"มีกำไรในงบการเงิน แต่ทำไมไม่มีเงินสดในธนาคาร?" นี่คือปัญหาคลาสสิกที่เจ้าของกิจการ SME จำนวนมากต้องเผชิญ การที่ธุรกิจเติบโตและมียอดขายสูง
ไม่ได้การันตีว่าธุรกิจจะมีสภาพคล่องเพียงพอเสมอไป
หากกระแสเงินสดไหลเข้าไม่สัมพันธ์กับกระแสเงินสดไหลออก การทำ ประมาณการกระแสเงินสด (Cash Flow Forecasting)
จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจมองเห็นอนาคตทางการเงินล่วงหน้าและป้องกันวิกฤตเงินสดขาดมือได้
สารบัญบทความ
1. ทำไม SME ต้องทำประมาณการกระแสเงินสดล่วงหน้า?
การทำงบกำไรขาดทุนจะบอกผลการดำเนินงานตามเกณฑ์สิทธิ แต่ไม่ได้บอกว่าเงินสดจริงไหลเข้าออกเมื่อไหร่ การประมาณการกระแสเงินสดล่วงหน้า 3-6 เดือน มีประโยชน์ดังนี้:
- แจ้งเตือนความเสี่ยงล่วงหน้า: ทำให้รู้ว่าเงินสดในบัญชีจะตึงตัวหรือติดลบในเดือนไหน ช่วยให้มีเวลาเตรียมตัวหาแหล่งเงินทุนหรือเจรจายืดหนี้
- วางแผนจังหวะการลงทุน: ช่วยให้รู้ว่าช่วงเวลาใดที่บริษัทมีเงินสดส่วนเกินเพียงพอที่จะซื้อเครื่องจักรใหม่ ขยายสาขา หรือสต๊อกสินค้าเพิ่ม
- บริหารรอบเงินหมุนเวียน (Cash Conversion Cycle): ช่วยประเมินประสิทธิภาพการทวงหนี้จากลูกหนี้การค้าและการชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้
2. 4 ขั้นตอนง่ายๆ ในการจัดทำ Cash Flow Forecast
ผู้ประกอบการสามารถเริ่มสร้างตารางประมาณการเงินสดใน Excel หรือโปรแกรมบัญชีได้ตามขั้นตอนนี้:
ขั้นตอนปฏิบัติในการคาดการณ์กระแสเงินสด:
1. กำหนดรอบเวลาและยอดเงินสดยกมา: นิยมเริ่มทำล่วงหน้า 3-6 เดือน โดยระบุยอดเงินสดคงเหลือ ณ
วันเริ่มต้นในทุกบัญชีธนาคารของบริษัท
2. ประมาณการเงินสดรับ (Cash Inflows):
คาดการณ์เงินที่จะโอนเข้าบัญชีจริงในแต่ละเดือน (ไม่ใช่แค่วันที่ออกบิล) โดยต้องคิดตามเครดิตเทอมที่ให้ลูกค้าจริงและสถิติการจ่ายเงินช้าของลูกค้า
3.
ประมาณการเงินสดจ่าย (Cash Outflows): ระบุรายจ่ายคงที่ (Fixed Costs) เช่น
เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่า ค่าทำบัญชี และประมาณการรายจ่ายผันแปร เช่น ค่าซื้อวัตถุดิบ ภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือน และภาษีครึ่งปี
4. คำนวณเงินสดสุทธิปลายงวด: นำ
ยอดเงินสดยกมา + เงินสดรับ - เงินสดจ่าย = ยอดเงินสดยกไปปลายเดือน
ซึ่งยอดนี้จะกลายเป็นเงินสดยกมาในเดือนถัดไป
3. ข้อควรระวังและวิธีจัดการกระแสเงินสดให้ปลอดภัย
เพื่อให้ประมาณการกระแสเงินสดมีความแม่นยำและเกิดประโยชน์สูงสุด:
- ตั้งสมมติฐานแบบอนุรักษนิยม (Conservative Approach): คาดการณ์เงินเข้าให้ช้ากว่าปกติเล็กน้อย และคาดการณ์เงินออกให้ครบถ้วนและตรงเวลาที่สุด
- สร้างกระแสเงินสดสำรอง (Cash Cushion): ควรมีเงินสดสำรองขั้นต่ำสำหรับการดำเนินกิจการอย่างน้อย 3-6 เท่าของรายจ่ายคงที่ต่อเดือน
- ปรับปรุงตัวเลขทุกเดือน (Rolling Forecast): เมื่อผ่านไปในแต่ละเดือน ให้สลับตัวเลขประมาณการเป็นตัวเลขจริงที่เกิดขึ้น (Actual Cash Flow) เพื่อปรับปรุงแนวโน้มในอนาคตให้ใกล้เคียงความจริงยิ่งขึ้น
สรุป
การทำประมาณการกระแสเงินสดไม่ใช่เรื่องยุ่งยากที่ต้องรอให้นักบัญชีทำให้เท่านั้น แต่เป็นงานบริหารจัดการสภาพคล่องที่เจ้าของกิจการควรรู้และดูอย่างใกล้ชิด
การเห็นตัวเลขเงินสดล่วงหน้าจะช่วยให้วางแผนธุรกิจได้อย่างมั่นใจ
ปลอดภัยจากสภาวะขาดสภาพคล่องกะทันหันอย่างยั่งยืน
ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง
บทความเรื่อง วิธีทำประมาณการกระแสเงินสด (Cash Flow Forecasting) สำหรับ SME ควรใช้เป็นแนวทางจัดระบบเอกสารและตัวเลขจริง ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์เท่านั้น
