จ่ายเงินเดือนเงินสดไม่ผ่านบัญชี เสี่ยงภาษีอย่างไร

บทความนี้เขียนขึ้นสำหรับเจ้าของกิจการ SME ที่ยังจ่ายเงินเดือนพนักงานเป็นเงินสดหรือกำลังพิจารณาทำเช่นนั้น

เพื่ออธิบายว่าทำไมการจ่ายเงินสดที่ไม่ผ่านบัญชีธนาคารจึงเป็นความเสี่ยงด้านภาษี โดยเฉพาะประเด็นการพิสูจน์ตัวผู้รับเงินตามมาตรา 65 ตรี

แห่งประมวลรัษฎากร พร้อมแนวทางเก็บเอกสารทดแทนที่ช่วยลดความเสี่ยงหากยังจำเป็นต้องจ่ายเป็นเงินสดในบางกรณี เนื้อหานี้เป็นความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำเฉพาะกรณี

ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีเพื่อพิจารณาข้อเท็จจริงของธุรกิจท่านก่อนตัดสินใจ

สารบัญบทความ

1. จ่ายเงินเดือนเป็นเงินสด ผิดกฎหมายหรือไม่ แล้วความเสี่ยงอยู่ตรงไหน
2. มาตรา 65 ตรี (18): ทำไม "พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ" ถึงเป็นประเด็นใหญ่
3. ผลกระทบเมื่อสรรพากรตั้งประเด็น: บวกกลับ เบี้ยปรับ เงินเพิ่ม
4. แนวทางเก็บเอกสารทดแทนเมื่อยังจำเป็นต้องจ่ายเงินสด
5. เปรียบเทียบหลักฐานการจ่ายเงินเดือน: โอนผ่านธนาคาร กับ จ่ายเงินสด
6. ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร
7. แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

จ่ายเงินเดือนเป็นเงินสด ผิดกฎหมายหรือไม่ แล้วความเสี่ยงอยู่ตรงไหน

การจ่ายเงินเดือนเป็นเงินสดไม่ได้ผิดกฎหมายในตัวเอง ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก โดยเฉพาะร้านอาหาร งานก่อสร้าง หรือกิจการที่จ้างแรงงานรายวัน ยังคงจ่ายค่าจ้างเป็นเงินสดตามความเคยชิน

แต่ประเด็นที่มักถูกมองข้ามคือ เมื่อบริษัทนำ "เงินเดือน"

มาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อหักภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาระในการพิสูจน์ว่าใครเป็นผู้รับเงินจำนวนนั้นจริง ตกอยู่ที่บริษัท ไม่ใช่กรมสรรพากร

เมื่อโอนเงินผ่านธนาคาร รายการเดินบัญชี (bank statement) จะทำหน้าที่เป็นหลักฐานจากบุคคลที่สาม ยืนยันว่าเงินออกจากบัญชีบริษัทและเข้าบัญชีของพนักงานคนนั้นจริง

แต่เมื่อจ่ายเป็นเงินสด ทุกอย่างต้องพึ่งเอกสารที่บริษัททำขึ้นเอง เช่น

ใบสำคัญจ่ายหรือลายมือชื่อผู้รับเงิน ซึ่งในสายตาผู้ตรวจสอบภาษีถือเป็นหลักฐานที่ "อ่อน" กว่าและถูกตั้งคำถามได้ง่ายกว่า โดยเฉพาะเมื่อยอดเงินเดือนรวมต่อเดือนมีมูลค่าสูง

มาตรา 65 ตรี (18): ทำไม "พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ" ถึงเป็นประเด็นใหญ่

ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี กำหนดรายการรายจ่ายต้องห้ามที่ห้ามนำมาหักคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล อนุมาตราที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจ่ายเงินสดคือ มาตรา 65 ตรี (18)

ซึ่งกำหนดว่า "รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ"

