การทบทวนคุณภาพสำนักงานบัญชีปีละครั้งเป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจ SME ควรทำเป็นประจำ แต่หลายคนไม่รู้ว่าควรถามอะไร ดูอะไร หรือใช้เกณฑ์อะไรในการตัดสินใจว่าสำนักงานบัญชีที่ใช้อยู่ยังคุ้มค่าหรือถึงเวลาต้องเปลี่ยนแล้ว
ทำไมต้องตรวจสอบคุณภาพสำนักงานบัญชีทุกปี?
ธุรกิจ SME ส่วนใหญ่มักจ้างสำนักงานบัญชีแล้วก็ปล่อยให้ทำงานไปโดยไม่ได้ประเมินผลอย่างจริงจัง จนกระทั่งเกิดปัญหาใหญ่ เช่น ถูกกรมสรรพากรตรวจสอบ ได้รับแจ้งว่าบัญชีมีข้อผิดพลาดสะสมมาหลายปี หรือพลาดสิทธิประโยชน์ทางภาษีที่ควรได้รับ
การตรวจสอบปีละครั้งช่วยให้คุณมั่นใจว่าบัญชีและการยื่นภาษีถูกต้องครบถ้วน ประเมินว่าค่าบริการที่จ่ายคุ้มค่ากับงานที่ได้รับหรือไม่ ตัดสินใจได้ทันเวลาหากจำเป็นต้องเปลี่ยนสำนักงาน และวางแผนภาษีสำหรับปีถัดไปร่วมกับสำนักงานได้ดีขึ้น
ช่วงเวลาที่เหมาะสมในการตรวจสอบ
ช่วงเวลาที่แนะนำให้ตรวจสอบคุณภาพสำนักงานบัญชีคือช่วงหลังปิดงบการเงินประจำปี (มกราคมถึงมีนาคม สำหรับรอบบัญชีสิ้นปีธันวาคม) เพื่อประเมินคุณภาพงานปิดงบและความตรงต่อเวลา นอกจากนี้ยังควรตรวจสอบก่อนต่อสัญญาหากสัญญาของคุณต่ออายุทุกปี และหลังช่วงยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล (เดือนพฤษภาคม) เพื่อดูว่ากระบวนการทำงานราบรื่นหรือไม่
คำถามสำคัญที่ต้องถามสำนักงานบัญชีในการประชุมประจำปี
ด้านคุณภาพงาน
- มีการยื่นภาษีช้ากว่ากำหนดครั้งใดบ้างในปีที่ผ่านมา และเกิดจากสาเหตุอะไร?
- มีข้อผิดพลาดในเอกสารที่ต้องแก้ไขหลังจากส่งให้กรมสรรพากรหรือไม่?
- มีรายการค้าใดที่บันทึกบัญชีไม่แน่ใจว่าถูกต้อง และได้หารือกับผู้เชี่ยวชาญภาษีหรือยัง?
ด้านการบริการและการสื่อสาร
- ใครคือผู้ดูแลหลักของบริษัทคุณในปีนี้?
- ช่องทางติดต่อฉุกเฉินคืออะไร หากต้องการข้อมูลด่วน?
- สำนักงานมีแผนอัปเดตระบบหรือเปลี่ยนซอฟต์แวร์บัญชีในปีหน้าหรือไม่?
ด้านการวางแผนภาษี
- มีสิทธิประโยชน์ทางภาษีอะไรที่บริษัทควรใช้แต่ยังไม่ได้ใช้?
- หากรายได้ของบริษัทเติบโตเกิน 30 ล้านบาท มีแผนรองรับการเปลี่ยนแปลงสถานะ SME หรือไม่?
- มีการปรับปรุงกฎหมายภาษีอะไรในปีนี้ที่กระทบธุรกิจ?
สิ่งที่ควรตรวจสอบด้วยตนเอง
| รายการตรวจสอบ | วิธีตรวจสอบ | เกณฑ์ผ่าน |
|---|---|---|
| ใบเสร็จการยื่นภาษีทุกประเภทครบถ้วน | ขอรับสำเนาจากสำนักงาน | ต้องครบทุกงวด |
| งบการเงินผ่านการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชี | ดูรายงานผู้สอบบัญชี | ต้องไม่มีข้อสังเกตสำคัญ |
| ภาษีที่ชำระตรงกับที่บันทึกบัญชี | เปรียบเทียบรายการในบัญชีกับใบเสร็จ | ต้องตรงกันทุกรายการ |
| เอกสารต้นฉบับจัดเก็บครบถ้วน | ขอสำเนาหรือดูระบบจัดเก็บ | ต้องเก็บครบ 5 ปี |
| ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตรงกำหนด | ตรวจสอบผ่าน dbd.go.th | ต้องยื่นภายใน 5 เดือนหลังสิ้นรอบบัญชี |
สัญญาณบ่งบอกว่าถึงเวลาเปลี่ยนสำนักงานบัญชี
หากพบสัญญาณต่อไปนี้มากกว่า 3 ข้อในการตรวจสอบประจำปี ควรเริ่มมองหาสำนักงานบัญชีใหม่
- มีการยื่นภาษีช้ากว่ากำหนดมากกว่า 2 ครั้งในปีเดียว
- ไม่สามารถตอบคำถามเรื่องภาษีพื้นฐานได้ในวันที่ประชุม
- ไม่มีการแจ้งการเปลี่ยนแปลงกฎหมายภาษีที่กระทบธุรกิจ
- ค่าบริการปรับขึ้นโดยไม่มีคำอธิบายที่ชัดเจน
- มีการเปลี่ยนผู้ดูแลหลักของบริษัทคุณบ่อยครั้ง