เพราะคุณภาพบัญชีวัดจากการกระทบยอดได้และเจ้าของกิจการนำตัวเลขไปตัดสินใจได้
เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ
- รวบรวมเอกสารขาย ซื้อ ค่าใช้จ่าย ธนาคาร และรายการเจ้าของสำรองจ่ายให้ครบตามรอบเดือน
- กระทบยอดรายงานบัญชีกับรายการเดินบัญชีธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และสินทรัพย์
- ตรวจว่ารายงานที่ได้รับช่วยตอบคำถามธุรกิจได้ เช่น กำไร กระแสเงินสด ภาษีค้างจ่าย และเอกสารที่ยังขาด
ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง
- ส่งเอกสารให้บัญชีเฉพาะตอนใกล้ยื่นภาษีหรือปิดงบ ทำให้แก้รายการผิดยาก
- บันทึกค่าใช้จ่ายโดยไม่มีใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานผู้รับเงินชัดเจน
- ดูเฉพาะกำไรขาดทุน แต่ไม่ตรวจเงินสด ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และภาษีที่ต้องจ่ายจริง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: บริการจดทะเบียนและข้อมูลนิติบุคคล
- กรมสรรพากร: ภาษีเงินได้นิติบุคคล
- กรมสรรพากร: ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing
ตารางนำบทความไปใช้
| ประเด็น | สิ่งที่ต้องตรวจ | ผลที่ต้องบันทึก |
|---|---|---|
| 1. ทำไม SME ต้องทำประมาณการกระแสเงินสดล่วงหน้า? | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| 2. 4 ขั้นตอนง่ายๆ ในการจัดทำ Cash Flow Forecast | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
| 3. ข้อควรระวังและวิธีจัดการกระแสเงินสดให้ปลอดภัย | ตรวจเอกสารและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง | สถานะ ผู้รับผิดชอบ และวันทบทวน |
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
การจัดระบบเอกสารและส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชีตรวจสม่ำเสมอมีข้อดีอย่างไร?
ช่วยให้กิจการมีงบการเงินและตัวเลขที่อัปเดตสำหรับใช้วิเคราะห์ผลกำไรขาดทุนและสภาพคล่องเพื่อตัดสินใจทางธุรกิจได้ทันท่วงที
อีกทั้งยังช่วยให้สามารถตรวจพบข้อผิดพลาดหรือเอกสารสูญหายได้เร็ว และปิดงบการเงินประจำปีได้เสร็จทันตามที่กฎหมายกำหนด
เอกสารขั้นพื้นฐานที่ผู้ประกอบการนิติบุคคลต้องรวบรวมเพื่อส่งทำบัญชีรายเดือนประกอบด้วยอะไรบ้าง?
เอกสารรายได้ (ใบกำกับภาษีขาย, ใบเสร็จรับเงิน), เอกสารรายจ่าย (ใบกำกับภาษีซื้อ, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่าย), หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ),
ใบแสดงรายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement),
และเอกสารเกี่ยวกับการจ้างงานและประกันสังคม
หากข้อมูลในงบทดลองหรือบัญชีแยกประเภททั่วไปไม่ตรงกับหลักฐานภายนอก ควรมีขั้นตอนตรวจสอบอย่างไร?
ให้เริ่มทำรายการกระทบยอด (Reconciliation) ระหว่างบัญชีคุมในแยกประเภทกับเอกสารภายนอก เช่น ยอดเงินฝากธนาคารกับ Bank Statement, ยอดลูกหนี้/เจ้าหนี้การค้ากับใบเสร็จค้างรับ/ค้างจ่าย
เพื่อหาจุดคลาดเคลื่อนของตัวเลขและทำการบันทึกปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง
สิ่งใดควรตรวจเพิ่มเติมก่อนใช้เรื่อง วิธีทำประมาณการกระแสเงินสด (Cash Flow Forecasting) สำหรับ SME
ตรวจข้อเท็จจริง เอกสารต้นทาง วันที่มีผล และข้อกำหนดฉบับปัจจุบันที่เกี่ยวกับ วิธีทำประมาณการกระแสเงินสด (Cash Flow Forecasting) สำหรับ SME
พร้อมระบุผู้รับผิดชอบก่อนตัดสินใจหรือยื่นข้อมูล
นอกจากการติดตามตัวเลขด้วยตัวเองแล้ว การให้ทีมผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษีของ A Plus Me เข้ามาช่วยตรวจงบการเงินและความเสี่ยงด้านภาษีก็เป็นอีกทางเลือกที่ช่วยให้มั่นใจขึ้น