ให้ถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม กล่าวคือแม้จะมีการจ่ายเงินเดือนจริง แต่หากแสดงไม่ได้ว่าเงินแต่ละบาทจ่ายให้ใคร เจ้าพนักงานประเมินมีสิทธิไม่ยอมรับรายจ่ายนั้นเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

ในทางกลับกัน หากบริษัทมีหลักฐานการจ่ายเงินที่ระบุชื่อ ที่อยู่

เลขประจำตัวประชาชน วันเดือนปี จำนวนเงิน และมีลายมือชื่อผู้รับเงิน ก็สามารถใช้พิสูจน์ตัวผู้รับได้และไม่เข้าข่ายรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรานี้

ในทางปฏิบัติ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบมักตั้งข้อสังเกตกับรายการเงินเดือนสดในกรณีต่อไปนี้เป็นพิเศษ

• ยอดถอนเงินสดจากบัญชีธนาคารบริษัทไม่สอดคล้องกับจำนวนพนักงานหรือยอดเงินเดือนที่แจ้งไว้
• ใบสำคัญจ่ายไม่มีลายมือชื่อผู้รับเงินรายงวด หรือเซ็นล่วงหน้ารวดเดียวทั้งปี
• ไม่มีสำเนาบัตรประชาชนหรือทะเบียนพนักงานอ้างอิงเพื่อยืนยันตัวตนผู้รับเงิน
• จำนวนพนักงานตามบัญชีเงินเดือนมากกว่าที่ปรากฏจริงในสถานประกอบการ ซึ่งเข้าข่ายความเสี่ยงเรื่อง "พนักงานผี"

ผลกระทบเมื่อสรรพากรตั้งประเด็น: บวกกลับ เบี้ยปรับ เงินเพิ่ม

หากเจ้าหน้าที่ตรวจสอบพิจารณาว่ารายจ่ายเงินเดือนสดเข้าข่ายมาตรา 65 ตรี (18) ยอดที่พิสูจน์ไม่ได้จะถูกบวกกลับเข้ากำไรสุทธิ (add back)

ทำให้ต้องชำระภาษีเงินได้นิติบุคคลเพิ่มจากยอดที่บวกกลับ

กรณีทั่วไปที่บริษัทยื่นแบบแสดงรายการภาษีไว้แล้วแต่เจ้าพนักงานตรวจพบภายหลังว่าแสดงรายการไม่ถูกต้อง จะมีเบี้ยปรับอีกหนึ่งเท่าของภาษีที่ต้องชำระเพิ่มตามมาตรา 22 แห่งประมวลรัษฎากร

ส่วนกรณีที่รุนแรงกว่า เช่น ไม่ยื่นแบบแสดงรายการเลย

เบี้ยปรับอาจสูงถึงสองเท่าของภาษีที่ต้องชำระตามมาตรา 26 นอกจากนี้ยังมีเงินเพิ่มอีกร้อยละ 1.5 ต่อเดือนหรือเศษของเดือนของภาษีที่ต้องเสียหรือนำส่ง

นับแต่วันพ้นกำหนดยื่นแบบจนถึงวันชำระภาษี ตามมาตรา 27

โดยกฎหมายกำหนดเพดานเงินเพิ่มส่วนนี้ไว้ไม่เกินจำนวนภาษีที่ต้องเสียหรือนำส่ง ทั้งนี้เบี้ยปรับตามกฎหมายอาจขอให้พิจารณาลดหรืองดได้ในบางกรณีตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด

แต่ไม่ใช่สิทธิที่จะได้รับโดยอัตโนมัติ

นอกจากนี้ ไม่ว่าจ่ายเงินสดหรือโอนผ่านธนาคาร บริษัทยังมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามมาตรา 50 และนำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.1 ทุกเดือน

รวมถึงขึ้นทะเบียนลูกจ้างกับประกันสังคมและนำส่งเงินสมทบตามฐานค่าจ้างจริง หากยอดที่แจ้งใน ภ.ง.ด.1

