รายงานรายเดือนที่บันทึกเฉพาะเงินเข้าเงินออกอาจทำให้กำไรเพี้ยน เช่น ทำงานเสร็จแล้วแต่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ หรือใช้บริการแล้วแต่ยังไม่ได้รับบิล การตั้งรายได้ค้างรับและค่าใช้จ่ายค้างจ่ายช่วยให้เดือนนั้นสะท้อนผลประกอบการจริงมากขึ้น
สรุปประเด็นที่ควรรู้
- แยกผลประกอบการจากกระแสเงินสด
- ตั้งรายการค้างเมื่อรายได้หรือค่าใช้จ่ายเกิดแล้ว
- กลับรายการเมื่อได้รับบิลหรือออกเอกสารจริง
รายได้ค้างรับคืออะไรในมุม SME
รายได้ค้างรับเกิดเมื่อธุรกิจได้ให้บริการหรือส่งมอบงานแล้ว แต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้หรือยังไม่ได้รับเงิน หากไม่บันทึก เดือนที่ทำงานจริงอาจดูรายได้ต่ำเกินไป
ตัวอย่างเช่น งานบริการที่ส่งมอบปลายเดือน แต่ฝ่ายธุรการออกใบแจ้งหนี้เดือนถัดไป รายงานเดือนแรกจะไม่เห็นรายได้หากไม่ตั้งค้างรับ
- งานบริการเสร็จแล้วรอออกบิล
- ค่าคอมมิชชั่นที่เกิดสิทธิแล้ว
- รายได้ตามงวดงานที่ลูกค้ารับงานแล้ว
- ดอกเบี้ยรับที่เกิดแล้วแต่ยังไม่รับเงิน
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายช่วยให้กำไรไม่สวยเกินจริง
ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเกิดเมื่อใช้สินค้า/บริการแล้ว แต่ยังไม่ได้รับบิลหรือยังไม่ได้จ่ายเงิน หากไม่ตั้งไว้ เดือนนั้นจะมีกำไรสูงเกินจริง และเดือนถัดไปค่าใช้จ่ายจะพุ่งผิดปกติ
ค่าใช้จ่ายประจำ เช่น ค่าเช่า ค่าบริการวิชาชีพ ค่านายหน้า หรือค่าโฆษณา มักต้องตรวจว่าควรตั้งค้างหรือไม่
- ค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภค
- ค่าบริการที่ปรึกษา
- ค่านายหน้า
- ค่าโฆษณา
- โบนัสหรือ Incentive ที่เกิดสิทธิแล้ว
ทำอย่างไรไม่ให้รายการค้างกลายเป็นยอดค้างถาวร
การตั้งรายการค้างต้องมีระบบกลับรายการเมื่อเอกสารจริงมาถึง ไม่เช่นนั้นบัญชีจะมียอดค้างสะสมที่ไม่รู้ว่าจริงหรือไม่
ควรมีตารางรายการค้างรายเดือน พร้อมผู้รับผิดชอบ สถานะเอกสาร และวันที่กลับรายการ เพื่อให้รายงานยังสะอาด
- ทำตาราง Accrual list
- แนบหลักฐานการประมาณยอด
- กำหนดวันที่คาดว่าจะได้เอกสาร
- กลับรายการเมื่อบิลจริงมา
- ทบทวนยอดค้างทุกสิ้นเดือน
ตารางสรุปหลักเกณฑ์การรับรู้ทางบัญชีเกณฑ์สิทธิ์ (Accrual Basis vs Cash Basis)
เปรียบเทียบลักษณะรายการค้างรับค้างจ่ายที่พบบ่อยในรายงานรายเดือนของธุรกิจ SME:
| รายการปรับปรุง | คำอธิบายลักษณะรายการ | ตัวอย่างธุรกรรมใน SME | วิธีบันทึกบัญชี (Adjustment) |
|---|---|---|---|
| รายได้ค้างรับ (Accrued Revenue) | ให้บริการเสร็จแล้วแต่ยังไม่ถึงกำหนดออกบิลหรือยังไม่ได้เก็บเงิน | งานบริการโครงการระยะยาวที่ส่งมอบงานงวดแรกเสร็จแล้ว | เดบิต ลูกหนี้ค้างรับ / เครดิต รายได้ค่าบริการ |
| ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) | ได้รับบริการหรือใช้ทรัพยากรแล้วแต่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ | ค่าโฆษณาออนไลน์ (Facebook/Google Ads) ประจำเดือน | เดบิต ค่าโฆษณา / เครดิต ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย |
| รายได้รับล่วงหน้า (Deferred Revenue) | รับเงินจากลูกค้ามาแล้วแต่งานยังไม่เสร็จสิ้น | ค่าบริการรับทำบัญชีรายปีที่ลูกค้ารวบจ่ายล่วงหน้าต้นปี | เดบิต เงินสด / เครดิต รายได้รับล่วงหน้า |
| ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses) | จ่ายเงินออกไปแล้วแต่ยังไม่ได้ใช้ประโยชน์หรือสิทธิประโยชน์ยังไม่หมดงวด | ค่าเบี้ยประกันภัยทรัพย์สินหรือค่าเช่าล่วงหน้า 1 ปี | เดบิต ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า / เครดิต เงินสด |
เช็กลิสต์นำไปใช้ในเดือนนี้
สิ่งที่ควรทำทันที
- ถามรายการงานเสร็จแต่ยังไม่ออกบิล
- ถามค่าใช้จ่ายใช้แล้วแต่ยังไม่รับบิล
- ทำ Accrual list
- กลับรายการเมื่อเอกสารจริงมา
ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
- กรมสรรพากร
- ระบบยื่นแบบออนไลน์ e-Filing กรมสรรพากร
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
- ระบบ DBD e-Filing
- สำนักงานประกันสังคม
หมายเหตุ: เนื้อหานี้เป็นแนวทางทั่วไปสำหรับผู้ประกอบการ SME การบันทึกบัญชีและภาษีของแต่ละกิจการควรพิจารณาจากเอกสารจริง สัญญา และข้อเท็จจริงของรายการ หากมีรายการเฉพาะ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ธุรกิจเล็กต้องตั้งรายได้ค้างรับค่าใช้จ่ายค้างจ่ายทุกเดือนไหม
ขึ้นกับความมีนัยสำคัญ หากยอดเล็กมากอาจไม่จำเป็นทุกเดือน แต่ถ้ายอดทำให้กำไรเพี้ยนควรตั้ง
รายการค้างรับค้างจ่ายเกี่ยวกับ VAT ไหม
ต้องพิจารณาแยกกับจุดเกิดภาษีและเอกสารภาษี ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจตามข้อเท็จจริงของรายการ
ถ้าประมาณยอดผิดต้องทำอย่างไร
ปรับปรุงในเดือนที่รู้ยอดจริงและทบทวนวิธีประมาณในเดือนถัดไป เพื่อให้รายงานแม่นขึ้น