รายงานอายุลูกหนี้ SME ใช้เก็บเงินอย่างไร

ยอดขายที่ยังเก็บเงินไม่ได้คือความเสี่ยงเงินสด ไม่ใช่แค่ตัวเลขลูกหนี้ในงบ รายงานอายุลูกหนี้ช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นว่าเงินค้างอยู่ที่ใคร ค้างนานแค่ไหน

และควรติดตามแบบใดก่อนกลายเป็นหนี้เสีย

AR Aging ควรอ่านเป็นแผนเก็บเงิน

รายงานอายุลูกหนี้แบ่งยอดค้างตามช่วงเวลา เช่น ยังไม่ถึงกำหนด 1-30 วัน 31-60 วัน 61-90 วัน และเกิน 90 วัน จุดประสงค์ไม่ใช่แค่ส่งให้ผู้สอบบัญชี

แต่ต้องใช้กำหนดว่าลูกหนี้รายใดควรโทรติดตาม ส่ง statement หรือหยุดเครดิตชั่วคราว

ธุรกิจที่ให้เครดิตเทอมควรดู AR Aging อย่างน้อยเดือนละครั้ง และเชื่อมกับ cash flow forecast เพราะเงินที่คาดว่าจะเข้าจากลูกหนี้เป็น assumption สำคัญ

หากลูกหนี้หลักเลื่อนจ่ายเพียงรายเดียว เงินสดทั้งเดือนอาจเปลี่ยนทันที

ข้อมูลที่รายงานควรมี

• ชื่อลูกค้า เลขที่เอกสาร และวันที่ครบกำหนด
• ยอดค้างแยกตาม bucket อายุหนี้
• ผู้รับผิดชอบติดตามและสถานะล่าสุด
• ข้อพิพาท เช่น เอกสารผิด ส่งงานไม่ครบ หรือรอ PO
• แผนเก็บเงินและวันที่ติดตามครั้งถัดไป

แนวทางจัดการตามอายุหนี้

1. ยังไม่ถึงกำหนด: ส่ง reminder ก่อนครบกำหนดและตรวจเอกสารครบ
2. 1-30 วัน: โทรติดตามและขอวันที่จ่ายที่ชัดเจน
3. 31-60 วัน: ให้ผู้บริหารฝ่ายขายหรือเจ้าของบัญชีลูกค้าร่วมติดตาม
4. 61-90 วัน: พิจารณาหยุดเครดิตหรือเปลี่ยนเงื่อนไขรับเงิน
5. เกิน 90 วัน: ประเมินหนี้สงสัยจะสูญและแนวทางกฎหมาย

เมื่อรายงาน AR Aging มีเจ้าของงานชัดเจน จะช่วยลดการโทษกันระหว่างฝ่ายขาย บัญชี และลูกค้า เพราะทุกคนเห็นหลักฐานเดียวกันและรู้ว่าขั้นตอนถัดไปคืออะไร

อ่านต่อ

• แผนจัดการลูกหนี้ตาม bucket อายุหนี้
• AR Turnover และระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย
• Cash Flow Forecast 13 สัปดาห์

ตารางนำบทความไปใช้

แหล่งข้อมูลสำหรับตรวจสอบฉบับปัจจุบัน

• กรมสรรพากร
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า