หรือฐานเงินสมทบประกันสังคมไม่ตรงกับยอดที่นำมาหักเป็นรายจ่ายในงบการเงิน ความไม่สอดคล้องนี้มักเป็นจุดที่ทำให้เจ้าหน้าที่ขยายผลตรวจสอบเพิ่มเติม

แนวทางเก็บเอกสารทดแทนเมื่อยังจำเป็นต้องจ่ายเงินสด

สำหรับ SME ที่มีเหตุผลทางธุรกิจต้องจ่ายค่าจ้างเป็นเงินสด เช่น แรงงานรายวันหรือพนักงานที่ไม่มีบัญชีธนาคาร ควรสร้างชุดเอกสารทดแทนให้แน่นที่สุด

เพื่อพิสูจน์ตัวผู้รับเงินได้หากถูกตรวจสอบภายหลัง

• สัญญาจ้างงานหรือทะเบียนพนักงานระบุอัตราค่าจ้างชัดเจน พร้อมสำเนาบัตรประชาชนเก็บไว้ตั้งแต่วันแรกที่จ้าง
• ใบสำคัญจ่ายเงินเดือนแยกรายบุคคลทุกงวด ระบุชื่อ เลขบัตรประชาชน จำนวนเงิน วันที่จ่าย พร้อมลายมือชื่อผู้รับเงินในวันที่รับจริง
• บันทึกเวลาเข้า-ออกงาน เพื่อสนับสนุนว่ามีการทำงานจริงตามจำนวนที่จ่ายเงินเดือน
• ยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ให้ตรงกับจำนวนพนักงานและยอดที่จ่ายจริงทุกเดือน พร้อมออกหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้พนักงานทุกสิ้นปี
• ขึ้นทะเบียนลูกจ้างกับประกันสังคมและนำส่งเงินสมทบตามฐานค่าจ้างจริง ให้ข้อมูลทั้งสองหน่วยงานสอดคล้องกัน

เปรียบเทียบหลักฐานการจ่ายเงินเดือน: โอนผ่านธนาคาร กับ จ่ายเงินสด

เมื่อเทียบหลักฐานระหว่างสองวิธี จะเห็นชัดว่าการโอนผ่านธนาคารมีความได้เปรียบด้านการพิสูจน์มากกว่าอย่างมีนัยสำคัญ

ตารางนี้สรุปประเด็นหลักที่เจ้าของกิจการควรพิจารณาก่อนเลือกวิธีจ่ายเงินเดือนของพนักงานแต่ละกลุ่ม

ประเด็นเปรียบเทียบ	จ่ายผ่านธนาคาร	จ่ายเป็นเงินสด
หลักฐานเชื่อมโยงถึงตัวผู้รับเงิน	Bank statement เป็นหลักฐานจากบุคคลที่สาม ตรงชื่อบัญชีอัตโนมัติ	ต้องพึ่งเอกสารภายในทั้งหมด เช่น ใบสำคัญจ่ายและลายมือชื่อ
ความเสี่ยงถูกตั้งประเด็นตามมาตรา 65 ตรี (18)	ต่ำกว่า เพราะมีหลักฐานอิสระยืนยันการโอน	สูงกว่า หากเอกสารทดแทนไม่ครบหรือมีข้อบกพร่อง
ภาระงานบัญชีและ HR ต่อรอบจ่าย	ทำไฟล์โอนครั้งเดียว ตรวจสอบและกระทบยอดได้ง่าย	ต้องเก็บเอกสารและลายเซ็นของทุกคนทุกงวด เสี่ยงตกหล่น
การกระทบยอดกับ ภ.ง.ด.1 และประกันสังคม	อ้างอิงยอดโอนได้โดยตรง ตรวจสอบง่าย	ต้องกระทบยอดด้วยมือ เสี่ยงคลาดเคลื่อนมากกว่า

