ในการดำเนินธุรกิจ พนักงานมักต้องมีรอบเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ เช่น เดินทางไปตรวจงานสาขาต่างจังหวัด หรือเข้าพบลูกค้านอกพื้นที่ รายจ่ายที่เกิดขึ้น เช่น "ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง" (Travel Allowance) ค่าที่พัก และค่าพาหนะ บริษัทสามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ และพนักงานก็ได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วย ทว่าต้องมีการจัดทำนโยบายและควบคุมเอกสารตามข้อกำหนดสรรพากรอย่างรัดกุม

1. เงื่อนไขที่พนักงานได้รับการยกเว้นภาษีเงินได้

ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 42(1) เงินได้ที่พนักงานได้รับเป็นค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก หรือค่าพาหนะเดินทางที่นายจ้างจ่ายให้เพื่อการปฏิบัติงานนอกสถานที่ จะได้รับการยกเว้นไม่ต้องนำมารวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภายใต้เงื่อนไขสำคัญคือ:

  • ต้องเป็นการจ่ายตามจริงเพื่อธุรกิจ: เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงในการเดินทางปฏิบัติงานตามคำสั่งของบริษัท ไม่ใช่เพื่อการพักผ่อนส่วนตัว
  • อัตราเบี้ยเลี้ยงต้องเหมาะสม: หากบริษัทกำหนดเบี้ยเลี้ยงรายวันแบบเหมาจ่าย อัตรานั้นต้องไม่เกินอัตราสูงสุดที่ทางราชการกำหนดไว้ (ปัจจุบันอ้างอิงเกณฑ์กระทรวงการคลัง เช่น ไม่เกิน 240-270 บาท/วัน หรือสำหรับเอกชนทั่วไปอาจกำหนดให้สูงขึ้นเล็กน้อยแต่ต้องไม่เกินอัตราจ่ายจริงที่สมควรแก่งาน เช่น 300-500 บาท/วัน หากจ่ายสูงเกินจริง ส่วนเกินจะถือเป็นเงินได้ของพนักงานเพื่อเสียภาษี)

2. ชุดเอกสารหลักฐานการเบิกจ่ายค่าเดินทาง (เช็กลิสต์สำคัญ)

เพื่อพิสูจน์ต่อสรรพากรว่าเงินที่บริษัทโอนจ่ายออกไปเป็นค่าเดินทางเพื่อกิจการจริง บริษัทต้องจัดทำชุดเอกสารดังนี้:

  1. ใบสั่งงาน/ใบอนุมัติเดินทาง (Travel Authorization Form): ระบุตัวตนพนักงาน วันเวลาที่จะเดินทาง สถานที่ และวัตถุประสงค์ (เช่น ตรวจสอบความเรียบร้อยของสาขาชลบุรี)
  2. ใบเสร็จรับเงินค่าที่พักและตั๋วเดินทาง: ใบเสร็จโรงแรม ตั๋วเครื่องบิน หรือใบเสร็จค่าน้ำมัน ต้องออกในนามบริษัทเท่านั้น (พร้อม Tax ID 13 หลักของบริษัท) เพื่อแสดงว่าบริษัทเป็นผู้รับภาระค่าใช้จ่ายตัวจริง
  3. ใบรายงานการเดินทางและเบิกเงิน (Expense Claim Form): สรุปยอดเงินที่ขอเบิก เช่น ค่าเบี้ยเลี้ยงตามวันเดินทาง, ค่าโรงแรมจริง, และค่าทางด่วน พร้อมลงชื่อผู้เบิกและผู้มีอำนาจอนุมัติ

ข้อควรระวัง: การจ่ายเบี้ยเลี้ยงเดินทางแบบเหมาจ่ายรายเดือนควบคู่ไปกับเงินเดือนเป็นประจำทุกเดือนโดยไม่มีใบขออนุมัติเดินทางจริง สรรพากรจะประเมินทันทีว่าเงินก้อนนั้นเป็น "เงินเดือนแฝง" ซึ่งบริษัทต้องนำไปคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย และสมทบประกันสังคมเพิ่มย้อนหลัง

3. ภาษีซื้อและภาษีหัก ณ ที่จ่าย ของค่าเดินทาง

ในการจัดการภาษีรายเดือนของบริษัท:

