ทีมรู้ว่าควรเริ่มจากลูกค้ารายใด

  • ยังไม่ถึงกำหนด
  • เกิน 1-30 วัน
  • เกิน 31-60 วัน
  • เกิน 61-90 วัน
  • เกิน 90 วัน

เชื่อมเครดิตเทอมกับการอนุมัติขาย

ลูกค้าที่จ่ายช้าซ้ำ ๆ ไม่ควรได้รับเครดิตเทอมเพิ่มโดยไม่มีการอนุมัติ รายงานลูกหนี้ควรกลับไปส่งผลต่อการขาย เช่น ระงับส่งของ ปรับวงเงิน หรือขอเงินมัดจำ

นี่คือจุดที่บัญชีช่วยธุรกิจได้มาก เพราะทำให้ทีมขายเห็นผลกระทบต่อเงินสด ไม่ใช่ดูแค่ยอดขาย

  • กำหนดวงเงินเครดิต
  • ตรวจประวัติชำระ
  • ระงับขายเมื่อเกินวงเงิน
  • ขออนุมัติพิเศษ

วัด DSO และติดตามแนวโน้ม

DSO ที่เพิ่มขึ้นต่อเนื่องอาจบอกว่าลูกค้าจ่ายช้า ทีมเก็บเงินตามไม่ทัน หรือเงื่อนไขขายผ่อนคลายเกินไป ควรดูคู่กับยอดขายและเงินสด

เป้าหมายไม่ใช่ทำให้ DSO ต่ำที่สุดเสมอไป แต่ต้องเหมาะกับโมเดลธุรกิจและไม่ทำให้เงินสดเสี่ยง

  • คำนวณ DSO
  • ดูแนวโน้มรายเดือน
  • แยกตามลูกค้าหรือทีมขาย
  • ตั้ง action เก็บเงิน

ตารางกำหนดการติดตามลูกหนี้ตามอายุหนี้ค้างชำระ (DSO Aging & Follow-up Protocol)

มาตรการสากลในการติดตามหนี้ของลูกค้าค้างชำระตามระดับความล่าช้า:

อายุหนี้ที่ค้างชำระ ขั้นตอนการทวงถามหนี้ ระดับผู้รับผิดชอบหลัก
ยังไม่เกินกำหนด (0 - Credit Term) ส่งใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า 5 วันทำการก่อนถึงวันเดดไลน์ดิว เจ้าหน้าที่ธุรการ / บัญชีลูกหนี้
เกินกำหนด 1 - 15 วัน โทรติดต่อแจ้งเตือนอย่างสุภาพ พร้อมระบุและยืนยันกำหนดชำระใหม่ เจ้าหน้าที่การเงิน / พนักงานขายผู้ดูแลลูกค้า
เกินกำหนด 16 - 45 วัน ส่งหนังสือแจ้งเตือนอย่างเป็นทางการ (Dunning Letter) ฉบับที่ 1 และระงับสิทธิชั่วคราว ผู้จัดการฝ่ายบัญชี / หัวหน้าฝ่ายขาย
เกินกำหนด 46 วันขึ้นไป ระงับการขายแบบให้เครดิต, ส่งทีมกฎหมายส่งโนติส และเริ่มตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ผู้บริหารสูงสุด / ทนายความผู้รับมอบอำนาจ

เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้

สิ่งที่ควรทำทันที

  • ทำ Aging ลูกหนี้ทุกเดือน
  • กำหนดผู้รับผิดชอบแต่ละราย
  • ติดตามลูกหนี้เกินกำหนด
  • ผูกเครดิตเทอมกับประวัติชำระ
  • รายงาน DSO ใน dashboard

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

DSO สูงแปลว่าธุรกิจแย่ไหม

ไม่เสมอ ต้องดูเครดิตเทอมของธุรกิจ แต่ถ้าสูงขึ้นต่อเนื่องโดยไม่มีเหตุผลชัดเจนควรรีบตรวจ

ลูกหนี้เกินกี่วันควรเริ่มติดตาม

ควรติดตามก่อนถึงกำหนดและทันทีเมื่อเกินกำหนด ไม่ควรรอจนเกินหลายเดือนเพราะโอกาสเก็บเงินจะลดลง

รายงานลูกหนี้ควรให้ฝ่ายขายดูไหม

ควรให้ดู เพราะฝ่ายขายมีบทบาททั้งในการตั้งเครดิตเทอม ติดต่อลูกค้า และตัดสินใจขายเพิ่ม