แนวทางที่แนะนำคือให้พนักงานประจำที่มีบัญชีธนาคารรับเงินเดือนผ่านการโอนเป็นวิธีหลักเสมอ และสงวนการจ่ายเงินสดไว้เฉพาะกรณีจำเป็นจริง

โดยจัดเก็บเอกสารทดแทนตามแนวทางข้างต้นให้ครบทุกงวด เนื้อหานี้เป็นความรู้ทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ

ไม่ใช่คำแนะนำเฉพาะกรณี รายละเอียดของแต่ละกิจการอาจแตกต่างกัน จึงควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนปรับเปลี่ยนวิธีจ่ายเงินเดือนหรือระบบเอกสารภายใน

ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร

เนื้อหาเรื่อง จ่ายเงินเดือนเงินสดไม่ผ่านบัญชี เสี่ยงภาษีอย่างไร ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์

เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

• กรมสรรพากร (rd.go.th)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
• ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

จ่ายเงินเดือนเป็นเงินสดโดยไม่โอนผ่านธนาคาร ผิดกฎหมายไหม

การจ่ายค่าจ้างเป็นเงินสดไม่ได้ผิดกฎหมายในตัวเอง แต่ความเสี่ยงอยู่ที่ด้านภาษี เพราะบริษัทต้องพิสูจน์ให้ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงินตามมาตรา 65 ตรี (18) แห่งประมวลรัษฎากร

หากพิสูจน์ไม่ได้ สรรพากรมีสิทธิไม่ยอมรับรายจ่ายนั้นเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

ถ้าถูกสรรพากรตั้งประเด็นว่าพิสูจน์ผู้รับเงินไม่ได้ จะเกิดอะไรขึ้น

ยอดเงินเดือนที่พิสูจน์ไม่ได้จะถูกบวกกลับเข้ากำไรสุทธิ ทำให้ต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลเพิ่มจากยอดนั้น พร้อมเบี้ยปรับตามมาตรา 22 แห่งประมวลรัษฎากร

ซึ่งกรณีทั่วไปคือหนึ่งเท่าของภาษีที่ต้องชำระเพิ่ม

(กรณีไม่ยื่นแบบแสดงรายการเลยอาจสูงถึงสองเท่าตามมาตรา 26) และเงินเพิ่มร้อยละ 1.5 ต่อเดือนของภาษีที่ต้องชำระ นับแต่วันพ้นกำหนดยื่นแบบ

ทั้งนี้เบี้ยปรับอาจขอพิจารณาลดหรืองดได้ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรในบางกรณี

จำเป็นต้องจ่ายเงินสดจริงๆ ควรเก็บเอกสารอะไรบ้าง

ควรมีสัญญาจ้างหรือทะเบียนพนักงานพร้อมสำเนาบัตรประชาชน ใบสำคัญจ่ายเงินเดือนที่มีลายมือชื่อผู้รับเงินทุกงวด บันทึกเวลาทำงาน และยื่น ภ.ง.ด.1 ให้ยอดตรงกับที่จ่ายจริงทุกเดือน

เพื่อให้มีชุดหลักฐานเชื่อมโยงเงินกับตัวบุคคลได้

จ่ายเงินสดแล้วยังต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งประกันสังคมหรือไม่

ต้องทำเช่นเดียวกับการจ่ายผ่านธนาคาร บริษัทยังมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามมาตรา 50 และนำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.1 ทุกเดือน

รวมถึงขึ้นทะเบียนลูกจ้างกับประกันสังคมและนำส่งเงินสมทบตามฐานค่าจ้างจริง วิธีจ่ายเงินไม่ได้ทำให้หน้าที่เหล่านี้หายไป

หากธุรกิจของคุณมีงานค้างที่ยังไม่ได้จัดการ ลองดูบริการเสริมด้านบัญชีและภาษีของ A Plus Me เพื่อวางแผนแก้ไขทีละขั้นตอน