  • ค่าโรงแรมที่พัก: ใบกำกับภาษีค่าโรงแรมมี VAT 7% บริษัทสามารถนำมาใช้เป็น **ภาษีซื้อ** ได้ตามปกติ และมีหน้าที่ต้อง **หักภาษี ณ ที่จ่าย 3%** จากยอดค่าบริการโรงแรม (นำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.53)
  • ตั๋วเครื่องบินโดยสาร: ได้รับการยกเว้น VAT ตามกฎหมาย และบริษัทไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย
  • ค่าน้ำมันรถยนต์: ใบกำกับภาษีค่าน้ำมันต้องระบุเลขทะเบียนรถยนต์ของบริษัท และสามารถนำมาเคลมภาษีซื้อได้ (ยกเว้นเป็นรถยนต์นั่งไม่เกิน 10 ที่นั่งที่เป็นภาษีซื้อต้องห้าม แต่นำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้)

สรุป

การตั้งระเบียบการเบิกจ่ายค่าเดินทาง (Travel Policy) ที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร และกำหนดอัตราการจ่ายเบี้ยเลี้ยงที่อิงตามราคาตลาดจริง จะช่วยลดปัญหาการโต้แย้งตัวเลขภาษีกับสรรพากร และช่วยให้พนักงานสามารถเดินทางทำงานได้อย่างมั่นใจโดยไม่มีภาระภาษีส่วนบุคคลตามมาภายหลัง

ใช้บทความนี้ตรวจอะไรกับธุรกิจได้บ้าง

บทความเรื่อง การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักของพนักงาน: เกณฑ์การหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทโดยไม่มีภาระภาษี ควรตรวจพร้อมข้อมูลพนักงาน สัญญาจ้าง เวลาเข้างาน และรอบจ่ายเงินจริง เพราะงานเงินเดือนเกี่ยวข้องทั้งภาษีแรงงาน ประกันสังคม และเอกสารค่าใช้จ่ายบริษัท

เช็กลิสต์ก่อนใช้เรื่องนี้กับธุรกิจ

  • ตรวจทะเบียนพนักงาน สัญญาจ้าง วันเริ่มงาน วันลาออก และฐานเงินเดือนล่าสุด
  • กระทบยอดเงินเดือน สวัสดิการ โอที และรายการหักกับสลิปเงินเดือนและรายการโอนธนาคาร
  • นำส่งประกันสังคมและภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายให้ตรงรอบ พร้อมเก็บหลักฐานการยื่นทุกเดือน

ข้อผิดพลาดที่ควรระวัง

  • จ่ายเงินสดหรือสวัสดิการโดยไม่มีหลักฐานอนุมัติและหลักฐานรับเงิน
  • คำนวณประกันสังคมหรือภาษีเงินเดือนจากฐานข้อมูลพนักงานที่ไม่อัปเดต
  • แยกเงินเดือนกรรมการ พนักงาน และผู้รับจ้างอิสระไม่ชัดเจนจนใช้อัตราภาษีผิด

แหล่งอ้างอิงที่ใช้ทบทวน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักของพนักงาน: เกณฑ์การหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทโดยไม่มีภาระภาษี เกี่ยวกับภาษีและประกันสังคมอย่างไร?

เรื่อง การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักของพนักงาน: เกณฑ์การหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทโดยไม่มีภาระภาษี มักกระทบทั้งค่าใช้จ่ายเงินเดือน ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และเงินสมทบประกันสังคม จึงควรตรวจฐานเงินเดือนและรอบจ่ายเงินจริงก่อนบันทึกบัญชีหรือยื่นแบบ

เอกสารที่ควรมีสำหรับ การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักของพนักงาน: เกณฑ์การหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทโดยไม่มีภาระภาษี คืออะไร?

ควรมีสัญญาจ้างหรือคำสั่งแต่งตั้ง สลิปเงินเดือน รายงานเวลาเข้างาน หลักฐานโอนเงิน แบบประกันสังคม และแบบภาษีเงินเดือน เพื่อให้ตรวจย้อนกลับได้ครบทั้งฝั่งแรงงานและภาษี

ถ้าคำนวณ การจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและค่าที่พักของพนักงาน: เกณฑ์การหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทโดยไม่มีภาระภาษี ผิดควรเริ่มแก้จากตรงไหน?

ให้เริ่มจากเดือนที่ผิด ตรวจยอดจ่ายจริงกับยอดที่นำส่งประกันสังคมและภาษี จากนั้นให้ผู้ทำบัญชีประเมินว่าต้องยื่นปรับปรุงแบบหรือออกเอกสารเงินเดือนใหม่ให้พนักงานหรือไม่