ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือเอกสารหลักฐานที่ ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการขาย ไม่ว่าผู้ซื้อจะขอหรือไม่ก็ตาม ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องจะต้องมีรายการครบถ้วนตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด มิเช่นนั้นจะถือเป็น ใบกำกับภาษีปลอม หรือ ใบกำกับภาษีที่ออกโดยไม่ชอบ ซึ่งมีโทษทั้งทางแพ่งและอาญา
ประเภทของใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษีมี 2 ประเภทหลักที่ผู้ประกอบการ SME ต้องรู้:
- ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป: ใช้สำหรับการขายสินค้าและบริการทั่วไป ผู้ซื้อสามารถนำไปเคลมภาษีซื้อได้ (บังคับมีรายการครบ 13 รายการ)
- ใบกำกับภาษีอย่างย่อ: ใช้สำหรับการขายปลีกในปริมาณมาก เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร ปั๊มน้ำมัน ผู้ซื้อ ไม่สามารถ นำไปเคลมภาษีซื้อได้
13 รายการที่ต้องมีในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการดังนี้:
- คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย)
- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ซื้อ (กรณีผู้ซื้อเป็นผู้ประกอบการจด VAT)
- หมายเลขลำดับ ของใบกำกับภาษีและหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ ของสินค้าหรือบริการ
- จำนวนเงินค่าสินค้าหรือค่าบริการ (ยังไม่รวม VAT)
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) โดยแยกรายการออกจากราคาสินค้า
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด เช่น คำว่า "สำนักงานใหญ่" หรือ "สาขาที่ ..."
- คำว่า "เอกสารออกเป็นชุด" (กรณีออกเป็นชุดมากกว่า 1 ฉบับ)
- คำว่า "ต้นฉบับ" บนใบกำกับภาษีฉบับที่มอบให้ผู้ซื้อ
- คำว่า "สำเนา" บนใบกำกับภาษีฉบับที่ผู้ขายเก็บไว้
ข้อผิดพลาดที่ทำให้ใบกำกับภาษีใช้ไม่ได้
สรรพากรมักปฏิเสธภาษีซื้อจากใบกำกับภาษีที่มีปัญหาเหล่านี้:
- ชื่อหรือที่อยู่ไม่ตรง กับทะเบียน ภ.พ.20 ของผู้ขาย
- ไม่ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ขาย
- ไม่แยก VAT ออกจากราคาสินค้า ชัดเจน
- วันที่ไม่ตรง กับวันที่มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการจริง
- ใช้ใบกำกับภาษีอย่างย่อ มาเคลมภาษีซื้อ (ทำไม่ได้)
- แก้ไขข้อความด้วยมือ โดยไม่ออกใบใหม่แทน
กำหนดเวลาที่ต้องออกใบกำกับภาษี (Tax Point)
ผู้ขายต้องออกใบกำกับภาษี ณ จุดที่เรียกว่า จุดภาษี (Tax Point) ซึ่งแตกต่างกันตามประเภทธุรกรรม:
- ขายสินค้า: ต้องออกเมื่อ ส่งมอบสินค้า ให้แก่ผู้ซื้อ
- ให้บริการ: ต้องออกเมื่อ ได้รับชำระเงินค่าบริการ
- กรณีรับเงินมัดจำ/ชำระบางส่วน: ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีที่ได้รับเงิน ไม่ว่าจะส่งมอบสินค้า/บริการแล้วหรือไม่
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)
กรมสรรพากรส่งเสริมการใช้ e-Tax Invoice ซึ่งเป็นใบกำกับภาษีในรูปแบบดิจิทัลที่มีผลทางกฎหมายเทียบเท่าใบกำกับภาษีกระดาษ ข้อดีของ e-Tax Invoice:
- ลดต้นทุนกระดาษและการจัดเก็บเอกสาร
- ส่งให้ลูกค้าได้ทันทีผ่านอีเมลหรือระบบอิเล็กทรอนิกส์
- ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
- ลดความเสี่ยงเอกสารสูญหายหรือเสียหาย
กรณีออกใบกำกับภาษีผิด ต้องทำอย่างไร
หากพบว่าใบกำกับภาษีที่ออกไปมีข้อผิดพลาด ห้ามแก้ไขด้วยมือ โดยเด็ดขาด ต้องดำเนินการดังนี้:
- ออก ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) กรณีภาษีมูลค่าเพิ่มที่คิดน้อยเกินไป
- ออก ใบลดหนี้ (Credit Note) กรณีภาษีมูลค่าเพิ่มที่คิดมากเกินไป หรือมีการคืนสินค้า/ส่วนลด
- กรณีข้อมูลผิดพลาดอื่น ๆ ให้ ยกเลิกใบเดิม (เก็บต้นฉบับและสำเนาทั้งคู่ไว้ ประทับ "ยกเลิก") แล้วออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้อง
หน้าที่เก็บรักษาใบกำกับภาษี