- เอกสารสำคัญสูญหายหรือไม่ครบถ้วน
วิธีวางแผนการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีอย่างราบรื่น
หากตัดสินใจเปลี่ยนแล้ว ควรดำเนินการดังนี้
- แจ้งสำนักงานเดิมล่วงหน้าอย่างน้อย 1 ถึง 3 เดือน
- ขอรับเอกสารต้นฉบับ งบการเงิน และประวัติการยื่นภาษีย้อนหลัง 5 ปีครบถ้วน
- ให้สำนักงานใหม่ทำ due diligence เอกสารก่อนรับงาน
- แจ้งกรมสรรพากรหากมีการเปลี่ยนแปลงผู้ทำบัญชีที่ต้องแจ้ง
- กำหนดช่วงเวลาที่ทับซ้อนสั้นๆ เพื่อให้สำนักงานใหม่รับช่วงต่อได้อย่างสมบูรณ์
สรุป: การตรวจสอบปีละครั้งช่วยประหยัดเงินได้มาก
เจ้าของธุรกิจที่ตรวจสอบคุณภาพสำนักงานบัญชีอย่างสม่ำเสมอมักพบว่าตัวเองมีอำนาจต่อรองที่ดีกว่า ได้รับบริการที่ดีกว่า และสามารถวางแผนภาษีล่วงหน้าได้ดีกว่า ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งผลโดยตรงต่อกำไรของธุรกิจในระยะยาว
ใช้บทความนี้กับธุรกิจของคุณอย่างไร
เนื้อหาเรื่อง ตรวจสอบคุณภาพสำนักงานบัญชีปีละครั้ง: ถามอะไร ดูอะไร และเมื่อไหร่ควรเปลี่ยน ควรนำไปใช้ตรวจสอบกับเอกสารและตัวเลขจริงของกิจการ ไม่ใช่อ่านเพื่อจำคำศัพท์ เพราะแนวทางบัญชีและภาษีขึ้นกับข้อเท็จจริง เอกสาร และรอบเวลาที่เกิดรายการของแต่ละธุรกิจ
เช็กลิสต์ก่อนนำไปใช้
- รวบรวมเอกสารรายรับ รายจ่าย ภาษีซื้อ-ขาย และรายการธนาคารให้ครบตามรอบเดือน
- ตรวจว่าธุรกรรมที่เกี่ยวข้องบันทึกบัญชีถูกต้องและมีหลักฐานรองรับครบถ้วน
- หากไม่แน่ใจเรื่องภาษี ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจ
แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ควรตรวจสอบคุณภาพสำนักงานบัญชีบ่อยแค่ไหน?
แนะนำให้ตรวจสอบอย่างเป็นทางการปีละครั้ง โดยเลือกช่วงหลังปิดงบการเงินประจำปีหรือก่อนต่อสัญญา นอกจากนี้ควรติดตามผลงานอย่างไม่เป็นทางการทุกไตรมาสผ่านการสื่อสารปกติ
ต้องใช้เอกสารอะไรบ้างในการตรวจสอบคุณภาพสำนักงานบัญชี?
ควรขอสำเนาใบเสร็จการยื่นภาษีทุกประเภทในรอบปีที่ผ่านมา รายงานผู้สอบบัญชี งบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบ และหลักฐานการยื่นงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (dbd.go.th)
หากพบว่าสำนักงานบัญชียื่นภาษีผิดพลาด ต้องทำอย่างไร?
ให้แจ้งสำนักงานทันทีเพื่อยื่นแบบขอแก้ไข บางกรณีอาจต้องยื่นแบบเพิ่มเติมและชำระภาษีส่วนต่างพร้อมเบี้ยปรับ ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อประเมินความเสี่ยงและแนวทางแก้ไขที่เหมาะสม
ค่าบริการสำนักงานบัญชีที่เหมาะสมสำหรับ SME ควรอยู่ที่เท่าไหร่?
ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจและปริมาณเอกสาร โดยทั่วไปธุรกิจ SME ขนาดเล็กที่จด VAT มักจ่ายค่าบัญชีประมาณ 3,000 ถึง 8,000 บาทต่อเดือน ควรเปรียบเทียบอย่างน้อย 2 ถึง 3 สำนักงานก่อนตัดสินใจ
การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีกลางปีทำได้ไหม?
ทำได้ แต่ต้องวางแผนให้ดี โดยเฉพาะการส่งมอบเอกสารและประวัติการทำบัญชีที่สมบูรณ์ ควรหลีกเลี่ยงช่วงเดือนที่ต้องยื่นภาษีสำคัญ เพื่อให้สำนักงานใหม่มีเวลาทำความเข้าใจธุรกิจก่อน
สำนักงานบัญชีควรรายงานให้เจ้าของธุรกิจทราบอะไรบ้างในแต่ละปี?
ควรรายงานสรุปผลการดำเนินงานทางการเงิน สถานะภาษีที่ค้างชำระหรือที่ขอคืน การเปลี่ยนแปลงกฎหมายภาษีที่กระทบธุรกิจ และข้อแนะนำในการวางแผนภาษีสำหรับปีถัดไป