ทั้งฝั่งผู้ออก (ผู้ขาย) และผู้รับ (ผู้ซื้อ) มีหน้าที่เก็บรักษาใบกำกับภาษีไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี นับจากวันที่ออก เพื่อให้สรรพากรตรวจสอบได้ หากทำหาย ผู้ซื้อสามารถขอ สำเนาใบกำกับภาษี จากผู้ขายได้ แต่ต้องมีข้อความว่า "สำเนาใบกำกับภาษี ออกเป็นครั้งที่ 2" กำกับไว้
เชื่อมต่อใบกำกับภาษีกับงานบัญชีรายเดือน
ใบกำกับภาษีที่ออกทุกเดือนจะต้องถูกบันทึกใน รายงานภาษีขาย เพื่อยื่นแบบ ภ.พ.30 ส่วนใบกำกับภาษีที่ได้รับจากผู้ขายจะบันทึกใน รายงานภาษีซื้อ ทั้งสองรายงานนี้เป็นส่วนสำคัญของงานบัญชีรายเดือน ถ้าใบกำกับภาษีออกไม่ถูกต้อง จะกระทบยอดภาษีซื้อ-ขายที่ต้องยื่นต่อสรรพากร
ให้ A Plus Me ช่วยวางระบบเอกสาร VAT
ที่ A Plus Me เราช่วยผู้ประกอบการ SME วางระบบเอกสาร VAT ตั้งแต่ต้น:
- ออกแบบฟอร์มใบกำกับภาษี: ให้ครบถ้วนตามกฎหมายและเหมาะกับธุรกิจ
- ตรวจสอบใบกำกับภาษีรายเดือน: ก่อนบันทึกบัญชีและยื่น ภ.พ.30
- แนะนำระบบ e-Tax Invoice: สำหรับธุรกิจที่ต้องการลดเอกสารกระดาษ
- แก้ไขปัญหาย้อนหลัง: กรณีออกใบกำกับภาษีผิดพลาดหรือมีค่าปรับ
อ่านต่อที่เกี่ยวข้อง
- ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร
- VAT สำหรับ SME จดเมื่อไหร่และต้องเตรียมอะไร
- ค่าปรับ VAT คำนวณอย่างไร
- วิธีถอด VAT แบบเข้าใจง่าย
- เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน
ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง
บทความเรื่อง วิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง รายการที่ต้องมี และข้อผิดพลาดที่ SME ต้องระวัง ควรใช้ตรวจทั้งจุดเกิดภาษี เอกสารขาย เอกสารซื้อ และรายงาน ภ.พ.30 เพราะข้อผิดพลาด VAT มักกระทบหลายเดือนต่อเนื่องและแก้ยากเมื่อปิดรอบภาษีไปแล้ว
เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ
- ตรวจว่าธุรกิจอยู่ในกิจการที่ต้องจด VAT หรือเป็นกิจการยกเว้น VAT
- แยกใบกำกับภาษีขาย ใบกำกับภาษีซื้อ ใบเสร็จ และหลักฐานรับชำระเงินให้ตรงรอบเดือน
- กระทบยอดรายงานภาษีซื้อ-ขายกับ ภ.พ.30 รายได้ และรายการเดินบัญชีธนาคารก่อนยื่นแบบ
ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง
- เคลมภาษีซื้อจากเอกสารที่ข้อมูลไม่ครบหรือไม่เกี่ยวกับกิจการโดยตรง
- ออกใบกำกับภาษีผิดเดือนหรือไม่สัมพันธ์กับวันที่รับเงิน ส่งมอบสินค้า หรือให้บริการ
- ปล่อยให้รายได้เกินเกณฑ์จด VAT โดยไม่มีแผนจดทะเบียนและปรับระบบเอกสาร
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร: ภาษีมูลค่าเพิ่ม
- กรมสรรพากร: กิจการที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม
- กรมสรรพากร: ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
การวางแผนและตรวจสอบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) มีจุดใดที่ต้องพิจารณาเป็นอันดับแรก?
ต้องพิจารณาว่าธุรกิจของเราอยู่ในขอบข่ายกิจการที่ต้องเสีย VAT หรือได้รับยกเว้นตามกฎหมาย จากนั้นตรวจสอบจุดความรับผิดในการเสียภาษี (Tax Point) ของธุรกรรม เพื่อออกใบกำกับภาษีขายและนำส่งภาษีได้อย่างถูกต้องตรงตามงวดเดือน
เอกสารและหลักฐานสำคัญที่ต้องจัดเก็บเพื่อรองรับการตรวจสอบภาษีมูลค่าเพิ่มมีอะไรบ้าง?
ต้องจัดเก็บใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับจากคู่ค้า (ตัวจริง), สำเนาใบกำกับภาษีขาย, ใบเสร็จรับเงิน, รายงานภาษีซื้อ, รายงานภาษีขาย, และหลักฐานการชำระเงินที่สัมพันธ์กับบิลแต่ละใบ เพื่อให้สามารถกระทบยอดและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
หากพบว่ายื่นแบบ ภ.พ.30 หรือแสดงยอดภาษีมูลค่าเพิ่มผิดพลาดไปแล้ว ควรดำเนินการแก้ไขอย่างไร?
ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสอบยอดต่างของภาษีซื้อหรือภาษีขายในเดือนนั้นๆ แล้วจัดทำแบบยื่นเพิ่มเติม (ภ.พ.30 เพิ่มเติม) เพื่อนำส่งภาษีที่ขาดพร้อมชำระเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม (ถ้ามี) โดยเร็วที่สุดเพื่อลดภาระค่าปรับที่อาจสะสมเพิ่มขึ้น